Social Collaboration ist eines der großen Hype-Themen der IT-Branche. Als Vertreter der klassischen Office-Collaboration schien Microsoft hier den Anschluss etwas verpasst zu haben. Doch mit Sharepoint 2013, Office 365 und dem Neuerwerb Yammer hat sich der Softwarekonzern neu positioniert und predigt Social Business und die Cloud als zentrale Treiber der IT-Modernisierung. Die Botschaft kommt inzwischen auf breiter Front an und fällt auch im Mittelstand auf fruchtbaren Boden.
Trotzdem dominieren weiterhin die Brot-und-Butter-Themen die Prioritätenliste, wenn es um Anwendungsprojekte mit Sharepoint geht. Dieser Trend wurde auch auf der Fachveranstaltung SharepointForum Stuttgart 2013 bestätigt, die kürzlich parallel zur IT & Business-Messe stattfand. Konferenzleiter Arno Hitzges von der Hochschule der Medien Stuttgart untermauerte diese Eindrücke mit einer aktuellen Studie. Sie trägt den Titel "SharePoint im Mittelstand. Was denken die Anwender?" und wurde von seinem Institut betrieben.
Im Video: Neuerungen in SharePoint 2013
Das komplette Videotraining können Sie sich bei video2brain ansehen. (Trainerinnen: Dagmar Herzog, Nadja Schäfer, Sara Unverhau)
Zögern bei Social Networking und Business Intelligence
Zur zentralen Erkenntnis der Befragung zählt, dass Anwender bei Social Collaboration sowie Business Intelligence derzeit noch Zurückhaltung üben. Im Bereich klassischer Collaboration verzeichnet Sharepoint hingegen eine starke Nutzung. Dabei setzten 71 Prozent der Unternehmen auf Teamsites, 54 Prozent auf Wikis und 38 Prozent auf virtuelle Teamräume, um damit Altlasten wie Abteilungslaufwerke abzulösen oder prozessorientierte CRM- und ERP-Systeme besser zu integrieren. Generell ergab die Untersuchung hohe Zufriedenheitswerte mit der Microsoft-Plattform. So planen 84 Prozent kurz- oder langfristig Collaboration-Lösungen auf Sharepoint-Basis, 79 Prozent wollen Wissens-Management, 72 Prozent Dokumenten-Management und 65 Prozent Intranets implementieren.
- A wie Ansichten:
Durch sogenannte Ansichten kann gesteuert werden, welche Spalten in einer Liste oder Bibliothek angezeigt werden und wie Inhalte sortiert, gruppiert und gefiltert werden. Die Art der Darstellung, der Elemente in der Liste oder Bibliothek kann ebenfalls beeinflusst werden, d. h. Sie sind nicht darauf beschränkt eine Liste oder Bibliothek in der gewohnten tabellarischen Art darzustellen. - B wie Bibliothek:
Informationen, Dokumente (doc, xls, ppt, pdf, etc.) und Bilder werden im SharePoint in Listen und Bibliotheken abgelegt und anschließend mit zusätzlichen Metadaten versehen. Hierzu stellt der SharePoint im Standard eine Vielzahl spezifischer Bibliotheks- und Listentypen bereit. Es ist sehr wichtig, dass Sie sich vergegenwärtigen, dass eine Bibliothek nur eine besondere Art von Liste ist. Im Prinzip ist eine Dokumentbibliothek dasselbe, wie zum Beispiel eine Ankündigungsliste. Die Zeilen, die Sie einer Liste, und die Dateien die Sie einer Bibliothek hinzufügen, sind Elemente. Zu einem Element können Sie Eigenschaften definieren, die dieses näher beschreiben. Sogenannte Metadaten, die dann als Spalten der Liste oder der Bibliothek angezeigt werden. - C wie Community-Template:
SharePoint 2013 brachte ein neues Community-Template mit, mit dem sich Mitarbeiter virtuell austauschen und in Themen kategorisieren können. Das Community-Template enthält zudem ein erweitertes System für Bewertung von Beiträgen und Reputation der User. - D wie Dashboard:
Dashboard ist eine Visualisierungsform von Informationen in verdichteter Form – eine Art Kennzahlen-Cockpit. Es kann dem Management z.B. Informationen über die Nutzung von SharePoint bieten. - E wie Ein- und Auschecken:
