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Die Skills, die erfolgreiche Projektmanager (PMs) mitbringen müssen, sind vielfältig und wirken teils widersprüchlich - weshalb echte Projektprofis eher selten sind. Die besten PMs bringen gleichermaßen geschäftliche, organisatorische und technische Fähigkeiten mit und darüber hinaus überragende Softskills.
Das Project Management Institute (PMI) hat mit seinem Talentdreieck versucht zu verdeutlichen, worauf es ankommt. Wichtig sind demnach
technisches Projektmanagement, also Wissen um Methoden und Vorgehensweisen;
Leadership (Führungsqualitäten) und
Business-Orientierung (strategisches und geschäftliches Management).
Jeder dieser drei Bereiche ist mit hohen Anforderungen verbunden. Projektmanager müssen wissen, wie sie den Umfang eines Projekts abstecken, die benötigten Ressourcen festlegen und deren Einsatz planen. In Sachen Leadership ist neben der Führungsarbeit das Stakeholder-Management wichtig. Und auf der geschäftlichen Ebene ist beispielsweise sicherzustellen, das Projekt- und Unternehmensziele stets im Einklang bleiben.
Die Liste der laut PMI wünschenswerten Qualifikationen ist lang. Dennoch sagen erfahrene Projektleiter, dass die dort aufgeführten Fähigkeiten noch nicht ausreichen, wenn ein Projektmanager seine Rolle nach den höchsten Anforderungen ausfüllen will.
Welche Eigenschaften zeichnen also besonders effektive Projektmanager aus? Lesen Sie über die Persönlichkeitsmerkmale und Fähigkeiten, die für Erfolg unerlässlich sind.
1. Strategische Führungsqualitäten
Die besten Projektmanager beherrschen ihr Handwerk aus dem Effeff und bringen darüber hinaus strategische Führungsqualitäten mit. Diese sind wichtig, weil es immer wieder zu Situationen kommen kann, in denen Entscheidungen spontan und zum Besten des Unternehmens gefällt werden müssen. Projektleiter, die beispielsweise rechtliche Hürden zeitnah aus dem Weg räumen können oder bei Ressourcenengpässen in der Lage sind, entfernte Arbeitsteams flexibel einzubinden, sind im Vorteil. Sie haben das große Ganze im Blick und bringen ihre Detailziele mit der strategischen Marschroute des Unternehmens in Einklang.
2. Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten
Erstklassige Projektmanager sind bestens organisiert - das ist klar. "Hier geht es aber nicht nur darum, einen Plan zu erstellen und sich dann daran zu halten", sagt Hema Tatineni von CopperPoint Insurance. Sie müssten vielmehr verstehen, wie ihr Projektplan und ihre Ressourcen mit anderen Vorgängen im Unternehmen verflochten sind und welche gegenseitigen Abhängigkeiten daraus entstehen. Gut zu organisieren, heißt auch, Pläne und Ressourcen anpassen zu können.
"Es ist einfach zu sagen: 'So sieht mein Plan aus, wir arbeiten ihn jetzt ab'", sagt Tatineni. "Die Probleme entstehen dann, wenn Aufgaben verschoben werden. Das wirkt sich auf andere vor- und nachgelagerte Arbeiten aus, weil es zwischen den Projekten Verbindungen gibt." Für die Managerin bedeutet gut organisiert zu sein, gegenseitige Abhängigkeiten zu erkennen und den eigenen Plan schnell erneuern zu können, wenn etwas vorfällt.
