Die drei Sharepoint-Todsünden
Arno Hitzges von der Hochschule der Medien Stuttgart hat die über 100 Teilnehmer des SharepointForum 2013 nach Sharepoint-Todsünden befragt. Die Befragung brachte die folgenden drei größten Fehler beziehungsweise Missverständnisse im Einsatz mit Sharepoint ans Licht:
1. Fehlende Governance und unmethodisches Vorgehen:
Sharepoint verleitet zum Rapid Prototyping, um Anwendungen schnell zu bauen. Aufgrund der Komplexität des Tools führt ein solches Vorgehen aber ohne klare Planung und Regelwerk zu einem Wildwuchs und schließlich zu Frustration bei den Anwendern. Unkoordiniertes Vorgehen bringt auch im Zusammenhang mit Team-Sites Probleme: Wenn jedes Mitglied ohne Regeln eigene URLs vergibt, resultiert daraus ein Wirrwarr in der Navigation. Und auch der Einsatz mehrerer Sharepoint-Instanzen im Unternehmen setzt zwingend klare Richtlinien voraus, weil sich Sharepoint-Anwendungen sonst gegenseitig blockieren und Konzepte wie zum Beispiel Single-Sign-on nicht durchgängig umgesetzt werden können.
2. Ohne Schulung eingeführt, Nutzer alleine gelassen
Fehlendes oder zu geringes Budget für Helpdesk und Nutzerschulungen erschwert Sharepoint-Einführungen. Oft scheitern die Anwender dann bereits bei typischen kleinen Problemen im Alltag wie gefilterten Ansichten. Einfache Tipps vom Helpdesk reichen in solchen Situationen aus, um den Anwendern weiterzuhelfen und kleine Probleme nicht zu größeren aufschaukeln zu lassen. Idealerweise übernimmt derartige Aufgaben ein internes Team, da die Abrechnung über Dienstleister schwierig sein kann.
3. Fehlende Berechtigungskonzepte
Ein immer wiederkehrendes Problem im Einsatz von Sharepoint sind fehlende oder unausgereifte Berechtigungskonzepte. Typisches Kennzeichen dafür ist, dass Benutzer auf Bibliotheken oder Dokumente nicht zugreifen können, obwohl diese eigentlich freigegeben sind. Solche Zugriffsblockaden führen sehr schnell zu verärgerten Anwendern und in der Folge zu Akzeptanzproblemen der Plattform. Oft behilft man sich mit Workarounds, die jedoch zu unkontrollierbaren Situationen und massiven Sicherheitslücken führen. Aus IT-Sicht ist daher ein von Grund auf durchdachtes und leicht zu managendes Sicherheitskonzept unabdingbar.