Checken Sie eine Datei in einer Dokumentbibliothek aus, stellen Sie damit sicher, dass andere Benutzer keine Änderungen an der Datei vornehmen können, während Sie diese bearbeiten. Das heißt, in der Zeit, in der die Datei ausgecheckt ist, können Sie diese in aller Ruhe bearbeiten, speichern, schließen und erneut öffnen. Andere Benutzer können das Dokument währenddessen nur schreibgeschützt öffnen und keine Änderungen an der Datei im SharePoint vornehmen. Ihre Änderungen sehen andere Benutzer erst, wenn Sie die Datei wieder einchecken. Beim Einchecken einer Datei können Sie Kommentare zu den vorgenommenen Änderungen eingeben. Daran erkennen andere Benutzer, was Sie an der ausgecheckten Datei geändert haben. Die Kommentare sind in der Versions Historie des jeweiligen Dokumentes einsehbar. - F wie FAST for SharePoint:
FAST ist die verbesserte Search Engine von SharePoint und mit der Version SharePoint 2013 im Standard enthalten. Ein wichtiges Feature, das die FAST Search von der Standard-SharePoint-Suche unterscheidet, ist die Dokumentenvorschau. - G wie Globale Navigation:
Diese Navigation stellt die Hauptmenüpunkte der Inhaltsstruktur dar. Grundsätzlich nimmt die Globale Navigation neu erstellte Websites als Menüpunkt automatisch mit auf. Diese Navigation kann in ihrem Verhalten, d.h. welche Menüpunkte werden dargestellt und in welcher Reihenfolge, konfiguriert werden. - H wie Hierarchien:
SharePoint ist hierarchisch aufgebaut. Auf oberster Ebene befindet sich die sogenannte Websitesammlung (engl. Sitecollection). Die Websitesammlung bietet eine in sich abgeschlossene Verwaltungseinheit. Dort werden die Berechtigungen der Benutzer, sowie sämtliche Inhalte, Workflows und Regeln gespeichert. Die Websitesammlung besitzt immer mindestens eine Website, die sog. Top-Level Website. Darüber hinaus kann eine Websitesammlung beliebig viele weitere Websites auf beliebig vielen Hierarchie-Ebenen enthalten. - I wie Inhaltstyp:
Ein Inhaltstyp ist ein einzigartiges Set von Eigenschaften: Template (Word/Excel/Powerpoint), mit oder ohne Inhalte, Metadaten, Workflows und Aufbewahrungsrichtlinien. Inhaltstypen können z.B. Lebensläufe oder Urlaubsanträge für eine Personalakte sein oder eine Definition der Spalten, Workflows und anderer Attribute liefern, mit denen ein Listenelement in der betreffenden Liste definiert wird. Ein Dokumenteninhaltstyp legt auch die Dokumentenvorlage fest und definiert z.B. Aufbewahrungsfristen. Auch Inhaltsseiten besitzen einen speziellen Inhaltstyp der die Eigenschaftenvom Basis-Inhaltstyp Seite erbt. - J wie jQuery:
Wird in Bezug auf SharePoint über jQuery gesprochen, ist ein freies, umfangreiches JavaScript-Framework gemeint, welches komfortable Funktionen zur HTML-Manipulation und -Navigation zur Verfügung stellt. - Keyword (Suche):
Ein Keyword in der SharePoint Suche ist ein definierter Begriff, dem eine Erläuterung zugeordnet wird. Beim Aufrufen des Begriffs oder Kürzel wird dieses Keyword ganz oben in den Suchergebnissen angezeigt - z.B. als Erläuterung oder Erinnerung an einen Sachverhalt. - L wie Liste:
Listen sind das Herzstück von Sharepoint. Sie speichern Informationen und zeigen diese an. Eine Bibliothek ist auch eine Art von Liste, die aber Dateien enthält. Neue Informationen, die einer Liste hinzugefügt werden, nennt man Elemente. Für jede Liste können sie Eigenschaften definieren, um Elemente im Detail zu beschreiben: die sogenannte Metadaten, die dann als Spalten in der Liste oder Bibliothek angezeigt werden - M wie Masterpage:
Die Masterpage definiert die grundsätzliche Platzaufteilung zwischen den verschiedenen Elementen einer Sharepoint Website. Diese bildet den Rahmen für die Inhaltsseiten und beinhaltet bspw. die Navigationselemente, das Benutzer Interface, die Suche usw. Seitenlayouts und Masterseiten ergeben gemeinsam die Präsentation für eine Webseite. - N wie Newsfeed:
