-
Um alle Verträge in einem zentralen System zu verwalten, müssen Ablageorte, Speichersysteme und Datenbanken konsolidiert werden.
-
Die Erfassung von Meta-Daten wie beispielsweise Vertragsbeginn und -ende, Lieferdaten, Zahlungstermine, Vertragswert, bringt mehr Transparenz in die gespeicherten Vertragsdokumente. Das gilt insbesondere für ältere Verträge.
-
Reporting- und Analyse-Tools helfen der Geschäftsleitung dabei, schneller das zu finden, was sie sucht. Dafür sind Abfragen zu definieren und zu testen.
-
Ein digitales Vertrags-Management sollte in ERP-, CRM- und E-Procurement-Lösungen sowie in andere Business-Applikationen integriert werden.
Vertrags-Management-Software braucht zentrales Repository
Foto: Getty Images
Unternehmen, die eine Vertrags-Management-Lösung einführen wollen, müssen bei deren Auswahl einige wichtige Kriterien beachten. Das ist ein wichtiger Meilenstein in einem Vertrags-Managementprojekt. Sieben Tipps helfen dabei:
Erstens: Eine IT-Lösung für das digitale Vertrags-Management muss auf alle Arten von Verträgen anwendbar sein, auch wenn Unternehmen zunächst nur eine bestimmte Vertragsart im Fokus haben.
Zweitens: Die Lösung sollte, zum Beispiel durch Parametrisierung und Konfiguration (am besten ohne Programmierung), alle vertragsrelevanten Dokumente und Informationen im Vertragsprozess unterstützen. Dazu zählen beispielsweise Verträge, Vereinbarungen und Bedingungen, Gewährleistungen, Projekte, Angebote, Hypotheken, Darlehen, Versicherungen, geistiges Eigentum oder Lizenzen. Ebenso sollte die Anlage neuer Vertragstypen und der Aufbau durchgängiger End-to-End-Prozesse möglich sein.
Drittens: Ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg ist ein zentrales Repository, das komplexe Beziehungen mit allen vertraglichen Geschäftspartnern - etwa Kunden, Lieferanten, Vermittlern - abbildet. Ebenso von Bedeutung ist, dass sich Vertragshierarchien mit verschiedenen Niederlassungen und n:n-Beziehungen mit rollenbasierten Teilnehmern darstellen lassen, außerdem vertragsrelevante Zusatzinformationen.