Viele IT-Abteilungen finden sich derzeit in einer schwierigen Situation wieder: Auf der einen Seite sehen sie sich mit den Vorwürfen der Fachbereiche konfrontiert. Nach ihrer Ansicht verursacht die IT lediglich Kosten, trägt aber nicht zur Wertschöpfung bei und unterstützt die Kollegen aus Entwicklung, Produktion und Co. nur widerwillig. Andererseits weist das Management den IT-Abteilungen immer häufiger eine neue Rolle zu. Da die IT als einzige Einheit im Unternehmen mit allen übrigen Bereichen verbunden ist, soll sie künftig viel gezielter zur Entwicklung der gesamten Organisation beitragen. Die zunehmende Digitalisierung sorgt dabei für eine zusätzliche Dynamik.

Lean-Prinzipien sind neues Credo

Der Druck auf die IT-Abteilungen ist also hoch. Wollen sie das Vertrauen der Fachbereiche zurückgewinnen und die neuen Aufgaben gewachsen sein, sollten sie sich nach unserer Einschätzung dringend an Lean-Prinzipien orientieren - so wie es in der Produktion in vielen Unternehmen seit Jahren tägliche Praxis ist. Zwei Aspekte sind dabei besonders wichtig: die Kundenorientierung erheblich zu steigern und eigene Verschwendungen systematisch zu beseitigen.

Eine stärkere Orientierungen an den Kunden - also an den Fachbereichen - würde beispielsweise bedeuten, dass die IT als engagierter Berater im eigenen Unternehmen auftritt, von sich aus den Einsatz innovativer und mehrwertstiftender Technologien anregt, konsequent Optimierungspotenziale aufdeckt und einen auf Kennzahlen basierenden kontinuierlichen Verbesserungsprozess vorantreibt.

Wichtig wäre auch, bei den Fachbereichen das Verständnis für IT-Themen zu steigern: etwa mit einem kosten-nutzen-orientierten Business-IT-Alignment, einer gemeinsamen Themenlandkarte oder einer visuellen Aufbereitung von IT-Themen für Nicht-IT-Kollegen. All das wirkt sich positiv auf die Außenwirkung der IT-Abteilungen aus. Nach innen wirken dagegen alle Bemühungen, die Verschwendungen systematisch zu vermeiden. Das beginnt damit, die eigene Arbeit an strategischen Zielen auszurichten und mithilfe von KPI zu steuern. Werden dabei ineffiziente Abläufe erkannt, sollten diese klar benannt und dann rasch umgestaltet werden. Die Verantwortung dafür übernehmen im besten Fall alle Mitarbeiter der Abteilung - so wie auch alle einer Innovationskultur leben.

Zwei Säulen der IT-Strategie

Ein solches Idealbild lässt sich schnell zeichnen. Es zu realisieren, benötigt allerdings Zeit und setzt eine ausdifferenzierte Strategie voraus - eine Strategie, die auf zwei Säulen fußt. Erstens sollten Unternehmen eine für sich optimale Organisation der IT anstreben - hier geht es um strukturelle Aspekte wie die Formen der Zusammenarbeit mit den Fachbereichen oder den Einsatz von Kennzahlen, um die Leistung systematisch zu bewerten.

Zweitens sollte es das Ziel jedes Unternehmens sein, das perfekt zum eigenen Bedarf passende IT-Portfolio aufzubauen - die Unternehmensarchitektur als Zusammenspiel von fachlichen Prozessen, Anwendungen und Infrastruktur ist dafür in den Blick zu nehmen. Erreichen lässt sich das für beide Säulen mit einer Fit-Gap-Analyse: Erfassung der Ist-Situation, Abgleich mit der Soll-Situation, Formulierung und Priorisierung von Aktivitäten, mit denen sich bestehende Diskrepanzen beseitigen lassen. Als Orientierung für diese Aufgabe haben wir bei MHP zwei Modelle entwickelt, die alle relevanten Facetten zusammenführen, logisch miteinander verbinden und entlang von Lean-Kriterien bewerten.