Der Newsfeed ist der Kern der sogenannten „MySite“, also der persönlichen Seite, auf der alle für einen User relevanten Informationen – basierend auf seinem persönlichen Profil und seinen Aktivitäten in SharePoint – zusammengefasst dargestellt werden. - O wie Out-of-the-Box:
Spricht ein SharePoint-Consultant von “Out-of-the-Box” meint er, dass etwas mit den Standardmitteln von SharePoint umgesetzt werden kann und bspw. keine programmatischen Änderungen notwendig sind. - P wie Papierkorb:
Mithilfe des Papierkorbs ist es möglich, Elemente wiederherzustellen, die von Websites gelöscht wurden. Er bietet einen zweistufigen Schutz gegen versehentliches Löschen. Wenn Sie ein Dokument oder ein anderes Element löschen, wird es von der Site entfernt und in den Papierkorb der Site verschoben. Von dort lässt es sich bei Bedarf wiederherstellen. Falls Sie das Element aus dem Papierkorb der Site löschen, wird es in den Papierkorb der Websitesammlung verschoben. Von hier aus lässt sich das Dokument entweder an seinen ursprünglichen Speicherort wiederherstellen oder endgültig löschen. - Q wie Query:
Query (zu Deutsch „Abfrage“) bezeichnet den Prozess der Kommunikation mit einem Datenobjekt (z.B. mit einer Datenbank). Eine Query besteht aus Kommandos, die von dem jeweiligen Datenobjekt interpretiert und ausgeführt werden können. - R wie Rating:
Das Rating zählt zu den Social Features von SharePoint und ist bspw. im Community-Template von SharePoint 2013 enthalten. Mit einem 5-Sterne-Bewertungssystem können Mitarbeiter damit Inhalte bewerten. - S wie Sites:
Sites bilden die Basis für die Bereitstellung von Webseiten für Intra-, Extra- und Internetseiten. Das Seitenlayout bildet dabei eine Vorlage für eine Inhaltsseite, welche die Platzaufteilung für die verschiedenen Inhalte der Seite vorgibt, indem Inhaltsbereiche definiert und auf der Seite platziert werden. - T wie Teamsite:
Eine Teamsite ist eine fest definierte Website-Vorlage, die Teams bei Ihrer Zusammenarbeit in SharePoint unterstützen soll. Die Vorlage stellt eine Dokumentenbibliothek sowie Listen zum Verwalten von Ankündigen, Kalenderelementen, Aufgaben und Diskussionen bereit. - U wie UI (User Interface):
Ist in Bezug auf SharePoint vom UI die Rede, so ist die Benutzeroberfläche (engl. User Interface) gemeint. Unter einer Benutzeroberfläche (auch Benutzerschnittstelle genannt) versteht die Schnittstelle zwischen Maschine und Mensch. - V wie Versionierung:
Die Versionierung ist eine Methode, um ältere Versionen eines Dokuments beizubehalten, während das Dokument weiter entwickelt wird. - W wie Webpart:
Ein Webpart ist ein Modul, welches verschiedene Informationen und/oder Funktionen zur Verfügung stellt, die von den Redakteuren auf Inhaltsseiten platziert, konfiguriert und verwendet werden können. Die meisten Webparts sind für einen bestimmten Verwendungszweck gedacht und können darüber hinaus nicht für andere Einsatzzwecke verwendet werden. - X wie XS-Publishing:
Cross Site Publishing: Das Cross Site Publishing“ erlaubt das Publizieren von Inhalte aus Listen und Dokumentenbibliotheken über SiteCollection- und Applikationsgrenzen hinweg und stellt dabei eine Kombination vieler Funktionen wie Kataloge, Metadatennavigation, Content Search Webpart, etc. dar. - Y wie Yes, you can:
SharePoint ist ein toller Baukasten, mit dem viele Anwendungsfälle im Bereich Unternehmenskommunikation abgedeckt werden können. Dass ein solches Glossar notwendig ist, wiederspricht allerdings der „intuitiven Nutzung“ gängiger Content Management Systeme – dafür geht der Leistungsumfang von SharePoint auch meist über deren hinaus, daher: Wagen Sie den Weg! - Z wie Zentraladministration:
Mithilfe der Zentraladministration können Sie Verwaltungsaufgaben für SharePoint-Produkte und -Technologien zentral ausführen. Die Zentraladministration ist in vier Bereiche unterteilt: die Homepage, die Seite Vorgänge, die Seite Anwendungsverwaltung und die Verwaltungsseiten für Anbieter für gemeinsame Dienste.
