Flexibleres Arbeiten, mehr Weiterbildung, gerechtere Chancen - Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles stellte am 29. November in Berlin ihr Weißbuch Arbeiten 4.0 vor. Es markiert den Abschluss eines eineinhalbjährigen gesellschaftlichen Dialoges über neue Herausforderungen und Regeln für die digitale Arbeitswelt.
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Auch meine Arbeit hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Und gerade weil ich ein einem Unternehmen beschäftigt bin, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Arbeitswelt zu optimieren und Veränderungsprozesse zu bewältigen, müssen wir selbst mit gutem Beispiel vorangehen. So nutzen wir zum Beispiel seit drei Jahren ein Enterprise Social Network (ESN), basierend auf Yammer. Das Versprechen von ESNs: Sie sorgen nicht nur für eine schlankere und intensivere Kommunikation, sondern fördern den vernetzten Austausch der Mitarbeiter - und verändern damit die gesamte Unternehmenskultur.
Die richtigen Infomationen schnell parat
Von Enterprise Social Networks (ESN) wird viel erwartet und tatsächlich bringt es in vielen Bereichen große Vorteile mit sich. So nutze ich die Plattform im Alltag, gern zwischen Meetings, um mich in meinem "Feed" über aktuelle Entwicklungen in den von mir abonnierten Themen und Unternehmensgruppen zu informieren.
Yammer ist also quasi mein internes Spiegel-Online. Außerdem beantworte ich Fragen oder leite Informationen weiter, die ich als "Post" und parallel als E-Mail erhalten habe, so dass ich sehr schnell darauf reagieren kann. Ich stelle aber auch selbst gezielt Fragen in Gruppen und bitte um Einschätzungen oder Materialien, wie zum Beispiel eine aktuelle Präsentation. Diese Anfragen können sich auf ein spezielles Thema beziehen - "Digitale Transformation" ist beispielsweise unsere aktivste Gruppe - oder auf den Status in einem laufenden Projekt. Da diese Anfragen über das ESN nicht an eine spezielle Person adressiert werden und die gegenseitige Unterstützung in unserer Unternehmenskultur eine wichtige Rolle spielt, erhält in der Regel jeder innerhalb von etwa 30 Minuten eine Rückmeldung - und das gilt für alle Mitarbeiter, nicht nur für den Chef.
Die Vorteile eines Enterprise Social Network liegen für mich in acht zentralen Bereichen:
1. Kundentermine vorbereiten
Ich nutze das ESN regelmäßig, um mich auf den nächsten Kundentermin vorbereiten. Denn dort finde ich Informationen über die Entwicklungen seit unserem letzten Treffen. Ein Blick auf die aktiven Diskussionen zeigt, welche Themen gerade aktuell sind. Außerdem habe ich die Möglichkeit, mir die wichtigsten Kundenprojekte anzusehen und Ideen aus vorherigen Meetings weiterzuentwickeln. Das inspiriert mich sehr.
2. Kreativer, fachlicher Input
Alle fachlich ausgerichteten Beraterteams haben ihre eigene, sogenannte 'Heimatgruppe'. Innerhalb einer solchen Gruppe erhalte ich einen guten Überblick über aktuelle Technologien, Methoden oder Schwerpunktthemen. Gleichzeitig gibt die Art und Weise der Diskussion Aufschluss darüber, wie die Stimmungslage im Team ist. Mich fasziniert aber auch immer wieder die Kreativität, die dort herrscht: Neben originellen Darstellungsformaten sind häufig auch Collagen, kleine Filme, Interviews oder Zeichnungen zu finden.
