Anfang der Achtziger Jahre empfing Werner Zorn an der Universität Karlsruhe die erste E-Mail, die je an eine deutsche Adresse gesendet wurde. Mussten vor ihrer Entwicklung Nachrichten und Dateien noch aufwändig per Brief, Telefon oder Diskette ausgetauscht werden, erreichten Informationen ihren Empfänger über den innovativen Kommunikationskanal E-Mail plötzlich rund um die Uhr. Dabei spielte es keine Rolle an welchem Ort sich Sender und Empfänger gerade aufhielten.
Zwar dauerte die Übertragung von Informationen anfangs noch rund 30 Minuten und somit deutlich länger als heute, dennoch beschleunigten E-Mails die geschäftliche Kommunikation enorm. E-Mailen machte Spaß und erleichterte das Geschäftsleben. Kein Wunder also, dass die E-Mail bald zu den wichtigsten geschäftlichen Kommunikationsmitteln weltweit zählte.
Heute macht E-Mail-Kommunikation insbesondere im Geschäftsleben schon lange keinen Spaß mehr. Vielmehr gehört ihr gutes Image der Vergangenheit an und das einst so beliebte Kommunikationsmittel wird heute häufig als störend empfunden. Ein Grund dafür ist unter anderem die immer stärkere Digitalisierung der Arbeitswelt, wie aus einer aktuellen Studie der GFU (Gesellschaft für Unterhaltungs-und Kommunikationselektronik) hervor geht.
Vielfältige digitale Angriffsmechanismen, wie Viren, Spam oder Phishing, erschweren Unternehmen die E-Mail-Nutzung zusätzlich. So unbeschwert genutzt werden wie zu Anfangszeiten, kann der Kommunikationskanal heutzutage nicht mehr.
- Die peinlichsten E-Mail-Pannen in Unternehmen
In Kooperation mit Intralinks präsentieren wir Ihnen fünf der peinlichsten und folgenschwersten E-Mail-Pannen in Unternehmen. - Platz 4: Das Anwaltsgeheimnis
Ein Angestellter des US-amerikanischen Rechtsanwalts Patrick Fitzgerald wollte 2009 bekannt geben, dass die Angeklagten in einem Betrugsfall nun verurteilt wurden. Der Angestellte hängte der E-Mail an die Medien aus Versehen aber auch eine Liste mit den Namen von geheimen Zeugen an, von denen ein Teil anonym ausgesagt hatte. - Platz 3: Entlassungs-Orgie
Das internationale Versicherungsunternehmen Aviva Investors bewerkstelligte 2012 das Unglaubliche: per E-Mail feuerte man aus Versehen alle Angestellten des Unternehmens – und zwar weltweit. Erst 25 Minuten nach der Zustellung an 1300 Mitarbeiter fiel den Verantwortlichen ihr Fehler auf, woraufhin sie Entschuldigungs-E-Mails an 1299 glückliche Mitarbeiter versenden mussten. - Platz 2: Der Epic-Fed-Fail
Rund 150 Größen der US-Finanzbranche - darunter Sachs, Barclays Captial, Wells Fargo, Citigroup und JP Morgan - kamen im April 2013 frühzeitig an das Protokoll der Federal Reserve, in dem traditionell wichtige Informationen über den Markt verkündet werden. Schuld daran war ein Mitarbeiter, der die E-Mail statt wie geplant am Mittwoch um 14 Uhr bereits am Dienstagabend versendete. Der Umgang der Federal Reserve mit sensiblen Informationen wird seither äußerst kritisch gesehen. - Platz 1: Berenson-Schmerenson
Im Februar 2008 veröffentlichte die New York Times einen Artikel über die illegalen Marketing-Aktivitäten des Pharmakonzerns Eli Lilly & Co. Der Konzern war offenbar bereit, der US-Regierung eine Milliarde Dollar zu zahlen, um die Geheimhaltung des peinlichen Falles zu gewährleisten. Eine Anwältin des Konzerns verschickte dann geheime Unterlagen zum Fall. Blöderweise gingen die jedoch nicht an ihren Kollegen Brandford Berenson, sondern an Alex Berenson, Reporter der New York Times. Dem dürfte dieses Versehen wie ein Lottogewinn erschienen sein. - Die Moral von der Geschicht'
Irren ist menschlich - natürlich lässt sich mit Trainings daran arbeiten, doch wie lassen sich solche peinlichen Datenverluste sonst noch verhindern? Eine Möglichkeit ist die Kombination aus nutzerzentrierten Strategien - etwa ein Datenschutz-Training mit Softwarelösungen. Es gibt moderne Dokumenten-Lösungen, mit denen sich Dateien austauschen lassen, die über eine sogenannte "Unshare"-Funktion verfügen. Diese zieht Zugriffsrechte auf Dateien im Nachhinein wieder zurück, egal, wo die Daten gespeichert oder wie oft eine Datei kopiert und geteilt wurde. So kann auch nach einer falschen E-Mail jedes Dokument per Mausklick zerstört werden. Zur Sicherheit vor dem Absenden einen Blick auf das Adressfeld zu werfen, lohnt sich aber trotzdem in jedem Fall.
Bewältigung der E-Mail-Flut kostet Zeit
Noch vor wenigen Jahren erreichten E-Mails den Empfänger erst dann, wenn er seinen Computer eingeschaltet und eine Online-Verbindung hergestellt hatte. Blieb der PC ausgeschaltet, kam auch keine Nachricht an. Heute sorgen mobile Endgeräte wie Smartphones oder Tablets dafür, dass Chefs und Angestellte rund um die Uhr und überall online sind - und damit auch außerhalb der regulären Arbeitszeit erreichbar bleiben.
Heute lesen 42 Prozent der Deutschen auch in ihrer Freizeit geschäftliche E-Mails, 28 Prozent beantworten die Nachrichten sogar. Täglich prasselt täglich eine Unmenge an E-Mails auf Verantwortliche eines Unternehmens ein, hat die GFU ermittelt. Die E-Mail-Bearbeitung beansprucht heute folglich um einiges mehr Zeit als noch vor wenigen Jahren.
E-Mail als Stressfaktor
Die permanente Erreichbarkeit via E-Mail ist allerdings nicht nur zeitintensiv, sondern verursacht auch Stress. Die Folge: Geschäftsleute sind zunehmend überlastet, Arbeitsausfälle aufgrund psychischer Erkrankungen nehmen drastisch zu. Politik und Wirtschaft haben diese Problematik bereits erkannt und erste Initiativen für ein Mail-Verbot nach Feierabend ins Leben gerufen. So hat sich das Bundesarbeitsministerium bereits 2013 dazu verpflichtet, damals noch unter der Leitung von Ursula von der Leyen, Mitarbeiter nur noch in absoluten Ausnahmefällen in ihrer Freizeit per Anruf oder E-Mail zu stören.
Bei VW werden bereits eine halbe Stunde nach Dienstschluss keine E-Mails mehr zugestellt. Die Deutsche Telekom, E.on, Puma und BMW haben ähnliche Beschränkungen festgelegt. IG-Metall-Chef Wetzel möchte Arbeitnehmer vor E-Mail-Stress in der Freizeit schützen. Der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) fordert bereits seit längerem strenge Sanktionen für Arbeitgeber, die ihre Beschäftigten nicht ausreichend vor Stress schützen. Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles prüft aktuell eine Anti-Stress-Verordnung auf Bundesebene. Diese soll klar regeln, zu welchen Zeitpunkten Arbeitgeber ihre Angestellten kontaktieren dürfen.