Das Internet soll im Bereich der Verwaltungsservices vor allem als Orientierungsmedium dienen: Auf der neuen Greven-Webseite erhalten die Bürger alle Informationen, die im Vorfeld eines Verwaltungsvorgangs von Bedeutung sind: Wer ist mein Ansprechpartner, wann und wie erreiche ich ihn, welche Dokumente benötige ich und was kostet mich das? Ziel ist es, das Procedere im Rathaus zu vereinfachen und zu beschleunigen. Klaus Hoffstadt, Pressereferent bei der Stadtverwaltung in Greven möchte das neue Greven.net aber keineswegs nur als Online-Verwaltungsangebot verstanden wissen. Der Web-Auftritt einer Stadt müsse vielmehr das ganze Leben im Ort abbilden, so Hoffstadt zur Computerwoche. Deshalb werden auf der Greven Online-Seite weiterhin - und in Kürze in neuem Design - Informationen über die Aktivitäten von Vereinen, städtischen Einrichtungen und anderen Locations zu finden sein.
Einer Standortanalyse der Industrie- und Handelskammer Nord Westfalen zufolge belegt Greven einen Spitzenplatz im ohnehin starken Münsterland. Doch die damit verbundenen Verwaltungsaufgaben sind eine Herausforderung nicht nur für die kommunalen Mitarbeiter, sondern auch für die IT der 36.000-Einwohner-Stadt.
Das Hauptproblem war die fehlende Ausfallsicherheit
Mit ihrer veralteten Infrastruktur stieß die Münsterland-Gemeinde aufgrund der wachsenden Fülle und Komplexität der Aufgaben dann im vergangenen Jahr an ihre Grenzen: So war der gleichzeitige Betrieb von sechs Servern notwendig, um die Datenbankanforderungen von rund 70 unterschiedlichen Fachverfahren in der Kommunalverwaltung zu bewältigen. "Eines der Hauptprobleme der zersplitterten Datenbanklandschaft war die fehlende Ausfallsicherheit", sagt Andreas Exeler, Systemadministrator der Stadt Greven. "Fiel ein Server aus, waren mit einem Schlag hausweit alle Anwendungen dieses Servers nicht mehr verfügbar."
Rechenintensive Vorgänge wie die monatliche Personalabrechnung liefen sehr langsam und behinderten parallel laufende Prozesse etwa aus der Finanzbuchhaltung. Die Server standen zudem ab 22 Uhr nicht mehr zur Verfügung: In den folgenden zwei bis drei Stunden erfolgten die täglichen Sicherungs- und Wartungsarbeiten. In dieser Zeit war keine Bearbeitung und kein Online-Zugriff auf die Server möglich. "Das waren natürlich schlechte Voraussetzungen für einen zuverlässigen Bürgerservice. Wir wollten in der Lage sein, unsere Angebote 24 Stunden am Tag zur Verfügung zu stellen, gerade auch im Hinblick auf E-Government-Angebote." Ein weiteres Problem: Das steigende Datenvolumen bewirkte Platzprobleme auf den Servern und machte wiederholt geplante Offline-Zeiten erforderlich?