Eine gute Zusammenarbeit am Arbeitsplatz führt bekanntlich zu besseren Problemlösungen, Projekterfolgen und im besten Fall zu mehr individueller Produktivität. Collaboration-Tools können dabei unterstützen, und momentan entwickeln sich die Angebote in großen Sprüngen weiter. Von E-Mail-Systemen über Chat-Apps bis hin zu Plattformen für Videokonferenzen steht den Unternehmen eine breite Auswahl zur Verfügung. Zudem sind Collaboration-Funktionen in immer mehr Produktivitäts-, Projekt-Management- und Geschäftsanwendungen integriert.

Für Endanwender bringt das Herausforderungen mit sich: Es wird für sie schwieriger, den Überblick zu behalten. Auf immer mehr Kanälen wird gesendet, überall müssen sie sich anmelden und zeigen. Auch die Admins stoßen an ihre Grenzen, wenn es gilt, die Vielzahl von Anwendungen bereitzustellen, zu verwalten und die User zu schulen. Letztere brauchen oft Unterstützung, wollen sie die Apps optimal nutzen.

Generative AI mischt Collaboration-Markt auf

In den vergangenen Monaten hat zudem generative KI den Markt kräftig aufgemischt. Die Analysten des Finanzdienstleisters UBS erklärten, ChatGPT sei die am schnellsten wachsende Verbraucher-App aller Zeiten, im Januar seien bereits durchschnittlich 13 Millionen Nutzer pro Tag verzeichnet worden. Viele Unternehmen experimentieren inzwischen damit - sei es beim Verfassen von Berichten und E-Mails oder beim Schreiben von Softwarecode.

Microsoft, Google und Slack haben damit begonnen, große Sprachmodelle (Large Language Models = LLMs) in ihre Produkte zu integrieren. Den Nutzern werden enorme Verbesserungen in Sachen Produktivität und Zusammenarbeit versprochen. "Ungeachtet des derzeitigen Hypes dürfte generative KI einen enormen Einfluss auf die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen haben", prophezeit Raúl Castañón-Martínez, Senior Analyst bei 451 Research.

Beispielsweise können KI-Assistenten herangezogen werden, um Meeting-Ergebnisse zusammenzufassen oder formelle E-Mails in Sekundenschnelle zu verfassen. "Generative AI wird zu einem virtuellen Kollegen, von dem Sie gar nicht wussten, dass Sie ihn einmal brauchen könnten", prophezeit Wayne Kurtzman, Research Vice President für Social, Communities und Collaboration beim Marktforschungsunternehmen IDC.

"Jede kollaborative Anwendung wird über kurz oder lang auf KI zurückgreifen", sagt der Analyst. Es folgt die obligatorische Warnung: Generative KI sei anfällig für Ungenauigkeiten, Verzerrungen und Plagiate, es müssten noch etliche Schwächen behoben werden. Außerdem gibt es noch viele Fragen zu Datensicherheit, Souveränität und Governance bei der Anwendung von LLMs auf Gesprächsdaten von Mitarbeitern, so Kurtzman.

Unternehmen analysieren Collaboration der Mitarbeiter

Zu den heißen Trends im Collaboration-Umfeld gehört die Analyse der Zusammenarbeit. Wo Menschen digitale Tools verwenden, lässt sich nachvollziehen, wer wann mit wem gesprochen hat. In Deutschland dürften Datenschützer und Betriebsräte an dieser Stelle ein Wörtchen mitreden wollen , doch internationale Konzerne sehen einen Vorteil darin, Daten auszuwerten, die auf Muster der Zusammenarbeit schließen lassen. Das kann etwa die Anzahl der gesendeten Nachrichten oder der besuchten Meetings betreffen. So können beispielsweise Kommunikationsengpässe im Unternehmen aufgedeckt werden.

"Wir sehen immer mehr Diskussionen darüber, wie sich das Level der Zusammenarbeit aussagekräftig messen lässt", sagt Shimrit Janes, Knowledge Director bei der Beratungsfirma Digital Workplace Group (DGW). So würden via Outlook und Teams generierte Daten verwendet, um zu verstehen, wer mit wem zusammenarbeitet. "Beispielsweise lässt sich auch das E-Mail-Aufkommen mit dem vergleichen, was in Microsoft Teams passiert", sagt Janes. Das könne interessant sein, wenn Unternehmen möchten, dass aus Zeitgründen in Teams und nicht mit E-Mails gearbeitet wird. Auch lasse sich herausfinden, wo Trainings- oder Coaching-Bedarf bestehe.

Das Thema sei heikel, räumt Janes ein, viele Trends ließen sich aber auch mit anonymisierten Daten aufspüren. Vor allem Daten über die Zusammenarbeit von Mitarbeitern müssten sensibel, respektvoll und gesetzeskonform behandelt werden. Auch sollten Erhebungen etwa zur Anzahl der gesendeten E-Mails oder Teams-Nachrichten keinesfalls herangezogen werden, um die Mitarbeiterproduktivität zu messen. "Überwachungstechnologien können sich negativ auf die Zusammenarbeit und Produktivität der Menschen auswirken", so die Expertin. Es müsse für alle transparent sein, welche Daten für welche Zwecke herangezogen würden.