Trotz des großen Erfolgs von Pilotprojekten zur Vier-Tage-Woche rund um den Globus ist diese Arbeitsform immer noch relativ ungewöhnlich. "In den meisten Unternehmen gibt es eine Menge traditioneller Denkweisen und Widerstände der Führungskräfte gegen die Vier-Tage-Woche", erklärt Leslie Joseph, Chefanalystin bei Forrester, diesen Umstand.

Dabei haben Unternehmen, die mit der Vier-Tage-Woche experimentierten, in der Regel positive Ergebnisse erzielt, vorausgesetzt, es existiert eine systemische Unterstützung in der Organisation, so die Analystin. "Sie haben festgestellt, dass ihre Mitarbeiter das zu schätzen wissen und produktiver sind. Auch die psychische Gesundheit und die Work-Life-Balance der Einzelnen haben sich verbessert."

Es herrscht jedoch nach wie vor die Meinung, dass die Beschäftigten in einer 32-Stunden-Woche nicht so viel schaffen können wie in einer 40-Stunden-Woche. Unabhängig davon, ob das bei der traditionellen Arbeitsweise zutrifft oder nicht: Einige Unternehmen stellen aktuell fest, dass Automatisierung und neue KI-Tools - insbesondere generative KI - die erfolgreiche Einführung der Vier-Tage-Woche bei ihnen unterstützen.

KI erleichtert asynchrones Arbeiten

Colin Bryce, Geschäftsführer von Cobry, einem Google-Cloud-Partner in Großbritannien, führte vor zweieinhalb Jahren die Vier-Tage-Woche in seinem Unternehmen ein. Der Zeitpunkt war bemerkenswert, denn er lag einige Monate vor dem Aufkommen von ChatGPT und anderen generativen KI-Tools, so dass das Unternehmen eine Momentaufnahme der Vier-Tage-Woche vor und nach GenAI hatte.

Vor der Umstellung hatte Bryce bei seinen Untersuchungen zur Vier-Tage-Woche festgestellt, dass ein schrittweiser Wechsel, bei dem verschiedene Teile des Unternehmens nach und nach auf den neuen Zeitplan umgestellt werden, oft nicht gut funktioniert, weil die Unternehmen in eine Art "Entscheidungslähmung" verfallen. "Das führt in der Regel dazu, dass die Leute sich erschrecken und den Kurs ändern. Wenn Sie es also machen wollen, dann einfach los", rät Bryce.

Als die Vier-Tage-Woche bei Cobry unternehmensweit eingeführt wurde, forderte Bryce alle Mitarbeiter auf, einige Grundsätze zu verinnerlichen, um trotz reduzierter Arbeitszeiten die Effizienz zu steigern. "Automatisiere, wo du kannst, streiche, wo du kannst, lagere aus oder delegiere, wo du kannst, und bilde dich weiter, wenn du etwas lernen musst, um die Effizienz zu steigern.", erklärt er.

Laut Bryce wurde mit der Einführung von ChatGPT und anderen Tools ein weiteres Prinzip etabliert, nämlich die Fragestellung: "Wie können wir KI nutzen, um die Vier-Tage-Woche besser zu gestalten?"

Dieser Grundsatz war entscheidend, denn Cobrys Ansatz der Vier-Tage-Woche führte zu einigen betrieblichen Herausforderungen. Die intern als "20-Prozent-Zeit" bezeichnete Regelung erlaubt es den Beschäftigten, 20 Prozent jedes Tages, zwei halbe Tage oder einen ganzen Tag pro Woche freizunehmen. Entscheiden sich zwei Kolleginnen und Kollegen jedoch, an verschiedenen Tagen frei zu nehmen, überschneiden sie sich nur drei Tage pro Woche, was zu einem notwendigen Anstieg der asynchronen Arbeit führt.

Cobry befand sich jedoch aufgrund seiner vorhandenen Tools in einer glücklichen Lage, erklärt Bryce. "Wir haben einen wirklich modernen, Cloud-basierten Tech-Stack", der Asana für das Arbeitsmanagement, Notion als Wissensdatenbank, Hubspot für CRM und Looker für Business Intelligence umfasst, die alle auf Google Workspace aufbauen. Mit dem Hinzufügen von Googles KI-Modell Gemini hat jede Komponente nun "einen erheblichen Anteil an GenAI in sich", konstatiert der Manager.

