Grob definiert, beschreibt Collaboration eine Sammlung von Lösungen, mit denen Teams gemeinsam an Projekten arbeiten können. Da es keine Standardlösung für alle Zwecke gibt, sollte der Anwender die jeweiligen Produkte genau vergleichen.

Oft hat man inzwischen die Wahl zwischen einer lokalen Installation oder einem Cloud-Angebot - mit entsprechenden Vor- und Nachteilen. Bei einem Cloud-Dienst muss man sich beispielsweise weder um Installation noch um die Wartung kümmern. Zudem kann man ihn meist flexibel buchen. Ein verbreitetes Problem der Cloud-Dienste ist allerdings, dass sie als Datensilos konzipiert sind. Informationen lassen sich häufig nur relativ schwer aus den Diensten exportieren und in anderen Programmen verwenden.

Lokale Installationen haben dagegen den Vorteil, dass sie sich sehr gut an die spezifischen Bedürfnisse anpassen lassen. Ihr Nachteil liegt im Arbeitsaufwand: Die Teams müssen die jeweiligen Installationen in ihre Nutzerverwaltung integrieren, Updates einspielen und darauf achten, dass keine sensiblen Daten das Firmensystem verlassen.

Der alte Handwerkerspruch "Hat man einen Hammer, sieht alles aus wie ein Nagel" lässt sich auch auf den Collaboration-Einsatz übertragen. In der Praxis bedeutet das: Nicht jedes Tool lässt sich auch wirklich für die jeweilige Aufgabe nutzen oder löst ein Problem optimal. Die Folge: Die Anwender werden solche Tools nicht ausnutzen und im schlimmsten Fall gar nicht annehmen.

Deshalb sollte vor der Entscheidung für ein Tool das zu lösende Problem genau analysiert werden. Und wenn sich die Anforderungen im Projektverlauf ändern, dann ist erneut zu evaluieren. Die Ergebnisse sollten mit den betroffenen Nutzern ausgewertet werden. Wichtig ist dabei, auch die IT-Affinität der Nutzer zu bewerten. Je komplexer ein Programm ist, desto höher muss der Vorteil für den einzelnen Nutzer sein - nur dann wird er sich wirklich damit beschäftigen.