Wer sein Personal gut schult, hat Collaboration-Vorteile
Nützliche Collaboration-Tools gibt es zuhauf, doch nicht immer ist sichergestellt, dass die Beschäftigten gut damit umgehen können. IT-Abteilungen sollten nicht davon ausgehen, dass die Anwender ihre Tools effektiv einsetzen oder sich intuitiv an Arbeitsweisen wie asynchrone Kommunikation anpassen. "Eine neue Technologie zu haben, die die Zusammenarbeit fördern soll, ist schön und gut. Genauso wichtig ist aber, dass die Beschäftigten sie einzusetzen wissen", warnt DWG-Managerin Janes.
Das Personal brauche gute und häufige Trainings, um das Optimum aus den Tools herauszuholen. "Es geht nur vordergründig um die Funktionalität. Genauso wichtig ist es zu verstehen, wie verteiltes Arbeiten grundsätzlich funktioniert - auch wenn man nicht physisch zusammen ist", sagt Janes. Und Jonathan Phillips, Mitbegründer der Beratungsfirma ClarityDW, weist daraufhin, wie wichtig die richtigen Soft Skills für eine effektive Zusammenarbeit seien. Das habe wenig mit der Technologie und viel mit der Strategie der Zusammenarbeit zu tun. "Es kommt auf die einfachen Dinge an", mahnt Phillips.
Vorgesetzte müssten beispielsweise verstehen, wer sich im Meeting wie verhält und warum sich manche Menschen nie zu Wort melden. "Dafür gibt es Gründe, über die nachzudenken lohnt", sagt der Chef von ClarityDW. Beispielsweise fühlt sich nicht jeder wohl dabei, während einer Videokonferenz zu sprechen. "Manche Leute schalten ihre Kamera aus. Für sie sind Video-Calls unangenehm - was ein Hindernis für die Zusammenarbeit ist", warnt Phillips (siehe: Kleiner Knigge für Video-Calls).
Beispielsweise könne man solche Leute ermutigen, ihre Kommentare im Chat zu hinterlassen, und die Einlassungen dann später aufgreifen. Das sei besser, als ganz darauf zu verzichten. "Letztendlich gewinnen alle, wenn es gelingt, dass die Stimme jedes Einzelnen gehört wird und er oder sie sich aktiv an der Zusammenarbeit beteiligt. Aber das ist leichter gesagt als getan", so Phillips. Er stellt fest, dass viele Unternehmen die Herausforderung angenommen haben, mehr in die Menschen und ihre Fähigkeiten zu investieren. Die Technik sei nur Mittel zum Zweck. "Wenn das Miteinander stimmt, ist es fast egal, welches Tool Sie zur Verfügung stellen. Zumindest ist es viel unwichtiger."
Wichtiger als Tools sind die Arbeitsabläufe
Viele Anwender kämpfen damit, mehrere Collaboration-Apps parallel für ihre Aufgaben nutzen und häufig hin- und herspringen zu müssen. Das lenkt sie von ihrer Arbeit ab. Die Informationsflut am Arbeitsplatz wie auch im Privatleben wird immer mehr zu einem Problem. So tauchen ständig Benachrichtigungen und Warnungen von verschiedenen Tools und aus unterschiedlichen Projekten auf, so dass es den Mitarbeitenden schwerfällt, ihre Kommunikation zu managen. Laut einer Umfrage des Tool-Anbieters Asana nutzen Knowledge Worker durchschnittlich neun Apps pro Tag, Gartner schätzt sogar, dass es elf sind. Die Softwareanbieter haben das erkannt und versuchen, Produktivitäts- und Collaboration-Apps stärker zusammenzuführen.
Ein Beispiel dafür ist Google Workspace. Es bietet die Möglichkeit, ein schnelles Video-Meeting in direktem Zusammenhang mit einem bestimmten Dokument, einer Tabelle oder einer Präsentation zu starten. Microsoft hat die Realtime-Kommunikation in Tools wie Excel eingebettet und macht Teams-Unterhaltungen direkt aus seinen CRM- und ERP-Produkten der Dynamics-365-Reihe möglich.
Synchrone und asynchrone Zusammenarbeit verbinden
Wenn Teams zusammenarbeiten wollen, brauchen sie eine synchrone Kommunikation in Echtzeit, beispielsweise ein Meeting oder einen (Video-)Call. Doch das ist nicht die einzige Möglichkeit zu kommunizieren, das Interesse an asynchroner Kommunikation hat in den letzten Jahren zugenommen. Dahinter verbirgt sich die zeitversetzte Aufnahme von Nachrichten. E-Mail ist das prominenteste Beispiel.
In letzter Zeit sind aber auch neue Tools, etwa kurze Video-Snippets, populär geworden. Chat-Tools wie Slack, Teams oder Zoom können indes nach Belieben entweder synchron oder asynchron verwendet werden. Die Zunahme von Remote Work hat allerdings den Bedarf an Tools und Prozessen erhöht, die eine zeitversetzte Zusammenarbeit in unterschiedlichen Geschwindigkeiten ermöglichen. Das ist etwa der Fall, wenn Menschen in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Dann ist eine gute asynchrone Kommunikation besonders wichtig.
Sie eignet sich aber auch für Teams, die in räumlicher Nähe zusammenarbeiten und - je nach Aufgabe oder Projekt - unterschiedliche Arbeits- und Kommunikationsstile bevorzugen. Dann kommt es darauf an, dass alle Beteiligten damit umzugehen wissen. "Die Unternehmen haben zwar die Tools, aber es ist nicht sichergestellt, dass die Mitarbeiter sie im richtigen Moment für die richtige Aufgabe nutzen", sag Phillips