12. Lernen aus Fehlern
Nobody is perfect, nicht alles in einem Projekt wird ablaufen wie geplant. Deshalb müssen Projektmanager mit Fehlern rechnen und mit Rückschlägen umgehen können. Alphatiere, die immer Recht haben wollen und ihre Fehler nicht erkennen, können auch nicht daraus lernen. "Integrität, Entschlussfreudigkeit, ein gutes Urteilsvermögen, Visionskraft und Vertrauen in die eigene Kompetenz" - das sind wichtige Merkmale guter Projektmanager, sagt Paul Dillon, Gründer von Dillon Consulting Services.
13. Effektiv kommunizieren
Gute Projektmanager sind Kommunikatoren. Das bedeutet nicht nur, dass sie hervorragende Moderatoren, Redner oder Autoren sind, sondern auch, dass sie zuhören können. Die besten Manager sind aktive Zuhörer. Sie verstehen nicht nur, was gesagt wird, sondern können es auch direkt in jeweiligen Kontext einordnen.
Sie hören sich die Ansichten anderer genau an und berücksichtigen deren Erfahrungen und Kenntnisse. So verschaffen sie sich immer wieder ein vollständiges Bild des Geschehens und können Konflikten vorbeugen, Risiken verringern und die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöhen.
- Probleme frühzeitig wahrnehmen
Damit man ein Projekt gar nicht erst in die "Notaufnahme für Projekte" schicken muss, hat Projektberaterin Andrea Ramscheidt ein paar Tipps zusammengestellt. Je früher sich ein Entscheider dazu Gedanken macht, desto besser. - Viel Zeit am Anfang
Welche Ziele ein Projekt erreichen soll, dafür sollte man sich gerade am Anfang viel Zeit nehmen. Menschen neigen dazu, schnell etwas zu beginnen. Dass man am Ziel vorbeischießt, merkt man erst nach einer Weile. Da kann es schon zu spät sein. Am Beginn eines Projekts sollte daher eine Stakeholder-Analyse stehen, mit Inhalts- und Ablaufplanung. - Nicht unter Druck setzen lassen
"Sagen Sie nicht Termin, Budget und Teilziele zu, bevor Sie einen ganz genauen Überblick haben“, rät Ramscheidt. Eine valide Prüfung braucht Zeit, schließlich muss alles genau berechnet werden. Die Zeit muss man sich als Projektleiter nehmen. Hat man alles genau geprüft und hält Zeitplan und Budget für enigermaßen realistisch, kann man loslegen. So muss man später nicht „nein“ sagen. - An einen Kollegen wenden
Bewährt habe sich, so Ramscheidt, sich früh an einen Externen zu wenden oder – noch besser – an einen Kollegen, der die Firma kennt, aber nicht im Projekt mitarbeitet. „Das gibt eine zusätzliche Sichtweise und ist für jedes Projekt wertvoll.“ Eventuelle Probleme können besprochen werden, bevor sie akut werden. - Offene Kommunikation etablieren
Ein Projektleiter sollte darauf achten, wie die Kommunikation im Team funktioniert. „Tauschen sich die Beteiligten nur während der Meetings aus oder reden sie auch mal beim Mittagessen über mögliche Probleme?“, sagt Ramscheidt. Es sei Aufgabe des Projektleiters, eine offene Kommunikation zu etablieren. - Besser als nichts
„Ein Projektleiter muss sich die Frage stellen, ob das Vorhaben noch Sinn macht oder ob es man es aufgeben sollte“, sagt Ramscheidt. „Er sollte aber auf jeden Fall Ruhe bewahren.“ Hat sich der Projektleiter eingestanden, dass das Projekt im Argen ist, muss er sich vor Augen führen: „Wie ist die Situation jetzt und welche Handlungsalternativen habe ich? Kann ich vielleicht noch Teilziele erreichen oder etwa eine Software nur mit Teilfunktionen live gehen lassen“, sagt Ramscheidt. Das ist immerhin noch besser, als das Projekt ganz abzuschreiben. - Schuldzuweisungen bringen nichts
Eines muss klar sein: Schuldzuweisungen bringen keine Lösungen. Vielmehr sollte sich der Projektleiter darauf konzentrieren, welcher Mitarbeiter im Team welche Ressourcen braucht, um seinen Teil noch zu schaffen. Wenn es nicht zu retten ist, sagt Ramscheidt: „Den Mut aufzubringen, zuzugeben, dass es gescheitert ist: Das ist eine der Aufgaben des Projektleiters.“
14. Ein Gemeinschaftsgefühl schaffen
Hervorragende PMs können Menschen für sich einnehmen. Das ist auch deshalb wichtig, weil sie meist ein Team führen, dass ihnen hierarchisch nicht unterstellt ist. Die Mitglieder haben konkurrierende Aufgaben und Prioritäten, manchmal auch ein abweichendes Verständnis von den Projektzielen. Es liegt also in der Verantwortung des Projektleiters dafür zu sorgen, dass alle an einem Strang ziehen und wissen, wohin es gehen soll.
