In Projektteams arbeiten in der Regel Mitarbeiter verschiedener Abteilungen eines Unternehmens zusammen, etwa aus den Bereichen Einkauf, Produktion, Marketing, EDV und Rechnungswesen. Das gilt sowohl für "offiziell" ernannte Projektteams als auch für die Zusammenarbeit unterschiedlicher Fachleute im Rahmen inoffizieller Projekte.
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Diese Besonderheit prägt auch die Arbeit eines Projektmanager oder Projektleiters: Er ist für das Ergebnis verantwortlich, sieht sich aber der Schwierigkeit ausgesetzt, ein Team führen zu müssen, ohne der fachliche Vorgesetzte der Teammitglieder zu sein - er führt ohne Weisungsbefugnis. In der Praxis funktioniert Führen ohne Weisungsbefugnis gut, wenn Sie als Projektmanager oder Projektleiter folgende fünf Regeln beachten:
Regel 1: Begeistern Sie Ihr Team für das Projekt.
Geben Sie den Teammitgliedern eine Vision, ziehen Sie sie mit. Zeigen Sie ihnen, welche Vorteile die Teamarbeit für das Unternehmen, aber auch für jeden Einzelnen persönlich hat. Bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie aufzeigen, dass das Projektziel realistisch ist. Geben Sie jedem Teammitglied, unabhängig von seiner Funktion, das Gefühl, wichtig zu sein.
Dies gelingt, indem Sie ihm seinen persönlichen Beitrag zum Teamerfolg deutlich machen. Betonen Sie immer wieder aufs Neue die Gemeinsamkeit der Arbeit: die gemeinsame Anstrengung, das gemeinsame Ziel, die gemeinsame Verantwortung. Jeder muss wissen, dass nur das Team als Ganzes gewinnen kann, nicht der Einzelne, und sei er fachlich auch noch so gut. Das Ganze funktioniert aber nur dann, wenn Sie selber voll und ganz hinter Ihrem Projekt stehen und von seinem Erfolg überzeugt sind.
Regel 2: Sorgen Sie für eine gute Arbeitsatmosphäre.
Ein gutes Arbeitsklima lässt sich nur herstellen, wenn die Zusammenarbeit offen und ehrlich ist. Alle - wirklich alle - Probleme müssen auf den Tisch, alle Meinungsverschiedenheiten müssen offen ausgetragen werden. Das heißt nicht, dass Sie versuchen sollten, unterschiedliche Meinungen zu unterdrücken - dies würde Ihnen ohnehin nicht gelingen, denn es ist normal und unvermeidlich, dass es verschiedene Ansichten zu einem Thema gibt.
Ausschlaggebend ist, wie man mit ihnen umgeht. Jeder unterschwellige Konflikt verschlechtert das Klima und demotiviert die Beteiligten sowie das Team als Ganzes. Deshalb dürfen Sie nicht zulassen, dass Probleme "abtauchen".
- Spielregeln für das Projekt-Team
Diese Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung. - Projektauftrag klar definieren
Der Projektauftrag ist das A und O der Projektdurchführung. Er bildet die Grundlage für die Abnahme der Projektergebnisse und damit den Projekterfolg! - Projekt in steuerbare Arbeitspakete schneiden
In jeder Phase des Projekts den Überblick bewahren. - Betroffene zu Beteiligten machen
Ein offenes Ohr für die Projektbeteiligten erhöht die Akzeptanz der zukünftigen Nutzer. - Projekt(kern)team klein halten
Auch bei der Durchführung eines Projektes gilt: Zu viele Köche verderben den Brei. - Umgang mit Change Requests definieren
Hinterfragen Sie Änderungswünsche während der Projektdurchführung kritisch und prüfen Sie sie auf ihre Sinnhaftigkeit. - Abnahme-Prozess formalisieren
Keine Kritik ohne Verbesserungsvorschlag: Ein Feedback-Formular mit Pflichtfeld "Verbesserungsvorschlag" sorgt für Konstruktivität im Feedback-Prozess. - Projektmanagement leben
Kommunikation, Kommunikation und nochmal Kommunikation! - Management of Change: „Hypercare“ einplanen
Ein speziell hierfür ernannter Ansprechpartner hilft über Probleme und Sorgen in den ersten Tagen nach der Systemeinführung hinweg. - Übergabe in den Betrieb sicherstellen
Eine geregelte Übergabe ermöglicht den reibungslosen Betrieb des IT-Systems. - Lessons Learned
Die Erfahrungen sollten am Ende eines Projekts zusammengetragen werden, um für die nächsten Projekte zu lernen.