1. Schritt: Workshop
Unternehmen sollten als Erstes einen Workshop zu den Chancen des digitalen Wandels für die eigene Firma einberufen. Hier geht es, darum das Potenzial zu identifizieren, zum Beispiel anhand von Fragen wie:
Was macht unser Unternehmen bereits richtig?
Wo müssen Kunden Wartezeiten in Kauf nehmen?
Wo verlieren Mitarbeiter Zeit?
Welche innovativen Ideen hat der Wettbewerb?
Wie gehen andere Branchen vor?
Wo könnte die Vernetzung von Online- und Offline-Angeboten den Kunden Mehrwert bieten?
Wo können neue Online- oder Mobile-Angebote das Offline-Angebot ergänzen?
Wo lassen sich vorhandene Informationen für ein besseres Kundenerlebnis verknüpfen?
Am Tisch sollten die Geschäftsführung, die IT-Abteilung, vor allem aber die Verantwortlichen der Fachbereiche sitzen. Sie kennen die Bedürfnisse von Kunden und Mitarbeitern am besten und legen in diesen Gesprächsrunden oft die Finger in die Wunde. Impulse können möglicherweise auch IT-Dienstleister für Bereiche wie Consumer Experience, Managed Services, Infrastruktur, Prozesse, Middleware und Applikationen liefern. Möglicherweise haben sie schon Erfahrung mit Digitalisierungsprojekten und können den Workshop moderieren.
2. Schritt: Definition von Anwendungsfällen
Im Rahmen des Workshops identifizieren Unternehmen konkrete Anwendungsfälle (Use Cases): Wo kann Digitalisierung das Unternehmen voranbringen? Die Szenarien können interne Prozesse betreffen wie zum Beispiel eine vereinfachte elektronische Datenerfassung oder die Datenintegration zweier Unternehmenssoftware-Umgebungen. Häufiger werden die Use Cases aber den Kunden im Fokus haben. Wie lässt sich der Kundenservice verbessern? Kann ein Produkt durch Vernetzung und Datenaustausch digitalisiert werden? Was wäre der Nutzen? Der wichtigste und zugleich schwierigste Teil der Digitalisierung ist die Entwicklung solcher Ziele. Das kreative Nachdenken über Use Cases muss daher ungestört von Fragen der Umsetzung und der verwendeten Technologien bleiben.
3. Schritt: Priorisierung
In einem gut geführten Digitalisierungs-Workshop entstehen meist fünf bis sechs Anwendungsszenarien, mit denen das Unternehmen seine Geschäftstätigkeit weiterentwickeln kann. Diese gilt es im nächsten Schritt zu priorisieren. Hier sollten die Techniker am Tisch helfen, den zu erwartenden Aufwand richtig einzuschätzen. Kriterien für die Priorisierung sind die Fragen: Wo ist der Nutzen am größten und sichersten? Wo ist der Aufwand am geringsten und kalkulierbarsten?