Dazu ist es wichtig, ein Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen, damit alle bereit sind, auf das erklärte Ziel hinzuarbeiten. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass der Projektleiter für sein Team Beziehungen mit anderen Unternehmensbereichen knüpft, um Prozesse zu beschleunigen oder mögliche Hindernisse zu umschiffen. Engagiert er sich offensiv für sein Projekt, wird das im Team und auch außerhalb positiv wahrgenommen.
15. Beziehungen pflegen
Die besten PMs schaffen es, ein gutes Verhältnis zu allen Mitarbeitenden im Team aufzubauen - auch in kurzlebigen Projekten. Sie wissen, dass dies ein Schlüssel zum Erfolg ist. "Ist das Verhältnis untereinander gut, entsteht ein gemeinsames Verständnis", erklärt IT-Projektmanagerin Krista Phillips. Das setzt voraus, dass man alle an den wichtigsten Informationen teilhaben lässt, die sich auf das Vorhaben auswirken können. Gelingt es, gute Beziehungen aufzubauen, wird es einfacher Unterstützung in schwierigen Situationen zu bekommen, außerdem werden die Mitarbeiter dann auch die Extrameile gehen und gegebenenfalls auch mal eine Zusatzschicht einlegen, um erfolgreich zu sein.
16. Das Team vorbereiten und mitreißen
Wer eine Reise unternimmt, will vorher wissen, wohin es geht und was ihn auf dem Weg möglicherweise erwartet. Das ist bei Projektteams nicht anders. Erfahrene Projektmanager werden ihr Team auf diese Reise vorbereiten. Sie legen nicht nur Meilensteine und Zeitpläne fest, sondern beschreiben auch, wo Herausforderungen warten, wo das Team voraussichtlich auf zusätzliche Unterstützung angewiesen sein wird, wann gefeiert werden kann und vieles mehr. Die Projektverantwortlichen sollten also alle Vorbereitungen treffen, um genau beschreiben zu können, was vor dem Team liegt.
17. Erfahrung
Das Ansehen von Projektmanagern steigt oft mit ihrer Erfahrung. Die meisten Situationen, die in einem Projektverlauf auftreten können, sind den alten Hasen schon bekannt, ebenso Schwierigkeiten und Widerstände. Haben sich die PMs den Ruf eines gestandenen Projektprofis erst einmal erarbeitet, können sie das als Vorteil nutzen. Mit dem Verweis auf frühere Erfolge finden sie schneller Mitstreiter für ihre Vorhaben und können Menschen mit dem Verweis auf ihre Erfahrung Sicherheit geben.
18. Change-Management
Veränderungen sind für viele Menschen ein Störfaktor im betrieblichen Alltag, auch das Projektmanagement leidet darunter. Umso wichtiger ist es, dass Verantwortliche auf den Change vorbereiten und ihre Pläne so gestalten, dass genügend Spielraum für den Wandel vorhanden ist. PMs sollten auch erkennen, wann es sinnvoll ist, mit Experten für Change-Management zusammenzuarbeiten. Die Mitarbeitenden müssen die Chance bekommen, sich an Veränderungen anzupassen und auf einen neuen Status quo vorzubereiten.
19. Ausgeglichenheit
Die besten Projektmanager zeigen auch unter Druck keine Anzeichen von Panik, Wut oder Verzweiflung. Sie bewahren einen kühlen Kopf. Probleme können immer auftreten, auch bei gut geplanten Vorhaben. Vor Rückschlägen sind auch hochqualifizierte Projektleiter niemals sicher. Deshalb ist es wichtig, jemanden an der Spitze zu haben, der rational agiert und selbst in stressigen Projektphasen locker bleibt.
20. Die Grauzone aushalten
Gute Projektmanager unterscheiden sich auch darin von schlechten, dass sie es ertragen, in einer Grauzone zu arbeiten. In den meisten Vorhaben, unabhängig von Art, Branche, Größe oder Komplexität, gibt es externe Zwänge, Komplexität, Einschränkungen, Konflikte und Unklarheiten. Verantwortliche müssen erkennen, wann ein Projekt in Schwierigkeiten gerät und was diese verursacht. Sie dürfen sich durch Verzögerungen, Budgetkürzungen oder Krisen nicht aus der Ruhe bringen lassen. Dazu brauchen PMs fachliche und menschliche Kompetenz gleichermaßen. Schaffen sie es, mit unklaren Rahmenbedingungen fertig zu werden und in der Grauzone zu arbeiten, sind sie besonders effektiv. (hv)