Outlook 2013 - Besprechungen richtig absagen
Der Umgang mit Besprechungen und Besprechungsserien gehört zum Alltag im Outlook-Tagesgeschäft. Wer Meetings nicht korrekt absagt, erntet meist Missmut von den Teilnehmern. Und wer Besprechungsserien einfach löscht, verliert unter Umständen wichtige Daten.
Das aus der Vergangenheit bekannte Pingpong-Spiel zwischen Einladungen und Absagen zu Besprechungen ist mit den neuen Versionen von Exchange und Outlook zwar meist vorbei, dennoch kommt es immer wieder zu ungewollten Effekten, wenn Besprechungen nicht richtig abgesagt werden. Wenn sich Teilnehmer per Stille Post darüber verständigen müssen, ob im Outlook-Kalender vorhandene Meetings nun tatsächlich stattfinden oder nicht, führt sich jedes Besprechungs-Tool selbst ad absurdum.
Im einfachsten Fall gilt es, eine einzelne Besprechung abzusagen. Ein Meeting canceln kann immer nur derjenige, der es auch einberufen hat. Wechseln Sie dazu im Kalender auf die entsprechende Besprechung, und wählen Sie aus dem Kontextmenü oder dem Menü Besprechung absagen. Es empfiehlt sich in jedem Fall, einen kurzen Text einzugeben, warum die Besprechung abgesagt wurde. Klicken Sie nun auf Absage senden, und die eingeladenen Teilnehmer der Besprechung bekommen die Absage überstellt, und das Meeting wird als abgesagt gekennzeichnet. Die Besprechung wird inklusive Notizen und Anlagen gelöscht.
- Besprechungen in Outlook absagen
Im Kontextmenü finden Sie die Option um eine angesetzte Besprechung abzusagen. Wenn Sie dies auswählen ... - Besprechungen in Outlook absagen
... können Sie eine Nachricht für die Teilnehmer eingeben und die Absage senden., - Besprechungen in Outlook absagen
Wählen Sie eine Besprechung aus einer Besprechungsserie an, können Sie auswählen, ob Sie den einzelnen Termin oder die ganze Serie absagen wollen. - Besprechungen in Outlook absagen
Für Besprechungsserien empfiehlt sich folgender Weg, damit Notizen und Anlagen bereits absolvierter Sitzungen erhalten bleiben. Klicken Sie doppelt auf einen Termin der Serie und wählen Sie dann die Option "Die gesamte Serie". - Besprechungen in Outlook absagen
Wählen Sie nun aus dem Menü Besprechungsserie den Serientyp. - Besprechungen in Outlook absagen
Setzen Sie ein neues Enddatum, so dass die Serie beendet wird. - Besprechungen in Outlook absagen
Auch hier können Sie den Teilnehmern mit dem Senden der Absage eine Nachricht zukommen lassen.
Bei Besprechungsserien kommt es bei der Absage darauf an, ob Sie ein einzelnes Meeting oder die ganze Serie absagen möchten. Wenn Sie auf einer Besprechung einer Besprechungsserie im Kontextmenü auf Besprechung absagen wechseln, können Sie wählen, ob Sie eine einzelne Besprechung oder die ganze Serie absagen möchten. Beachten Sie: Wenn Sie die Serie löschen, werden alle Tagesordnungen, Notizen und Anlagen gelöscht werden. Daher empfiehlt sich bei Serien unter anderem folgende Vorgehensweise:
Möchte man eine bestehende Besprechungsserie absagen, von der bereits einige Termine stattgefunden haben, empfiehlt es sich, eine Besprechungsaktualisierung mit neuem Enddatum zu versenden. Dies hat nämlich zur Folge, dass die Tagesordnungen, Notizen und Anlagen, die vom Einladenden oder von Teilnehmern zu den vergangenen Besprechungen im Kalender gespeichert wurden, erhalten bleiben.
Wechseln Sie hierfür in den Outlook-Kalender und klicken doppelt auf eine Besprechung der Besprechungsserie. Wählen Sie in dem erscheinenden Dialog die Option Die gesamte Serie. Wählen Sie dann im Menü unter Besprechungsserie das Symbol Serientyp. Im folgenden Fenster geben Sie unter Seriendauer ein neues Enddatum ein. Bestätigen Sie mit OK, geben im folgenden Fenster eine Nachricht für die Teilnehmern ein und versenden die Absage.
Produkte: Dieser Tipp funktioniert mit Outlook 2013.