- 1. Unklare Arbeitslast
Bryan Fagman vom Anbieter Micro Focus sagt, dass viele Projekte an einem nicht klar umrissenen Arbeitsaufwand scheitern. Schleichen sich hier Unschärfen ein, leidet das ganze Projekt. Im schlimmsten Fall bleibt undefiniert, wann es überhaupt abgeschlossen ist. Fagman mahnt deshalb an, Ziele im Dialog mit den Kunden klar zu benennen. - 2. Undefinierte Erwartungen
Alle Beteiligten müssen von Beginn an wissen, welche Anforderungen ein Projekt stellt und welche Erwartungen zu erfüllen sind – sonst droht ein Fiasko. Tim Garcia, CEO des Providers Apptricity, nennt zwei entscheidende Dinge, die alle Team-Mitglieder vorab wissen sollten: was getan wird und wie man weiß, wann das Projekt abgeschlossen ist. „Ohne eine dokumentierte Vereinbarung, die Antworten auf diese beiden Fragen liefert, ist ein Projekt von Anfang an in Gefahr“, sagt Garcia. - 3. Fehlende Management-Unterstützung
Die Unterstützung aus der Firmenspitze sollte unbedingt gesichert sein. Befindet man sich dahingehend mit der Chef-Etage nicht in Einklang, mindert das die Erfolgsaussichten beträchtlich, meint Brad Clark vom Provider Daptiv. - 4. Methodik nach Schema F
Im Projekt-Management wird gemeinhin mit standardisierten Schlüsselaufgaben und Leistungen gearbeitet. Darin lauert nach Einschätzung von Robert Longley, Consultant beim Beratungshaus Intuaction, aber auch eine Gefahr. Die Standard-Ansätze seien meist auf Projekte einer bestimmten Größe ausgerichtet. Sie passen möglicherweise nicht mehr, wenn man sich an größere Projekte als in der Vergangenheit wagt. - 5. Überlastete Mitarbeiter
„Team-Mitglieder sind keine Maschinen“, sagt Dan Schoenbaum, CEO der Projekt-Management-Firma Teambox. Projekte können auch daran scheitern, dass Mitarbeiter mit Arbeit überfrachtet werden. Vermeiden lässt sich das, indem man sich vorab ein klares Bild über die Stärken der Team-Mitglieder macht und auf eine sinnvolle Verteilung der Aufgaben achtet. - 6. Ungeteiltes Herrschaftswissen
Projekte leben davon, dass Informationen nicht monopolisiert, sondern miteinander geteilt werden. Das geschieht oft dann nicht, wenn Ergebnisse erst nach langer Anlaufzeit geliefert werden müssen. Tim Garcia von Apptricity rät deshalb dazu, Projekt in kurze Phasen einzuteilen. An deren Ende sollte es jeweils Resultate geben, mit denen das ganze Team weiterarbeiten kann. - 7. Unklare Entscheidungsfindung
Im Verlauf eines Projektes sind Änderungen der ursprünglichen Roadmap oft unvermeidbar. Es sollte beim Change Management aber klar dokumentiert werden, wer wann was geändert hat und wie die neue Marschrichtung aussieht. - 8. Fehlende Software
Exel-Spreadsheets nötigen Projekt-Manager zu manuellen Korrekturen und führen oft zu Problemen bei der Status-Aktualisierung. Insofern ist es befreiend, mit Project Management Software zu arbeiten, die für automatische Updates sorgt und von lästigen manuellen Berichten entlastet. Dazu rät Brian Ahearne, CEO des Anbieters Evolphin Software. - 9. Gefahr des Ausuferns
Change Requests sind alltäglich im Projekt-Leben, aber sie haben leider oft einen unerfreulichen Nebeneffekt: den Hang, Fristen und Budget-Rahmen immer weiter auszudehnen und auf Dauer zu Demotivation und Frust auf allen Seiten zu führen. Um dieser Entwicklung Einhalt zu gebieten, sind neben klaren Zielvorgaben auch tägliches Monitoring und ein definierter Prozess für gewünschte Veränderungen sinnvoll. Das empfiehlt in jedem Fall Sandeep Anand, der beim Software-Entwicklungshaus Nagarro für Project Governance verantwortlich ist. - 10. Nicht "Nein" sagen können
Im Sinne des Unternehmens sei es manchmal nötig, Anfragen abzulehnen, sagt Markus Remark vom Provider TOA Technologies. Gut sei es deshalb zu wissen, wie man "nein" sagt. Am besten habe man für solche Fälle auch gleich eine konstruktive alternative Lösung parat. - 11. Mangelnder Zusammenhalt