In diesem Technologiepaket ist KI besonders hilfreich für die Dokumentation und für einfache Aufgaben, die den Mitarbeitern während der gemeinsamen Arbeitszeit den Rücken freihalten, so Bryce. Cobry nutzt KI um Besprechungen zu transkribieren, Strategiedokumente zu schreiben und sogar für die Weitergabe von Informationen durch spezielle, von der Company selbst entwickelte Bots. Diese sind rund um die Uhr verfügbar und unterstützen die asynchrone Arbeit, indem sie verschiedene Daten bereitstellen, die für interne Teams nützlich sind. Das umfasst zum Beispiel die neuesten Updates von Google Cloud, eine aktuelle Liste der Mitarbeiter, die im Urlaub sind, und sogar Geburtstagsankündigungen.

Diese Anwendungsfälle passen genau zu den vier Prinzipien, die Bryce betont, um die Vier-Tage-Woche möglich zu machen:

• Automatisieren,

• Eliminieren,

• Auslagern oder Delegieren und

• Weiterbilden.

"Als die KI-Tools ins Spiel kamen, hatten wir sofort eine unglaublich leistungsfähige fünfte Methode, um eine erfolgreiche Vier-Tage-Woche zu ermöglichen. Wir waren in der Lage, Probleme voranzutreiben und oft auch zu lösen, die vorher viel mehr Arbeit und oft den Input eines externen Fachmanns erfordert hätten. Der Einsatz von KI-Tools hat viele dieser Kreisläufe geschlossen und uns dadurch effizienter gemacht", sagt er.

Mehr Zeit zum Denken - und Wachsen des Unternehmens

John Readman, CEO von Ask Bosco, einem KI-Unternehmen für Marketing mit Sitz in Großbritannien, führte gleich mit der Gründung 2019 eine Vier-Tage-Woche ein. Die Firma erlaubt es seinen Mitarbeiterinnen und Mitareitern, den Mittwoch oder Freitag als freien Tag zu nutzen. Readman zufolge half der Aufstieg der KI dem Unternehmen zu wachsen, ohne dass die Zahl der Beschäftigten oder die Arbeitszeit erhöht wurde.

Die KI-Tools ermöglichen es dem Unternehmen nicht nur, mehr Arbeit in der vorhandenen Zeit zu erledigen. Sie haben auch "die Qualität unserer Arbeit verbessert, weil wir mehr Zeit haben, darüber zu reflektieren, statt sie nur schnell zu erledigen", erklärt Readman.

Bei Ask Bosco kommen eine ganze Reihe von KI-Anwendungen zum Einsatz. Dazu gehören ChatGPT und Midjourney, um Inhalte zur Suchmaschinenoptimierung oder Notizen für Meetings, mit denen die Teams ihre Aufgabenlisten und Tagesordnungen abgleichen, zu erstellen. Hinzu kommen die automatisierte Spesenabrechnung für Beschäftigte und sogar das Klonen von Sprachexperten, damit das Marketingteam technische Walkthroughs ohne Audioaufnahmen erstellen kann.

KI hat sich als so wertvoll für das Unternehmen erwiesen, dass Readman in einem unternehmensweiten Wettbewerb aktiv nach neuen Ideen für KI-Anwendungen gesucht hat. Die Mitarbeiter mussten dabei angeben, welches Tool eingesetzt wird, wie es verwendet wird und, was vielleicht am wichtigsten ist, wie viel Zeit sie dadurch gewinnen wollen. Drei Gewinner erhielten einen Geldpreis für ihre Ideen.

Obwohl Readman davon überzeugt ist, dass KI und Automatisierung in allen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden können, gibt es eine Sache, den Ask Bosco nicht anfassen wird. "Wir verwenden KI nicht, um zu überwachen und zu beobachten, was die Leute tun. Ich weiß, dass einige Unternehmen das tun, aber ich denke, das ist eher kontraintuitiv", erklärt er.