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Office & Collaboration

Fallstricke und Hilfen bei der Arbeit mit PDF/A

20.09.2007
Von 


Thomas Zellmann ist Product Evangelist bei Foxit, Experte im Bereich PDF-Standards und vertritt Foxit als Mitglied in der weltweiten PDF Association. Nach über 30 Jahren im IT-Bereich verfügt er über umfangreiche Erfahrungen mit klassischen und modernen IT-Lösungen. Bevor er 2001 zu LuraTech/Foxit  kam, arbeitete er unter anderem für die Software AG und Nixdorf.
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PDF/A-Dateien erstellen, prüfen und anzeigen

Viele Anwender stehen beim Thema PDF/A noch am Anfang. Insbesondere Finanzdienstleister testen aktuell die Praxistauglichkeit des neuen Formats. Andere Unternehmen sollten PDF/A bei neuen Projekten im Dokumenten- oder Archivierungsbereich bei der Planung zumindest als Rahmenbedingung prüfen, zumal durch die angestrebte Standardisierung gut Chancen bestehen, dass PDF/A künftig eine breite Unterstützung im Markt erhält. Schon heute finden sich viele Produkte, die beim Aufbau eines einheitlichen elektronischen Archivs im PDF/A-Format helfen können (Eine Auswahl findet sich hier). Diese Tools lassen sich in Konverter, Validierer und Viewer unterscheiden:

  • PDF/A-Dokumente anzeigen

Jeder PDF-Viewer, der PDF 1.4 unterstützt, kann PDF/A anzeigen, natürlich auch die Adobe Reader Versionen 5 und höher. Eine Detailfrage ist, ob er sie PDF/A konform anzeigt. Nutzt der Viewer beispielsweise wirklich den eingebetteten Schriftfont oder den des eigenen Arbeitsplatzes? Entscheidender bei der Auswahl sind aber die Produkteigenschaften wie beispielsweise die Anzeigegeschwindigkeit und Bedienbarkeit für Endanwender.

  • PDF/A-Dokumente erstellen

Natürlich beinhaltet "Acrobat Professional" von Adobe die Möglichkeit, PDF/A-Dateien zu erstellen. Es gibt jedoch zahlreiche weitere Werkzeuge, die zum Teil funktional und preislich besser sind. Die Produktauswahl ist im Wesentlichen davon abhängig, ob der Anwender eher eine programmierbare und damit anpassbare PDF-Library oder ein "ready-to use"-Endbenutzerwerkzeug benötigt.

  • In ein PDF/A-Dokument konvertieren

Hier gibt es mittlerweile zahlreiche Produkte. Sie unterscheiden sich vor allem darin, ob sie alle Dokumentenarten in eine PDF/A-Datei konvertieren können oder nur spezielle Dateiformate. Die Auswahl hängt stark von dem Einsatzgebiet ab und welche Arten von Dokumenten nach PDF/A konvertiert werden sollen. Zum Beispiel kann die Konvertierung nach PDF/A auch in einem Migrations-Projekt miterledigt werden. Auch "Microsoft Office 2007" unterstützt die Umwandlung nach PDF/A, und das ist ein weiterer Hinweis für die Wichtigkeit des PDF/A-Standards.

  • PDF/A-Dokumente validieren – "Trau, schau, wem" oder "sicher ist sicher"

Ein PDF/A-Validator prüft, ob eine PDF-Datei wirklich dem ISO-Standard entspricht und sitzt typischerweise als "Wächter" vor dem Archivsystem. Die verfügbaren Produkte unterscheiden sich grob darin, wie ausführlich sie prüfen. Sie sind als Desktop-, Command-Line-Tool oder Software Development Kit erhältlich. Der Einsatz eines Validiers ist aber nicht gleich zwingend notwendig, beispielsweise, wenn in einer gesicherter Umgebung ausschließlich der Posteingang digitalisiert und mit einem Produkt nach PDF/A konvertiert wird. Sind aber PDF/A Dateien aus verschiedenen Anwendungen und insbesondere von externen Quellen zu archivieren, ist der Einsatz eines Validierers sinnvoll. Einige DMS-Lieferanten bieten bereits Module zur Prüfung der PDF/A-Dateien an. Wer ganz sicher gehen möchte, verwendet mehrere Validierer und nutzt sie wie von OCR-Lösungen bekannt im Voting-Verfahren. Weitere Informationen zu PDF/A finden Sie zum Beispiel auf der Website des "PDF/A Competence Centers". Ferner hat die Computerwoche eine Reihe nützlicher Tools für die Arbeit mit PDF auf ihrem Wiki zusammengestellt. (as)