Projektarbeit ist Team-Arbeit. In der Praxis gerieren sich manche Projekt-Teams aber wie in Eifersüchteleien gefangene Sportmannschaften ohne Erfolg, beobachtet Berater Gordon Veniard. Der Fokus auf das eigentliche Ziel gehe verloren. Stattdessen beschuldigen sich Grüppchen gegenseitig, für Probleme und schlechte Leistungen verantwortlich zu sein. Um das zu verhindern, ist Führung durch den Projekt-Manager gefragt. Und der sollte es verstehen, sein Team mitzunehmen und in Entscheidungen einzubinden. Ohne Kommunikation sei das Desaster programmiert, so Hilary Atkinson vom Provider Force 3. - 12. Vergessener Arbeitsalltag
Hilary Atkinson hat nach noch einen weiteren Kommunikationstipp parat: Projekt-Manager sollten nicht vergessen, ihre alltäglichen Aufgaben zu erledigen. Wer als Verantwortlicher keine Meeting-Termine verkündet, Status-Berichte vergisst und E-Mails unbeantwortet lässt, riskiert unnötige Verzögerungen. - 13. Zu häufige Meetings
Meetings, in denen der Status Quo besprochen wird, können nerven – vor allem dann, wenn sie zu oft stattfinden oder zu lange dauern. Wichtige Informationen lassen sich durch Collaboration Tools häufig besser an die Team-Mitglieder bringen, meint Liz Pearce, CEO des Providers LiquidPlanner. Ihr Tipps: Meeting auf die Entscheidungsfindung beschränken. In ihrem Unternehmen gebe es lediglich zweimal in der Woche ein Treffen, um neue Aufgaben zu verteilen und Prioritäten zu definieren. - 14. Gut genug ist nicht immer gut
Sergio Loewenberg vom IT-Beratungshaus Neoris macht Nachlässigkeiten in der Qualitätssicherung als Problem aus. Es sei günstiger, Fehler zu vermeiden anstatt Geld und Zeit ins Ausmerzen ihrer negativen Folgen stecken zu müssen. Wer auf hohe Qualitäts-Standards achte, vermeide späteres Nacharbeiten und die Gefahr eines schlechten Rufes. - 15. Nicht aus Fehlern lernen
Liz Pearce mahnt außerdem an, mit Hilfe entsprechender Tools eine mehrstündige Analyse nach Ende des Projektes durchzuführen. Nur Teams, die sich des ständigen Lernens verschreiben, seien dazu in der Lage, die Fehler der Vergangenheit in der Zukunft zu vermeiden. - 15 Fehler beim Projektmanagement
Es gibt unzählige Wege, ein IT-Projekt an die Wand zu fahren. Unsere amerikanische Schwesterpublikation CIO.com hat 15 davon gesammelt – und verrät dankenswerterweise auch, wie man die Probleme beheben kann. Diese Tipps sind in der Bilderstrecke zu finden.
3. Flexibilität
Hocheffektive PMs sind besonders flexibel. Sie lassen sich nicht aus dem Konzept bringen, wenn Projektpläne angepasst werden müssen - das kommt bekanntlich in der modernen digitalen Welt häufig vor. "Gute Projektverantwortliche sind so anpassungsfähig, dass sie sagen können: 'Es gibt da etwas, das jetzt eine höhere Priorität hat. Also ändern wir unseren Kurs'", sagt Tatineni.
4. Ressourcen im Blick
Die besten PMs wissen, ob das verfügbare Personal ausreicht und die Menschen optimal eingesetzt werden. "Die meisten Mitarbeitenden stehen immer unter Zeitdruck", beobachtet Barry Cousins, Analyst der Info-Tech Research Group. "Praktisch alle sagen, dass sie für geplante Vorhaben zu wenig Zeit zur Verfügung haben." Projektmanager sollten die Angaben der Mitarbeitenden richtig einschätzen und deren einzubringenden Stunden vorhersagen können. Gelingt das, fällt die Planung und das Festlegen von Terminen leichter.
"Clevere Projektmanager haben ein unmittelbares, implizites Bewusstsein für die verfügbaren Kapazitäten um sie herum. Sie erkennen sofort, wenn ihre Projekte mangels Ressourcen in Schieflage geraten könnten", fügt Cousin hinzu. Außerdem würden sie von der Unternehmensleitung eher gehört als andere, weil sie Defizite exakt quantifizieren könnten.
