Auf einem Unternehmensserver sind zahllose Dateien in unterschiedlichen Formaten abgelegt. Briefe, Präsentationen, Tabellenkalkulationen oder auch CAD-Zeichnungen, die von Mitarbeitern erstellt oder per E-Mail eingegangen sind. Die langfristige Lesbarkeit dieser Dateien ist aufgrund der Versionssprünge und mangelnder Abwärtskompatibilität nicht gewährleistet. Statt sie in ihren Ursprungsformaten aufzubewahren, empfiehlt sich deshalb der Export in ein Archivformat wie PDF/A (siehe auch den Beitrag zur Entwicklung der diversen PDF-Standards und Strategie von Adobe). Dieser sollte aber erst dann erfolgen, wenn sich das Dokument nicht mehr ändert. Dies trifft beispielsweise auf Verträge zu, die Anwendern beispielsweise als Word-Datei so lange lokal vorhalten bis alle Änderungen eingearbeitet sind. Beim Umgang mit CAD-Zeichnungen empfiehlt es sich hingegen, zwei Format-Versionen vorzuhalten. Einmal als PDF/A für die sichere Langzeitarchivierung einer gebauten "Maschine" und einmal im CAD-Format, um diese weiter zu entwickeln.

Die Konvertierung von Office-Dateien, Zeichnungen in PDF/A oder eines herkömmlichen PDFs übernimmt typischerweise ein virtueller Druckertreiber. Dieser kann auf einem Client installiert sein, so dass die Anwender eigenständig die Dokumente als eine PDF/A-Datei drucken können, oder die Umwandlung erfolgt zentral auf einem Server. Anders als vielleicht vermutet ist aber besonders die Konvertierung von PDF-Dateien in PDF/A technisch schwierig. So muss eine PDF-Datei zunächst danach analysiert werden, ob ihre Inhalte nach dem PDF/A-Standard langfristig archivieren lassen. Dies geht manchmal nicht ohne manuellen Eingriff. Liegt zum Beispiel die Schriftart (Font) des Absenders nicht vor, kann er nicht eingebettet werden. Anwender sollten deshalb von Absendern, die eine PDF-Datei schicken wollen, diese gleich im PDF/A-Format anzufordern.

Ebenso ist es ein Problem, wenn eine signierte Rechnung nicht PDF/A-konform beim Empfänger ankommt. Sie muss dann technisch in PDF/A umgewandelt werden, was zum Bruch der Signatur führt. Grundsätzlich sieht der ISO-Standard zwar vor, dass eine PDF/A-Datei auch PDF/A-konform signiert werden kann. Aber noch nicht alle Signatur-Lösungen können dies nach heutigem Stand schon. Anwender sollten dies bei der Auswahl einer Signatur-Lösung diese Punkt unbedingt berücksichtigen.

Schnittstelle zwischen analoger und digitaler Welt

Neben elektronischen Dokumenten gelangen nach wie vor zahllose Papierdokumente ins Unternehmen oder schlummern in Aktenordnern, wo sie aufgrund gesetzlicher Regularien zehn Jahre und mehr aufzubewahren sind. Hier bietet PDF/A im Vergleich zum TIFF Vorteile durch kleinere Dateigrößen, Layout-Treue oder Volltextrecherchefähigkeit durch OCR. Recht unkompliziert gestaltet sich die Wandlung von Papierdokumenten in PDF/A-Dateien. Sie werden gescannt und anschließend ins PDF/A-Format exportiert.

Mittlerweile sind am Markt zahlreiche "Scan-to-PDF/A"-Lösungen verfügbar. Ihr Spektrum reicht von einfachen Werkzeugen, die die Scans lediglich in einen PDF/A kompatiblen Rahmen einbetten, bis hin zu Lösungen, welche die Datei vorab mittels Layer-Technik auf kleine Dateigrößen komprimieren. Ebenso lassen sich ausgehende Dokumente in PDF/A aufbewahren. Eine wesentliche Anforderung ist hier aber, dass auch Post, die weiterhin klassisch per Brief versendet wird, als verlässliche elektronische Kopie archiviert werden kann. Eine Reihe verfügbaren Konvertern für Druckdatenströme unterstützt inzwischen die Ablage von Kopien als PDF/A.