2013 hat Bosch das Projekt gestartet, "und nicht die Technik, sondern den Anwender in den Mittelpunkt aller Überlegungen gestellt", wie Deutschmann sagt.

In einer Trendanalyse hat das Projekt-Team zunächst Benutzer- und Zielgruppe identifiziert und dann die Frage geklärt: Welches sind die Anforderungen an den Arbeitsplatz der Zukunft? Es wurden Mitarbeiter befragt, Ergebnisse konsolidiert, Workshops organisiert. Daraus wurde eine Lösung konstruiert, an vier Standorten eine Testumgebung installiert und Mitarbeiter eingeladen, diese auszuprobieren. Aufgrund dieser Erkenntnisse wurde diese Lösung optimiert und am 6. Juli diesen Jahres damit begonnen, die ersten Next Generation Workplaces aufzubauen, beginnend in Malaysia und Nordamerika.

"Für die Wahl der Standorte waren verschie­dene Gründe ausschlaggebend, unter anderem ausreichend Netz-Bandbreite", begründet Deutschmann. Vor dem Roll-out hat Bosch Kurse für die Mitarbeiter angeboten, zum Beispiel Webinare, Info-Sessions, Trainings-Videos oder Web-based-Trainings. Einfach nur die Technik zu installieren, wäre vergebene Mühe.

Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO, Stuttgart, war Projektpartner und hat beraten, Ergebnisse ausgewertet und Workshops mit Best-Practice-Beispielen organisiert. Josephine Hofmann leitet im IAO das Competence Center Business Performance Management.

Sie ist zuversichtlich, dass sich trotz noch einer gewissen Zurückhaltung in vielen Unternehmen, diese Form der Arbeit durchsetzen wird - auch bei Kleinen: "Selbst in mittelständischen Unternehmen mit unterschiedlichen Standorten lohnt sich kollaboratives Arbeiten." Nach Hofmanns Meinung seien die Systeme allerdings noch zu komplex. "Deshalb muss man Mitarbeiter intensiv schulen, auch um ­Akzeptanz zu schaffen." Nur dann machen viele mit, was auch der Sinn der Sache ist: Wissen teilen.

Nachholbedarf in puncto Wissens-Management

Die Suche nach Informationen kostet Zeit. Dennoch haben sich Wissensdatenbanken bisher nicht flächendeckend durchgesetzt. Nur jeder Vierte greift bei der Recherche darauf zurück. Die meisten suchen Hilfe bei Kollegen (60 Prozent) und im Internet (56 Prozent). Auch bei der Kommunika­tion favorisieren Mitarbeiter das persönliche Gespräch (74 Prozent) dicht gefolgt von der E-Mail (68 Prozent) und - mit deutlichem Abstand - dem Telefon (48 Prozent).

Völlig abgeschlagen sind hingegen Collaboration Tools: nur jeder Fünfte nutzt sie, um sich mit Kollegen auszutauschen. Das sind Ergebnisse der "Wissens-Management Umfrage 2015" der Zeitschrift Wissensmanagement in Zusammenarbeit mit dem Steinbeis-Beratungszentrum Wissens-Management im April 2015. Befragt wurden rund 400 Fach- und Führungskräfte.