Ratgeber Projekt-Management

20 Eigenschaften, die gute Projektmanager auszeichnen

12.07.2024
Von  und
Mary K. Pratt ist freiberufliche Journalistin in Massachusetts.
Moira Alexander ist Projektmanagement-Expertin, Autorin und Moderatorin und schreibt für unsere US-Schwesterpublikation CIO.com

12. Lernen aus Fehlern

Nobody is perfect, nicht alles in einem Projekt wird ablaufen wie geplant. Deshalb müssen Projektmanager mit Fehlern rechnen und mit Rückschlägen umgehen können. Alphatiere, die immer Recht haben wollen und ihre Fehler nicht erkennen, können auch nicht daraus lernen. "Integrität, Entschlussfreudigkeit, ein gutes Urteilsvermögen, Visionskraft und Vertrauen in die eigene Kompetenz" - das sind wichtige Merkmale guter Projektmanager, sagt Paul Dillon, Gründer von Dillon Consulting Services.

13. Effektiv kommunizieren

Gute Projektmanager sind Kommunikatoren. Das bedeutet nicht nur, dass sie hervorragende Moderatoren, Redner oder Autoren sind, sondern auch, dass sie zuhören können. Die besten Manager sind aktive Zuhörer. Sie verstehen nicht nur, was gesagt wird, sondern können es auch direkt in jeweiligen Kontext einordnen.

Sie hören sich die Ansichten anderer genau an und berücksichtigen deren Erfahrungen und Kenntnisse. So verschaffen sie sich immer wieder ein vollständiges Bild des Geschehens und können Konflikten vorbeugen, Risiken verringern und die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöhen.

14. Ein Gemeinschaftsgefühl schaffen

Hervorragende PMs können Menschen für sich einnehmen. Das ist auch deshalb wichtig, weil sie meist ein Team führen, dass ihnen hierarchisch nicht unterstellt ist. Die Mitglieder haben konkurrierende Aufgaben und Prioritäten, manchmal auch ein abweichendes Verständnis von den Projektzielen. Es liegt also in der Verantwortung des Projektleiters dafür zu sorgen, dass alle an einem Strang ziehen und wissen, wohin es gehen soll.

Dazu ist es wichtig, ein Gemeinschaftsgefühl zu erzeugen, damit alle bereit sind, auf das erklärte Ziel hinzuarbeiten. Das kann zum Beispiel bedeuten, dass der Projektleiter für sein Team Beziehungen mit anderen Unternehmensbereichen knüpft, um Prozesse zu beschleunigen oder mögliche Hindernisse zu umschiffen. Engagiert er sich offensiv für sein Projekt, wird das im Team und auch außerhalb positiv wahrgenommen.

15. Beziehungen pflegen

Die besten PMs schaffen es, ein gutes Verhältnis zu allen Mitarbeitenden im Team aufzubauen - auch in kurzlebigen Projekten. Sie wissen, dass dies ein Schlüssel zum Erfolg ist. "Ist das Verhältnis untereinander gut, entsteht ein gemeinsames Verständnis", erklärt IT-Projektmanagerin Krista Phillips. Das setzt voraus, dass man alle an den wichtigsten Informationen teilhaben lässt, die sich auf das Vorhaben auswirken können. Gelingt es, gute Beziehungen aufzubauen, wird es einfacher Unterstützung in schwierigen Situationen zu bekommen, außerdem werden die Mitarbeiter dann auch die Extrameile gehen und gegebenenfalls auch mal eine Zusatzschicht einlegen, um erfolgreich zu sein.

16. Das Team vorbereiten und mitreißen

Wer eine Reise unternimmt, will vorher wissen, wohin es geht und was ihn auf dem Weg möglicherweise erwartet. Das ist bei Projektteams nicht anders. Erfahrene Projektmanager werden ihr Team auf diese Reise vorbereiten. Sie legen nicht nur Meilensteine und Zeitpläne fest, sondern beschreiben auch, wo Herausforderungen warten, wo das Team voraussichtlich auf zusätzliche Unterstützung angewiesen sein wird, wann gefeiert werden kann und vieles mehr. Die Projektverantwortlichen sollten also alle Vorbereitungen treffen, um genau beschreiben zu können, was vor dem Team liegt.

17. Erfahrung

Das Ansehen von Projektmanagern steigt oft mit ihrer Erfahrung. Die meisten Situationen, die in einem Projektverlauf auftreten können, sind den alten Hasen schon bekannt, ebenso Schwierigkeiten und Widerstände. Haben sich die PMs den Ruf eines gestandenen Projektprofis erst einmal erarbeitet, können sie das als Vorteil nutzen. Mit dem Verweis auf frühere Erfolge finden sie schneller Mitstreiter für ihre Vorhaben und können Menschen mit dem Verweis auf ihre Erfahrung Sicherheit geben.

18. Change-Management

Veränderungen sind für viele Menschen ein Störfaktor im betrieblichen Alltag, auch das Projektmanagement leidet darunter. Umso wichtiger ist es, dass Verantwortliche auf den Change vorbereiten und ihre Pläne so gestalten, dass genügend Spielraum für den Wandel vorhanden ist. PMs sollten auch erkennen, wann es sinnvoll ist, mit Experten für Change-Management zusammenzuarbeiten. Die Mitarbeitenden müssen die Chance bekommen, sich an Veränderungen anzupassen und auf einen neuen Status quo vorzubereiten.

19. Ausgeglichenheit

Die besten Projektmanager zeigen auch unter Druck keine Anzeichen von Panik, Wut oder Verzweiflung. Sie bewahren einen kühlen Kopf. Probleme können immer auftreten, auch bei gut geplanten Vorhaben. Vor Rückschlägen sind auch hochqualifizierte Projektleiter niemals sicher. Deshalb ist es wichtig, jemanden an der Spitze zu haben, der rational agiert und selbst in stressigen Projektphasen locker bleibt.

20. Die Grauzone aushalten

Gute Projektmanager unterscheiden sich auch darin von schlechten, dass sie es ertragen, in einer Grauzone zu arbeiten. In den meisten Vorhaben, unabhängig von Art, Branche, Größe oder Komplexität, gibt es externe Zwänge, Komplexität, Einschränkungen, Konflikte und Unklarheiten. Verantwortliche müssen erkennen, wann ein Projekt in Schwierigkeiten gerät und was diese verursacht. Sie dürfen sich durch Verzögerungen, Budgetkürzungen oder Krisen nicht aus der Ruhe bringen lassen. Dazu brauchen PMs fachliche und menschliche Kompetenz gleichermaßen. Schaffen sie es, mit unklaren Rahmenbedingungen fertig zu werden und in der Grauzone zu arbeiten, sind sie besonders effektiv. (hv)