5. Stakeholder-Management
PMs sind darauf angewiesen, mit verschiedenen Repräsentanten unterschiedlicher Unternehmensbereiche zusammenzuarbeiten. Es ist erfolgskritisch, diese Beziehungen gut zu managen. Manche Stakeholder sind beispielsweise eher risikoscheu und stehen Veränderungen tendenziell ablehnend gegenüber. Oder sie neigen zu Panik, wenn Widerstände oder Probleme auftreten. Deshalb müssen Projektchefs Einfühlungsvermögen mitbringen. Ihre Kommunikation, aber auch ihre Planungen und Schulungen sollten sie so gestalten, dass die Standpunkte aller Beteiligten adäquat berücksichtigt werden.
6. Machtinstinkt
Projektmanager müssen die Machtverhältnisse in einer Organisation kennen. Egal, ob sie es mit zehn IT-Architekten zu tun haben, die jeweils einen Teil der IT-Umgebung kontrollieren, oder mit zehn Führungskräften, die für verschiedene Unternehmensbereiche zuständig sind: PMs müssen wissen, wer in welchen Bereichen die Ansagen macht.
"Ein kluger Projektmanager gibt diesen Leuten den Freiraum, den sie brauchen", sagt Cousins. Dabei ist es hilfreich, den Einfluss dieser Personen genau einschätzen zu können und zu wissen, wer genügend Autorität besitzt, um die anderen dazu zu bringen, sich hinter das Projekt zu stellen. Mit anderen Worten: Gute Projektmanager sind bis in die Führungsebene vernetzt und haben dort Fürsprecher.
7. Tool-Auswahl
PMs verwenden unterschiedliche Methoden, um ein Vorhaben voranzutreiben, Risiken zu kontrollieren und den Fortschritt zu messen. Dazu brauchen sie Softwaretools. Jedes Werkzeug hat seine Vor- und Nachteile, und je nach Situationen kann mal das eine, mal das andere Produkt die bessere Wahl sein. Entscheidend ist, dass Projektverantwortliche auf dem Laufenden sind und das Angebot kennen. Auch an der Toolauswahl kann sich entscheiden, wie schnell Fortschritte erzielt und Ziele erreicht werden (lesen Sie auch: Diese Projekt-Management-Tools sind die besten).
8. Übersinnliche Begabung …
… brauchen Projektmanager zwar nicht, aber sie sollten schon ein wenig um die Ecke sehen und mögliche Szenarien und Verläufe abschätzen können. So können sie etwa einen Notfallplan entwickeln oder zusätzliche Ressourcen bereitstellen, um in schwierigen Phasen auf Kurs zu bleiben. Wissen die Verantwortlichen frühzeitig, wenn ein Meilenstein verpasst zu werden droht, haben sie Zeit gegenzusteuern und nötigenfalls das Management vorzubereiten.
9. Anerkennung zollen
Gute Projektmanager nutzen das Wissen und die Fähigkeiten ihrer Teams und scheuen sich nicht, das auch zum Ausdruck zu bringen. Ganz sicher erliegen sie dabei aber nicht der Versuchung, sich mit fremden Federn zu schmücken. Im Gegenteil: Sie zollen bereitwillig Anerkennung für gute Arbeit - im Team und auch gegenüber anderen Stakeholdern und dem Management.
10. Motivation statt Druck
In Projekten arbeiten Menschen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen, für die Projektleiter oft keine direkte Führungsverantwortung haben. Doch letztlich entscheidet der inhaltliche Beitrag aller Beteiligten über Erfolg und Misserfolg. Deshalb brauchen PMs besondere Motivationsfähigkeiten, sie müssen begeistern können.
Es gilt, Stakeholder, Sponsoren und Mitarbeitende immer wieder davon zu überzeugen, ein Vorhaben voranzubringen, auch wenn sich Umfang und Zielsetzung ändern oder Hindernisse auftreten sollten. Die Fähigkeit zu motivieren, setzt voraus, dass der Projektmanager allen Beteiligten Respekt entgegenbringt. Dabei muss er sicher sein, dass das Projekt sinnvoll ist und trotz zu erwartender Schwierigkeiten und Rückschläge einen Mehrwert bieten wird.
11. Überzeugung
Erstklassige PMs glauben an ihre Aufgabe und begleiten ein Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss - oft sogar darüber hinaus. Dieses Verantwortungsgefühl trägt entscheidend dazu bei, gute Ergebnisse zu erzielen. Dazu müssen die Verantwortlichen tief in alle professionellen Aspekte des Projekts eingebunden und nahe an den Mitarbeitenden sein.