Social Collaboration ist mehr als Facebook
Foto: T-Systems
Mit den Gründen für die Ablehnung von Social Collaboration im Mittelstand und einem möglichen Lösungsweg hat sich Frank Wolf von T-Systems Multimedia Solutions befasst. Seine zentrale Erkenntnis dazu lautet, dass in Unternehmen oft eine Diskrepanz zwischen der Erwartungshaltung und dem tatsächlichen Einsatz- sowie Nutzenpotenzial besteht. Laut Wolf ist der Hype-Faktor die Ursache dafür: "Social Collaboration wird nach wie vor als Facebook für Unternehmen verkauft, und damit stempeln es Entscheider fälschlicherweise als unproduktive Spiel- und Unterhaltungslösung ab."
Um den echten Mehrwert von Social Collaboration für das Unternehmen zu erkennen, teilt Wolf den Themenkomplex in drei Kernbereiche auf:
den Bereich Information und offizielle Kommunikation,
den Sektor Communities und Vernetzung sowie
den Komplex Zusammenarbeit und Projekte.
Diese drei Bereiche qualifiziert er nach den drei Kriterien
Nutzenpotenzial,
Planbarkeit und
Hype-Faktor.
Dabei kommt Wolf zu dem Ergebnis, dass die Gebiete Zusammenarbeit sowie Vernetzung über den geringsten Hype-Faktor und somit vordergründig wenig Vermarktungspotenzial verfügen, dafür allerdings den größten Nutzen im Unternehmen stiften können. Der Nutzwert wie auch die Planbarkeit der gehypten Community- und Vernetzungsfunktionen hingegen sei im Vergleich geringer, so dass der Experte Unternehmen klar eine Fokussierung auf Zusammenarbeit empfiehlt, um Social Collaboration zum Erfolg zu führen.
Bayer-Tochter: Trainingsportal mit Sharepoint
Ein Sharepoint-Projekt in ganz klassischer Manier hat Jürgen Evers von Bayer Material Science (BMS) vorgestellt. Die Bayer-Tochter, die mit gut 14.000 Mitarbeitern weltweit Spezialkunststoffe herstellt, stand vor der Herausforderung, die Mitarbeiter an den internationalen Standorten besser auf die Arbeit an den Produktionsanlagen trainieren zu müssen.
Bereits seit 2008 läuft dazu das Qualifikationsprogramm "Fit in Production" (FIP), das das Führungspersonal vor Ort mit Methoden und Werkzeugen ausrüsten soll, um Trainingsdokumentationen zu erstellen und zu verwalten. Während in den ersten beiden Vorprojekten Methoden der Weiterbildung entwickelt und Lehrpläne erstellt wurden, ging es im dritten Projektschritt um die technische Implementierung des Wissens-Management-Systems. Im Kern steht mit der FIP DB eine Datenbank zur Verfügung, die das Wissens-Management inklusive der dazugehörenden Workflows abbilden soll.
Bei der Umsetzung entschied sich das Team von Evers für Sharepoint 2010 als Portalplattform, mit der die verschiedenen Anwendungen und Bedienoberflächen den Benutzern an beliebigen Clients bereitgestellt werden. Unterstützt wurde Bayer dabei vom Stuttgarter Sharepoint- Spezialisten Infoman AG.
Der Startbildschirm zeigt einige Charakteristika der Lösung. So integrierten die Entwickler beispielsweise eine Lync-Schnittstelle, die in Form eines Webparts in der rechten Seitenleiste unten mit dem Titel "FIP-Members" erscheint. Hier haben Anwender die Möglichkeit, Kontakt mit FIP-Projektmitgliedern aufzunehmen - mit den üblichen Lync-Methoden wie Instant-Messages oder Audio-Konferenz. Die farbliche Markierung zeigt den Präsenzstatus an, also ob die betreffende Person gerade verfügbar ist. Gut erkennbar sind auch die weiteren Funktionen wie Dokumenten-Management und der Zugang zu Trainingsmaterialien.
