Microsoft: Viele E-Mail-Innovationen rund um Office 365

Microsoft ist mit einem Marktanteil von 64,6 Prozent 2013 am weltweiten Markt für E-Mail-Applikationen laut IDC der absolute Platzhirsch in diesem Bereich. Im Zusammenhang mit Office 365 bietet die E-Mail-Komponente Exchange Server mit Outlook Web Access als Client und damit verbundene Kommunikations-Applikationen neue Möglichkeiten, die E-Mail-Flut gerade im geschäftlichen Umfeld besser zu beherrschen. »Um die digitale Kommunikation und E-Mail-Nutzung effizient zu gestalten, vernetzt Microsoft die verschiedenen Kommunikationstools stärker miteinander und macht sie intelligenter. Außerdem entwickeln wir Lösungen, um die Dokumentenbearbeitung für den Einzelnen und für Gruppen zu vereinfachen, so dass sich das E-Mail-Aufkommen hierfür reduziert«, berichtet Peter Fischer, Group Manager Business Productivity von Microsoft.

Personalisiert auf den jeweiligen Nutzer von Office 365 hat Microsoft mit »Office Graph« eine interaktive Zusammenstellung der relevantesten Informationen entwickelt und im Frühjahr 2014 vorgestellt. Die Daten werden dabei aus der Kollaborationssoftware SharePoint, Microsoft Exchange, dem Unified Communications-Tool Lync (Skype for Business), dem sozialen Netzwerkdienst für Unternehmen Yammer und Office zusammengestellt und durch einen selbstlernenden Algorithmus aktualisiert. Mit einem Mausklick stellt Office Graph so auf der Nutzeroberfläche die relevantesten Informationen aus verschiedenen Netzwerken zusammen. Auf einen Blick soll so ersichtlich sein, welcher Kollege gerade an welchen Dokumenten arbeitet, welche Projekte vom Nutzer selbst erstellt, kommentiert oder weiter empfohlen wurden. Über den neu vorgestellten Delve-Client (Codename Oslo) erhält der Anwender proaktiv Dokumente und Informationen, die zu seiner aktuellen Arbeit passen.

Mit »Clutter« hat Microsoft Ende März 2014 eine weitere Applikationen für Outlook Web Access innerhalb Office 365 vorgestellt, die mittels künstlicher Intelligenz für weniger E-Mails sorgt. Cluttern bedeutet, dass Outlook Web Access auf Basis des Nutzerverhaltens intelligent lernt und die Prioritäten im Postfach sortiert.

Um beispielsweise im Team Präsentationen gemeinsam vorzubereiten oder lange Teilnehmerlisten für Veranstaltungen zu aktualisieren, gibt es häufig Probleme mit dem Verschicken, Bearbeiten und Erkennen von Änderungen und aktuellen Versionen in Dokumenten, die per E-Mail-Anhänge umher geschickt werden. Dies will Microsoft mit »Enhanced Document Collaboration« fortan vermeiden. Dabei können die Projekt-Beteiligten parallel an einem Dokument in der Cloud arbeiten, das automatisch immer auf dem aktuellsten Stand ist.

Weiterer wichtiger Baustein, um das Bearbeiten von Dokumenten und letztlich auch die Kommunikation zu erleichtern, ist das Bestreben von Microsoft die Office-Komponente auf allen - auch Microsoft-fremden - Betriebssystemen in voller Funktionalität und Qualität anzubieten. So ist Office 365 unabhängig von einzelnen Plattformen automatisch für fünf verschiedene Geräte zu verwenden. Ein Schritt zur Plattformunabhängigkeit stellt die Unterstützung der Android-Plattform durch Outlook Web Access dar, auch iPhone und iPad werden neben Windows-Plattformen bereits unterstützt.