Keine E-Mails nach Feierabend
Auch in der IT-Branche wird das Thema E-Mail-Stress zunehmend diskutiert. So haben erste IT-Dienstleister bereits Lösungsansätze entwickelt, mit denen sich der E-Mail-Stress deutlich reduzieren lässt. So lassen sich über bestimmte Features beispielsweise flexible Zeitintervalle als Ruhezeiten definieren, wie Urlaube oder Wochenenden. Innerhalb dieser Zeiträume werden Mitarbeitern dann keine externen E-Mails zugestellt. Eingehende Nachrichten werden stattdessen in den Rechenzentren des Providers zwischengespeichert. Nach Ablauf der festgelegten Zeitintervalle erhalten die Anwender automatisch alle bis dahin zurückgehaltenen Nachrichten.
Die so genannte "Quiet Time" kann für einzelne Empfänger oder Empfängergruppen individuell eingestellt werden, wodurch etwa Support-Mitarbeiter weiterhin rund um die Uhr erreichbar bleiben können. Durchleitfunktionen für E-Mails mit hoher Priorität stellen zudem sicher, dass Nachrichten hoher Wichtigkeit nicht blockiert werden. Interne E-Mail Policies lassen sich somit ganz einfach per Knopfdruck umsetzen.
- Schreiben Sie weniger E-Mails
Jede geschriebene elektronische Nachricht provoziert eine oder mehrere Antworten. Weniger, dafür durchdachter und pointierter formulierte E-Mails rufen weniger Nachfragen hervor. - Gewinnen Sie Zeit
Verlieren Sie kein Geld und konzentrieren Sie sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben. Vermutlich steht in Ihrem Berufsprofil nicht "E-Mail-Schreiber". Nutzen Sie die E-Mail-Korrespondenz nur, um sich über wichtige Inhalte mit Kollegen und Kunden auszutauschen. - Keine Kritik in einer E-Mail
Auch sachlich gemeinte Verbesserungsvorschläge kommen per E-Mail vermutlich falsch an. Das persönliche Gespräch schafft schneller Klarheit und ist in den meisten Fällen weniger verletzend. - Feste Lesezeiten einhalten
Deaktivieren Sie alle akustischen und optischen Signale für eingehende Nachrichten. Die erste Stunde am Morgen sollten Sie für wichtige Aufgaben verwenden und keinesfalls für scheinbar witzige Ketten-Mails von Kollegen. Idealerweise sollten Sie nur dreimal täglich Nachrichten lesen und beantworten. - E-Mails am besten gleich bearbeiten
Am effektivsten ist es, E-Mails nur dann zu lesen, wenn man auch zum Antworten kommt. Die "Sofort-Regel" spart Zeit. Jedoch leidet darunter oft die Konzentration. - Richten Sie ein Ablagesystem ein
Bearbeitete und beantwortete E-Mails sollten Sie möglichst sofort ablegen. Ins Posteingangsfach gehören nur neu angekommene und ungelesene Nachrichten. - Löschen Sie großzügig
E-Mails löschen wirkt befreiend, selbst wenn der Speicherplatz Ihres E-Mail-Accounts besonders groß ist.
Automatischer Inbox Assistant reduziert E-Mail-Stress
Speziell für Führungskräfte, die über Assistenzen verfügen, aber mehr Privatsphäre benötigen, eignet sich zudem eine Inbox-Assist-Funktion. Diese regelt den eingehenden E-Mail-Verkehr und stellt private E-Mails oder VIP-Nachrichten ausschließlich dem adressierten Empfänger zu, während normale Geschäftskorrespondenz automatisch an die Assistenz weitergeleitet wird. So erhalten Geschäftsführer, Abteilungsleiter und andere Führungskräfte nicht nur die erwünschte Privatsphäre, sie werden auch von weniger kritischer Korrespondenz entlastet.
Die Inbox wird weiterhin von der Assistenz vorsortiert und bearbeitet, ohne dass diese auf die Mailbox des Vorgesetzten zugreifen muss. Bestenfalls können von der Weiterleitung auszunehmende Adressen dabei schnell und einfach, zum Beispiel über ein webbasierendes Administrationsportal, definiert werden. Neben der Eingabe von einzelnen Adressen lassen sich idealerweise auch beliebige Adressbücher zum Beispiel mit Microsoft Outlook, Lotus Notes, Apple iCloud oder Google Contacts automatisch synchronisieren.
Weniger Stress bei maximaler Sicherheit
Nicht nur die Arbeitnehmer, sondern auch die IT-Abteilungen stellt die geschäftliche E-Mail-Kommunikation vor große Herausforderungen. Denn die E-Mail ist ein von Angreifern gern genutztes Einfallstor für Spam, Phishing, Viren und andere Malware. Auch die private Nutzung geschäftlicher Mail-Clients sowie der Zugriff über private Smartphones, Tablets (Stichwort: "Bring your own Device") oder externe PCs, zum Beispiel im Home Office, bergen ein erhöhtes Sicherheitsrisiko.
Um den Austausch von sensiblen Daten entsprechend abzusichern und das Unternehmen umfassend vor Cyberangriffen zu schützen, ist die Verwendung verlässlicher Sicherheitssysteme unabdingbar. Zudem sind Unternehmen gefordert, klare Regeln im Umgang mit Kommunikationsmitteln zu schaffen und ihre Mitarbeiter in entsprechenden Schulungen für diese Problematik zu sensibilisieren. Moderne E-Mail-Security-Services bieten daher nicht nur wertvolle Unterstützung, um den Stressfaktor "E-Mail-Kommunikation" so gering wie möglich zu halten, sondern helfen auch bei der Realisierung einer umfassenden E-Mail-Sicherheits-Strategie. (hal)