Was zunächst die Entwicklungsprozesse in Softwareunternehmen neu befruchtete und dann vor allem als neues Prinzip in der Projektrealisierung zu einem Siegeszug angetreten ist, hat inzwischen auch die Unternehmensorganisationen erreicht: Agilität heißt die neue Idee, mit der Organisationen ihre Prozesse verschlanken, Produktentwicklungszyklen verkürzen, mehr Flexibilität zeigen und vor allem schneller auf veränderte Anforderungen im Markt reagieren wollen.
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Insofern bedarf es einer hohen Agilität, die sich jedoch nicht über die traditionellen Organisationsstrukturen abbilden lässt. Dies zeigen auch die Erfahrungen bei den vermehrt nach agilen Methoden wie Scrum, Kanban oder DevOps realisierten Projekten. Die agilen Ansätze mit ihren Prinzipien wie Eigenverantwortlichkeit des Teams, kurze Entscheidungswege und interdisziplinäre Ausrichtung sind keine Modeerscheinung, sondern als Reaktion auf schwerfällige Organisationverhältnisse entstanden.
Ihren Mehrwert, etwa die beschleunigte Bereitstellung von Anwendungen oder Services, können diese Methoden nicht vollständig entfalten, wenn die Projekte in einem Umfeld von zentral geprägten Organisations- und Entscheidungsverhältnissen stattfinden. Weil die Projektzyklen bei den agilen Methoden mit in der Regel zwei bis drei Wochen wesentlich kürzer sind, müsste nach den bisherigen Grundsätzen bei jedem neuen Sprint ein Genehmigungs- und Einkaufsprozess für notwendige Ressourcen gestartet werden. Dies ist mit den Reaktionszeiten herkömmlicher Organisationen nicht zu bewerkstelligen. Zudem entspricht dies nicht dem Prinzip von selbstorganisierten Teams.
Deshalb reicht es nicht aus, die Prinzipien der Agilität nur auf die Projektwelt anzuwenden. Vielmehr muss die IT insgesamt einen Wandel hin zur flexiblen, schnell anpassungsfähigen, initiativ und kundenorientiert geprägten Organisation vollziehen. Erfolgte die Bereitstellung der IT-Leistungen bisher vielfach über isolierte IT-Funktionen, so verlangen digital lebende Unternehmen vernetzte Services und eine agile Bereitstellung von IT-Leistungen. Schlankere Budgetierungs- und Entscheidungsprozesse gehören ebenso dazu, wie eine neue Führungs- und Entscheidungskultur, um Bremseffekte in den Abläufen zu vermeiden.
ITIL muss teilweise neu gedacht werden
Die IT-Service-Management-Prozesse (ITSM) bilden heutzutage in den meisten IT-Unternehmen das Rückgrat des IT-Betriebes. Fast kein Unternehmen, welches nicht im IT-Service Management-Prozesse nutzt, um den Betrieb zu organisieren. Doch nun erhöht sich der Druck auf die Prozesse durch die agilen Trends in der Entwicklung. Deutlich mehr und schnellere Changes müssen durchgeführt werden, damit die Lösungen möglichst schnell vom Kunden genutzt werden können.
Notwendig ist demnach ein agiles IT-Service-Management, das flexibler mit veränderlichen Zielen und Rahmenbedingungen umgehen kann und stärker mit den Business-Bedürfnissen verzahnt ist. Es stellt damit die nächste Evolutionsstufe von ITSM dar, nachdem Ende der 1990-iger Jahre ein Wandel von der Funktions- zur Prozess- und Serviceorientierung begann. Seinerzeit wurde deutlich, dass selbst beste Informationstechnik nur einen begrenzten Nutzen erzielen kann, wenn ihrer Nutzung keine anforderungsgerecht gestalteten IT-Prozesse zugrunde liegen. Damit kam als Inbegriff der Prozessorientierung auch das Regelwerk ITIL (IT Infrastructure Library) ins Spiel.
Mit Agile ITSM als dem nächstem Entwicklungsschritt steht auch ITIL vor einem deutlichen Veränderungsdruck. Die IT-Service-Management-Prozesse bleiben weiterhin wesentlich für die Serviceerbringung. Sie bilden den Rahmen für die agile Welt, denn auch agiles Handeln benötigt einen festen Rahmen, in dem dann flexibler gehandelt werden kann.
In der bisherigen Form passen die ITSM-Prozesse aber nicht mehr zu den zukünftigen Anforderungen, weil die Unterstützung der agilen Welt nicht mit dem herkömmlichen Prozessdesign abgedeckt werden kann. So verlieren manche Abläufe ihren bisherigen Fokus oder wandeln sich. Beispielsweise der Prozess für das Capacity-Management: Wer Cloud-Services nutzt, insbesondere in Verbindung mit DevOps, der muss sich nicht mehr wie bisher die Frage stellen, ob und wie die notwendigen Kapazitäten zur Verfügung stehen, sondern vor allem die damit verbundenen Kosten im Auge haben.
- Prüfen von Anforderungen in agilen Projekten
Ohne die Priorisierung der Anforderungen des IT-Projekts drohen hohe Folgekosten in einzelnen Sprintphasen. - Verzögerungen durch exportierte Probleme
Neben dem Totalausfall eines Sprints gehören Verzögerungen zur Tagesordnung. Diese entstehen etwa bei unklar definierten Anforderungen, die eventuell im falschen Detaillierungsgrad vorliegen oder durch Überlastung des Product Owners verspätet priorisiert werden. - Zeitverluste durch fehlende Aufgabenzuordnung
Zunächst lassen sich nicht ausreichend gut definierte Anforderungen durch ohnehin erforderliche Routinearbeiten wie der Spezifikation technischer Anforderungen kompensieren. Später droht dagegen der Totalverlust ganzer Sprints. - Anforderungen treffen ungesteuert auf das Projektteam
Bei agilem Projektmanagement stehen viele Unternehmen noch immer auf der Bremse. Der Grund: Viele Projektverantwortliche müssen zusätzlich zu den Projektanforderungen weiterhin Aufgaben im Tagesgeschäft übernehmen. - Anforderungen laufen beim Product-Owner-Team zusammen
In einem Projektteam aus typischerweise sechs bis acht Mitarbeitern laufen alle Fäden beim Product Owner zusammen. Das Product-Owner-Team besteht aus maximal drei Personen. Der Product Owner managed alle an das Team herangetragenen Anforderungen. Das gilt sowohl vonseiten der Auftraggeber als auch der beteiligten Fach- und IT-Abteilungen sowie der Revision. Viele Unternehmen machen dabei den Fehler, Product Owner nicht ausreichend vom Tagesgeschäft freizuhalten.
Überhaupt stellen die Fokussierung auf Cloud, Virtualisierung und DevOps eine der zentralen Einflussfaktoren für agile ITSM-Verhältnisse dar: Virtualisierung und Cloud, weil sich damit Services für den Softwarebetrieb sehr flexibel einsetzen lassen, DevOps für ein schnelles und strukturiertes Bereitstellen von Lösungen.