2. Organisatorische Integration von IT und TK vorantreiben
Ein weiterer Vorteil softwarebasierter TK-Lösungen liegt darin, dass sie IP-basiert sind, und damit für IT und TK eine gemeinsame Infrastruktur genutzt werden kann. Das spart Hardware- und Administrationskosten. Von diesem Vorteil profitieren in Deutschland bereits knapp 40 Prozent der größeren Unternehmen, die in 2008 ein gemeinsames IP-Netz für Daten und Sprache nutzten.
Dennoch sind IT und TK in vielen Unternehmen organisatorisch noch weit voneinander entfernt - allen Beschwörungen der Konvergenz von IT und TK zum Trotz. So ist die TK-Infrastruktur schlimmstenfalls noch neben Wasser und Heizung im Facility-Management angesiedelt und bestenfalls in die IT-Abteilung integriert. In den meisten Unternehmen steht aber die partnerschaftliche und gleichwertige Zusammenarbeit von IT- und TK-Experten noch aus.
Damit verschenken die Unternehmen auch hier Potenzial: zum einen durch eine gemeinsame ITK-Abteilung Kosten zu senken und zum anderen die gebündelte Kompetenz von IT- und TK-Experten für eine echte Steigerung der Prozesseffizienz in den Fachabteilungen zu nutzen.
3. Zentralisieren
Die organisatorische Zusammenlegung von IT und TK hat einen weiteren Vorteil: Sie schafft die Voraussetzungen für eine kosteneffiziente Zentralisierung der TK-Administration.
Während nämlich Shared Services in der IT bereits ein alter Hut sind und kaum ein Unternehmen für jede Niederlassung eine eigene IT-Abteilung betreibt, verfügt häufig noch jeder einzelne Standort über eine eigene TK-Anlage. Mit einem Umstieg auf IP-basierte Lösungen kann die TK-Administration zentralisiert und den verschiedenen Standorten als Shared Service zur Verfügung gestellt werden. Das spart nicht nur Administrationskosten, sondern auch Gesprächsgebühren, wenn Telefonate zwischen den Standorten nicht mehr über das öffentliche Telefonnetz, sondern über ein firmeninternes WAN geroutet werden.
Zudem erhöhen Shared Services die Flexibilität und Agilität. Denn die Administration kann schnell und flexibel auf Organisationsveränderungen reagieren, zum Beispiel bei der Integration neuer beziehungsweise der Auslagerung bestehender Geschäftsbereiche oder bei der Zusammenlegung von organisatorischen Einheiten.