- E-Mail - der Klassiker überflutet
Sie kommt frei Haus in das Postfach – manchmal erwünscht – manchmal unerwünscht. E-Mails spielen trotz dem Einzug von Enterprise 2.0 weiterhin eine wichtige Rolle. Gehen Sie aber sorgsam mit ihr um. Halten Sie Informationen kurz und knapp. Der Empfänger muss richtig gewählt werden. Ihre Mitarbeiter werden es ihnen danken. - Apps - Standardaufgaben unterwegs erledigen
Mit betriebsinternen Apps können Sie auf interne Daten in Sekundenschnelle und von überall zugreifen und die Einsatzgebiete sind vielfältig. So können Sie die Unternehmensnews auf dem Smartphone der Mitarbeiter anbieten, verschiedene Verbrauchsdaten anzeigen, ein Problem an IT über eine App melden oder verschiedene Workflows starten oder genehmigen. Beispiel: Eine App, die den Mitarbeitern anzeigt, ob ihr Gerät für den Wechsel auf Windows 10 geeignet ist. - Das gedruckte Wort - verblasst
Das schwarze Brett, Mitarbeiterzeitungen oder Aushänge sind zwar noch nicht ausgestorben, verlieren aber künftig mehr und mehr an Bedeutung. Wenn sie ein Poster oder Aushang nutzen wollen, verknüpfen sie doch ihren digitalen Inhalten zum Beispiel durch den Einsatz eines QR Codes. - Interne Social Media Plattformen - der direkte Kontakt zum Mitarbeiter
Interne Social Media Plattformen – direkter Kontakt zum Mitarbeiter: Viele Großunternehmen in Deutschland setzen bereits auf Social Media. Sie spielen eine immer größere Rolle, fordern den klassischen IT Mitarbeiter und fördern die Kommunikation mit den Mitarbeitern, durch Blogs mit direkter Feedbackmöglichkeit, Chats, Links, direkte Kommentarmöglichkeiten usw. Wichtig ist es schnell zu antworten und Feedbacks nicht zu ignorieren. Der direkte Kontakt zwischen Service Owner und Enduser schafft Vertrauen. Mitarbeiter können sich außerdem gegenseitig helfen. Gerade bei Beta-Tests können Sie in verschiedenen Gruppen wunderbar zusammenarbeiten und sogar Kunden oder externe Service Provider mit einbinden. Sie können klassische Supportkanäle und IT Service Management Tools unterstützen. Klassische Intranet Lösungen werden in Zukunft wohl eher eine sekundäre Rolle spielen. Wollen Sie sich auf Abenteuer Enterprise 2.0 einlassen? Wenn ja, stellen Sie Richtlinien wie zum Beispiel Social Media Guidelines auf. - Videos - knackig, kurz, leicht konsumierbar
Kurze knackige 2-3 Minutenvideos können die IT Kommunikation erheblich bereichern und sprechen nicht nur die jüngere YouTube-Generation an, wenn sie gut gemacht sind. Achten Sie auf einen spannenden und abwechslungsreichen Schnitt der Videos. Das Internet ist voller Informationen, wie es funktioniert. Zum Beispiel: TechSmith Blog oder Storytelling Secret (Prezi). Vielleicht haben Sie einen IT-Mitarbeiter dem die Produktion solcher Videos Spaß macht, unterstützen Sie das durch Weiterbildung. - Trainings und interne Events - schulen Sie sich und Ihre Mitarbeiter
Im Idealfall sind keine Trainings nötig, denn Produkte sollten ja selbsterklärend sein. Bedauerlicherweise haben Sie dies nur bedingt in der Hand und spätestens bei der Einführung eines neuen Betriebssystems oder einer Fremdsoftware, die Sie nicht selbst entwickelt haben, sind Erklärungen notwendig. Trainings unterstützen dabei, die Akzeptanz deutlich erhöhen und damit die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Das zahlt sich für beide Seiten aus: der Supportaufwand wird minimiert und kanalisiert und die Wahrnehmung der IT im Unternehmen verbessert sich. Ob Sie diese als Präsenz oder virtuelle Veranstaltung anbieten hängt sicher von der Größe des Unternehmens und den unterschiedlichen Standorten ab. Durch interne Events, die Sie interessierten Mitarbeitern anbieten, können Sie Ihre IT-Abteilung präsentieren und ihre Innovationskraft unterstreichen. Haben Ihre Unternehmensbereiche oder spezielle Nutzergruppen vielleicht eigene Events? Prima, nehmen Sie Teil und schneiden Sie ihre Präsentation auf deren Bedürfnisse zu.
3. Gezielte Information der Mitarbeiter
Oft erhalte ich auf Konferenzen oder Kundenmeetings Anregungen oder stoße zufällig auf spannende Entwicklungen und Trends die für verschiedenste Kollegen interessant sein können. Früher habe ich dann oft überlegt, wer alles in den E-Mailverteiler aufgenommen werden sollte und für wen das weniger relevant ist. Das war einerseits zeitaufwändig, andererseits hatten zum Beispiel neue Mitarbeiter keine Chance, auf ältere Informationen zuzugreifen. Jetzt kann ich solche Neuigkeiten oder Einschätzungen einfach in das ESN einstellen, Fachbeiträge verlinken und die relevante Gruppe auswählen. So weiß ich, dass jede Information den richtigen Adressatenkreis erreicht.
4. Schnellere Kommunikation
In der Kommunikation über Yammer vermeiden wir lange, ausführliche Ankündigungen. Es gibt keine Einleitungs- oder Schlussfloskeln und auch hierarchische Befindlichkeiten spielen keine besondere Rolle. Ziel ist es, immer kurz, präzise und dabei informell zu formulieren. Das vereinfacht und beschleunigt die Kommunikation. Und wenn ich eine, meiner Meinung nach, bahnbrechende Idee einstelle und nach zwei Tagen immer noch kein Kommentar oder Like vorhanden ist, dann wird mir schnell klar, dass die Idee wohl doch nicht so herausragend ist.