Von 52 auf 2,7 Arbeitstage
Ein Beispiel: Ein Online-Fachhändler vergleicht regelmäßig die Preise seiner Artikel mit den Preisen der identischen Artikel seiner Mitbewerber auf drei unterschiedlichen E-Commerce-Plattformen. Die recherchierten Informationen bilden die Grundlage für seine Preispolitik.
Die Recherche und Kalkulation der optimalen Marge ist mit einem erheblichen zeitlichen Aufwand verbunden. Der Einsatz des Process Recorders ergab, dass der Mitarbeiter fünf Minuten benötigte, um den Preis für einen Artikel manuell auf drei Vergleichsportalen abzugleichen. Für den Preisabgleich von 5.000 Artikeln auf drei Vergleichsportalen summierte sich der Aufwand auf 52 Arbeitstage (bei acht Arbeitsstunden). Das bedeutete, dass die Preise nur alle zweieinhalb Monate aktualisiert werden konnten.
Nach der Automatisierung des Prozesses mittels RPA entnimmt ein Roboter dem System des Online-Händlers die notwendigen Artikeldaten und sucht die Artikel mithilfe festgelegter Kriterien auf den Portalen. Die Informationen der gefundenen Artikel werden ausgelesen und gespeichert. Auf der Grundlage dieser Daten erfolgt die Berechnung der optimalen Marge jedes einzelnen Artikels.
Ein Blick auf das Dashboard der Process-Reporting-Lösung offenbarte, dass der Roboter die Arbeit, für die der Mitarbeiter noch fünf Minuten benötigte, in 16 Sekunden erledigt. Für den Preisabgleich von 5.000 Artikeln braucht der Roboter jetzt gerade einmal 22 Stunden (2,7 Arbeitstage). Das entspricht einer Effizienzsteigerung von 95 Prozent. Und da der Roboter rund um die Uhr arbeitet, kann der Online-Händler seine Produkte jetzt täglich zu den bestmöglichen Preisen anbieten. Mit diesen Informationen und den Personalkosten des betreffenden Mitarbeiters kann der Online-Händler jetzt seriöse Aussagen über Effizienzsteigerung und Kosteneinsparungen treffen.
Valide Daten für seriöse Erfolgsmeldungen
Wie das Beispiel zeigt, lösen professionelles Process Mining und Process Reporting den Nebel auf, in dem viele Unternehmen stochern, wenn es um konkrete Zahlen über die Automatisierung von Geschäftsprozessen durch RPA geht. In der Öffentlichkeit wird immer der Eindruck erweckt, dass jedes RPA-Projekt ein Erfolg ist. Das ist leider nicht der Fall. Die Zahl der gescheiterten Projekte ist größer, als viele glauben, weil wesentliche Informationen für die Beurteilung der Erfolgsaussichten einer Prozessautomatisierung nicht zur Verfügung standen. Und das muss nicht sein.