Regel 3: Delegieren Sie Aufgaben.
Machen Sie deutlich, dass die Teammitglieder nicht nur für die Ausführung ihrer Arbeitspakete, sondern bereits viel früher Zuständigkeit und Verantwortung übernehmen. Binden Sie die Einzelnen bereits in die Planung mit ein, das motiviert stark. Denn die Teammitglieder sind die Fachleute, nicht Sie. Als Projektleiter sind Sie nicht der fachliche Problemlöser, sondern der Koordinator der Experten. Mit anderen Worten: Die Teammitglieder sind für das "Was" verantwortlich, der Projektleiter für das "Wie".
Lassen Sie Ihren Leuten bei der Planung und Durchführung ihrer Fachaufgaben freie Hand. Machen Sie nicht den Fehler, sich einzumischen, etwa weil Sie selber ein Fachmann auf dem betreffenden gebiet sind. Widerstehen Sie dieser Versuchung und lernen Sie auch dort zu delegieren. Denn Einmischung demotiviert.
Regel 4: Betreiben Sie aktive Kommunikation.
Basis jeder erfolgreichen Teamarbeit ist, dass jeder immer gut über alles informiert ist. Berufen Sie regelmäßige Meetings ein, bei denen die Arbeitsfortschritte und besprochen werden und Anregungen auf den Tisch kommen. Information bedeutet darüber hinaus Motivation: Wer umfassend über alles informiert wird, was für das Projekt insgesamt relevant ist - auch wenn er vielleicht nicht jede dieser Informationen für sein Arbeitspaket bräuchte --, fühlt sich ernst genommen und aufgewertet.
Regel 5: Geben Sie Anerkennung.
Ein besonderer Motivationsfaktor ist Lob. Loben Sie deshalb so oft wie möglich - nicht nur das Arbeitsergebnis, sondern auch den Arbeitseinsatz: Auch wenn das Arbeitsergebnis vielleicht nicht so gut war, ist zumindest der Einsatz des Mitglieds anerkennenswert. Sprechen Sie Anerkennung immer ohne Zeitverzögerung aus, ein "Global-Lob" am Projektende genügt nicht. Ein kleines Dankeschön zwischendurch macht Freude und erhöht dadurch die Motivation.
Richten Sie Ihr Lob immer an die Person und nicht an die Handlung. Sagen Sie zum Beispiel nicht: "Der Computer von Herrn X ist gut instandgesetzt worden", sondern: "Herr Müller, das haben Sie gut gemacht". Zeigen Sie dabei auch Ihre eigenen Gefühle, indem Sie zum Beispiel sagen: "Ich weiß, dass ich mich auf Sie verlassen kann". Jemand anderem Einblick in die eigenen Emotionen zu geben ist der beste Weg, Anerkennung auszusprechen.
- Die 10 größten Probleme im Projekt-Management
Zu viele IT-Projekte sind nicht erfolgreich. Woran liegt es, dass die meisten Vorhaben anders laufen als gedacht? Und was ist dagegen zu tun? - Projektziele unklar
Verfassen Sie einen Projektauftrag, in dem die Ziele des Projekts schriftlich fixiert sind. Sprechen Sie diesen mit Ihrem Auftraggeber durch, und lassen Sie ihn unterschreiben. Unklarheiten sollten sofort beseitigt werden. - Zeitvorgaben unrealistisch
Oft macht das Management großen Druck, das Projekt in einem viel zu eng bemessenen Zeitraum durchzupeitschen. Zeigen Sie Alternativen auf, mit denen sich wirklich Zeit einsparen lässt, zum Beispiel durch Verzicht auf weniger wichtige Features. Machen Sie keine Zusagen, wenn der vorgegebene Termin absehbar nicht zu halten ist. - Mangelnde Abstimmung
Wer ist interessiert, betroffen und beteiligt? Wenn Sie diese Frage im Hinterkopf behalten, haben Sie schon alle Personen versammelt, die Sie im Rahmen Ihres Stakeholder-Managements berücksichtigen müssen. Stimmen Sie sich frühzeitig ab, informieren Sie offensiv über Ihr Vorhaben. - Fehlerhafte Kommunikation
Kommunizieren Sie zielgruppengerecht. Nicht jeder muss alles immer sofort wissen. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Medien, und prüfen Sie, wie Sie die andere Person am wirkungsvollsten erreichen - per E-Mail, Telefon oder am besten immer noch in einem persönlichen Gespräch. - Überlasteter Projektleiter
Delegieren Sie als Projektleiter Ihre Aufgaben. Geben Sie Verantwortung an andere Teammitglieder ab und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Führungsaufgaben. Das schafft Freiräume und stärkt die Motivation Ihrer Kollegen. Wenn es das Projektbudget zulässt, führen Sie ein Projekt-Management-Office ein - Unrealistisscher Budgetrahmen
Ähnlich wie die Zeit ist auch das Geld häufig ein knappes Gut. Entwickeln Sie frühzeitig Szenarien, mit denen der Budgetrahmen gehalten werden kann, und vermeiden Sie es, Ihren Auftraggeber mit monatlich wiederkehrenden Forderungen nach Budgeterhöhungen zu frustrieren. - Schlampige Feinplanung
Phasen- und Meilensteinplanung sind ein guter Start, aber eine effiziente Planung hört damit noch nicht auf. Beschreiben Sie einzelne Arbeitspakete, und ordnen Sie ihnen Verantwortliche zu. Formulieren Sie alle Tätigkeiten aus, die innerhalb der Arbeitspakete zu erledigen sind. - Holpriges Berichtswesen
Halten Sie den Aufwand für das Reporting gering, um Ihre Mitarbeiter nicht mit dem Schreiben von Statusberichten zu nerven. Fragen Sie nur die wirklich wichtigen Daten ab, und entnehmen Sie so viele Steuerungsinformationen wie möglich aus bestehenden IT-Systemen wie SAP oder Projektplänen. - Fehlende PM-Methodik
Sorgen Sie für eine sauber aufgesetzte Methodik, wie Sie Ihr Projekt planen und steuern. Damit haben Sie schon viel gewonnen. Das Wissen können Sie in Kursen, beispielsweise bei der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement), erwerben - oder mit einem externen Dienstleister einkaufen.
Dr. Renate Oettinger ist Diplomkauffrau und Fachautorin in München.