Trainer helfen Trainern
Der Screenshot zeigt eine weitere wichtige Funktion, die im Rahmen des FIP-Projekts umgesetzt wurde - nämlich den Dialog zum prozessgesteuerten Erstellen von Trainer-Skripts:
Ausbilder haben hier die Möglichkeit, eigene Anleitungen zu erstellen, wobei die Struktur der Eingabemasken dafür sorgt, dass der Aufbau nach den definierten Standards erfolgt. Als weitere Besonderheit hebt Evers hervor, dass diese Sharepoint-Masken Hilfsfunktionen bereitstellen, über die andere Trainer zur Unterstützung konsultiert werden können. Die Idee dabei ist, dass sie über alle Standorte hinweg ihre Erfahrungen einbringen.
Ein Sharepoint-geführter Workflow sorgt dafür, dass bei der Erstellung von neuen Trainings, Drehbüchern und Materialien die vordefinierten Abläufe eingehalten werden. Bayer Material Science konnte mit dieser Lösung eigenen Angaben zufolge die Qualität seiner Produktionstrainings deutlich steigern und insbesondere den Austausch der weltweit verteilten Trainer und Multiplikatoren untereinander ausbauen.
Modernisierte Produktprozesse bei GEZE
Die GEZE GmbH im schwäbischen Leonberg ist ein Maschinenbauunternehmen mit langer Tradition. Im Zuge einer umfassenden Modernisierung und Verbesserung der Produktprozesse stand die Einführung einer neuen IT-Plattform auf der Agenda.
Für das Initialprojekt wählte das Team um Produktionsleiter Ulrich Heeger den Teilprozess "Änderungsmitteilung" aus. Per Änderungsmitteilungen werden bei GEZE alle Produktänderungen und Neueinführungen dokumentiert, wobei die daraus resultierenden Aufgaben, angefangen beim Einkauf über die Produktion und den Vertrieb bis zum Marketing rund 200 Mitarbeiter betreffen. In der Vergangenheit liefen die rund 300 parallel laufenden Änderungsmitteilungen über Word- und Excel-Dokumente ohne systemgestützten Ablauf.
Das brachte auch Intransparenz und Prozessverzögerungen mit sich, im schlimmsten Fall führten kleine Benutzerfehler in Excel zu Verzögerungen im Gesamtprozess bis hin zu einem möglichem Auslieferungsverzug.
Entscheidung zwischen SAP und Sharepoint
Bei Projektbeginn standen zwei Plattformen als mögliche Lösungsszenarien zur Auswahl. Die ursprünglich von Heeger bevorzugte Lösung sollte auf SAP-Basis realisiert werden, als Alternative brachte der IT-Leiter Sharepoint ins Spiel. Vorteile der SAP-Variante wären das umfangreiche Know-how aufgrund des langjährigen Einsatzes von SAP als Kernsystem gewesen. Somit wäre auch eine Verzahnung mit anderen Prozessen wie PLM einfacher zu realisieren gewesen.
Als Pluspunkte für Sharepoint nannte Heeger das modernere User Interface, integrierte Workflows, den geringeren Programmieraufwand und die schnellere Umsetzung. Außerdem gab es bereits kleinere Workflows auf Sharepoint-Basis, so dass unter dem Strich nicht zuletzt aus Kostengründen der Microsoft-Partner Evocom den Zuschlag erhielt.
Zentrale Steuerung und Automatisierung der Workflows
Mit der neuen Sharepoint-Lösung laufen nun alle Änderungsprozesse in einem zentralen Steuerungssystem zusammen, das über Listen und Dashboards ständig einen Gesamtüberblick liefert. Als wesentliche Vorteile führt der Produktionsleiter vor allem mehr Transparenz, dynamische Workflow-Erstellung und die automatische Übernahme von SAP-Daten auf, die zusammen deutliche Zeitersparnisse bringen.
Auch die Terminplanung über den Gesamtprozess hinweg wurde zuverlässiger, und als weitere Pluspunkte nennt Heeger die Mehrsprachigkeit, den Zwang zur Prozesseinhaltung, mehr Arbeitskomfort, systematische Priorisierung und klare Verantwortlichkeiten. Nach der erfolgreichen Umsetzung wird GEZE auch die anderen sieben Prozessteile im firmenweiten "PEP"-Prozess auf die neue Plattform migrieren. (pg)