Unternehmen müssen immer mehr IT-Systeme und -Services unterstützen. Nur wem es dabei gelingt, einen funktionierenden Demand-Prozess als konstruktiven Bedarfsabgleich zwischen Business und IT nachhaltig zu etablieren, wird in der Lage sein, Fehlinvestitionen und unnötige Reibungsverluste zu vermeiden und einen messbaren Mehrwert für die Geschäftsentwicklung zu generieren. Deshalb wird sich Demand-Management bald als eine Leitdisziplin etablieren. Dafür gibt es drei gute Gründe:

1. Aufräumen mit Komplexität (der Spaghetti-Effekt)

Viele Unternehmen kämpfen mit einem Wirrwarr an organisatorischen Schnittstellen zwischen Fachbereich und IT. Dies führt zu Mehrarbeit und zur Verschwendung von Ressourcen. Vor allem aber sind die komplexer werdenden technischen Schnittstellen und Abhängigkeiten zwischen bestehenden IT-Anwendungen sowie zwischen laufenden IT-Projekten nur schwer zu handhaben, denn sie sind verschlungen wie ein Teller Spaghetti.

Was sind konkrete Ansatzpunkte, um die Spaghetti-Komplexität in den Griff zu bekommen?

• Der Change von heute ist der Run von morgen: Unternehmen sollten deshalb bereits vor dem Start oder – besser noch – vor der Genehmigung eines neuen Projektes daran denken, wie das Projektergebnis die Komplexität ihrer Systemlandschaft beeinflusst.

• Kleinere Projekte: Projekte sollten so klein wie möglich dimensioniert werden, denn dies reduziert ebenfalls Komplexität und steigert die Reaktionsfähigkeit des Unternehmens.

• Kürzere Planungszyklen: Das Projektportfolio sollte drei- bis vier Mal pro Jahr überprüft und angepasst werden.

• Idealerweise passen Projektdauer und Planungsdauer zusammen. Zum Beispiel: alle drei Monate wird neu priorisiert, und zumindest ein großer Teil der Projekte läuft entsprechend auch circa drei Monate - das steigert nochmals die Fähigkeit auf neue Umstände zu reagieren.

• Nicht nur Kosten im Blick haben: Wirtschaftlichkeit ist ein wichtiger Faktor, aber nicht alles. So betrachten Unternehmen mittlerweile nicht nur die Einsparungen, sondern verstehen Business Cases ganzheitlicher – welchen Impact, welchen konkreten Mehrwert hat das Projekt beziehungsweise die neue Anwendung für das Kerngeschäft oder direkt für den Kunden? Wer so denkt, kann gezielter agieren und investieren.

2. Gestärkte Fachbereiche

Fachbereiche schaffen sich de facto ihre eigene IT-Organisation im Unternehmen. Diese Schatten-IT ist problematisch, denn sie kann zu Geschäftsrisiken wie Verletzung von Datenschutz, -sicherheit und Unternehmensrichtlinien führen. Sie ist auch häufig mit Ressourcen- und Kostensteigerungen verbunden.

Das muss nicht sein. Wenn die IT selbst wieder agil wird und dynamisch auf geänderte Bedarfe reagieren kann, ist sie ein starker Partner für das Business. Das funktioniert, wenn die IT den Fachbereich wirklich vertritt und ihn letztlich in seinen Anliegen unterstützt. Möglich wird das, wenn in der IT Demand-Management und Projektportfolio-Management zusammenwachsen. Dann heißt es wirklich: "Von der Schatten-IT zum zentral balancierten IT-Projektportfolio". Das zeigen die Erfahrungen in vielen Unternehmen.