Ratgeber Projekt-Management

20 Eigenschaften, die gute Projektmanager auszeichnen

12.07.2024
Von  und
Mary K. Pratt ist freiberufliche Journalistin in Massachusetts.
Moira Alexander ist Projektmanagement-Expertin, Autorin und Moderatorin und schreibt für unsere US-Schwesterpublikation CIO.com
Wer das kleine Einmaleins des Projekt-Managements kennt, ist noch lange nicht gut in seinem Job. Lesen Sie, worauf es ankommt, wenn man besser sein will als der Durchschnitt.
Was hebt hervorragende Projektmanager vom Durchschnitt ab? Softskills, interne Vernetzung und Machtinstinkt sind wichtig - aber das reicht noch nicht aus.
Was hebt hervorragende Projektmanager vom Durchschnitt ab? Softskills, interne Vernetzung und Machtinstinkt sind wichtig - aber das reicht noch nicht aus.
Foto: A Lot Of People - shutterstock.com

Die Skills, die erfolgreiche Projektmanager (PMs) mitbringen müssen, sind vielfältig und wirken teils widersprüchlich - weshalb echte Projektprofis eher selten sind. Die besten PMs bringen gleichermaßen geschäftliche, organisatorische und technische Fähigkeiten mit und darüber hinaus überragende Softskills.

Das Project Management Institute (PMI) hat mit seinem Talentdreieck versucht zu verdeutlichen, worauf es ankommt. Wichtig sind demnach

  • technisches Projektmanagement, also Wissen um Methoden und Vorgehensweisen;

  • Leadership (Führungsqualitäten) und

  • Business-Orientierung (strategisches und geschäftliches Management).

Jeder dieser drei Bereiche ist mit hohen Anforderungen verbunden. Projektmanager müssen wissen, wie sie den Umfang eines Projekts abstecken, die benötigten Ressourcen festlegen und deren Einsatz planen. In Sachen Leadership ist neben der Führungsarbeit das Stakeholder-Management wichtig. Und auf der geschäftlichen Ebene ist beispielsweise sicherzustellen, das Projekt- und Unternehmensziele stets im Einklang bleiben.

Die Liste der laut PMI wünschenswerten Qualifikationen ist lang. Dennoch sagen erfahrene Projektleiter, dass die dort aufgeführten Fähigkeiten noch nicht ausreichen, wenn ein Projektmanager seine Rolle nach den höchsten Anforderungen ausfüllen will.

Welche Eigenschaften zeichnen also besonders effektive Projektmanager aus? Lesen Sie über die Persönlichkeitsmerkmale und Fähigkeiten, die für Erfolg unerlässlich sind.

1. Strategische Führungsqualitäten

Die besten Projektmanager beherrschen ihr Handwerk aus dem Effeff und bringen darüber hinaus strategische Führungsqualitäten mit. Diese sind wichtig, weil es immer wieder zu Situationen kommen kann, in denen Entscheidungen spontan und zum Besten des Unternehmens gefällt werden müssen. Projektleiter, die beispielsweise rechtliche Hürden zeitnah aus dem Weg räumen können oder bei Ressourcenengpässen in der Lage sind, entfernte Arbeitsteams flexibel einzubinden, sind im Vorteil. Sie haben das große Ganze im Blick und bringen ihre Detailziele mit der strategischen Marschroute des Unternehmens in Einklang.

2. Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten

Erstklassige Projektmanager sind bestens organisiert - das ist klar. "Hier geht es aber nicht nur darum, einen Plan zu erstellen und sich dann daran zu halten", sagt Hema Tatineni von CopperPoint Insurance. Sie müssten vielmehr verstehen, wie ihr Projektplan und ihre Ressourcen mit anderen Vorgängen im Unternehmen verflochten sind und welche gegenseitigen Abhängigkeiten daraus entstehen. Gut zu organisieren, heißt auch, Pläne und Ressourcen anpassen zu können.

"Es ist einfach zu sagen: 'So sieht mein Plan aus, wir arbeiten ihn jetzt ab'", sagt Tatineni. "Die Probleme entstehen dann, wenn Aufgaben verschoben werden. Das wirkt sich auf andere vor- und nachgelagerte Arbeiten aus, weil es zwischen den Projekten Verbindungen gibt." Für die Managerin bedeutet gut organisiert zu sein, gegenseitige Abhängigkeiten zu erkennen und den eigenen Plan schnell erneuern zu können, wenn etwas vorfällt.

3. Flexibilität

Hocheffektive PMs sind besonders flexibel. Sie lassen sich nicht aus dem Konzept bringen, wenn Projektpläne angepasst werden müssen - das kommt bekanntlich in der modernen digitalen Welt häufig vor. "Gute Projektverantwortliche sind so anpassungsfähig, dass sie sagen können: 'Es gibt da etwas, das jetzt eine höhere Priorität hat. Also ändern wir unseren Kurs'", sagt Tatineni.

4. Ressourcen im Blick

Die besten PMs wissen, ob das verfügbare Personal ausreicht und die Menschen optimal eingesetzt werden. "Die meisten Mitarbeitenden stehen immer unter Zeitdruck", beobachtet Barry Cousins, Analyst der Info-Tech Research Group. "Praktisch alle sagen, dass sie für geplante Vorhaben zu wenig Zeit zur Verfügung haben." Projektmanager sollten die Angaben der Mitarbeitenden richtig einschätzen und deren einzubringenden Stunden vorhersagen können. Gelingt das, fällt die Planung und das Festlegen von Terminen leichter.

"Clevere Projektmanager haben ein unmittelbares, implizites Bewusstsein für die verfügbaren Kapazitäten um sie herum. Sie erkennen sofort, wenn ihre Projekte mangels Ressourcen in Schieflage geraten könnten", fügt Cousin hinzu. Außerdem würden sie von der Unternehmensleitung eher gehört als andere, weil sie Defizite exakt quantifizieren könnten.

5. Stakeholder-Management

PMs sind darauf angewiesen, mit verschiedenen Repräsentanten unterschiedlicher Unternehmensbereiche zusammenzuarbeiten. Es ist erfolgskritisch, diese Beziehungen gut zu managen. Manche Stakeholder sind beispielsweise eher risikoscheu und stehen Veränderungen tendenziell ablehnend gegenüber. Oder sie neigen zu Panik, wenn Widerstände oder Probleme auftreten. Deshalb müssen Projektchefs Einfühlungsvermögen mitbringen. Ihre Kommunikation, aber auch ihre Planungen und Schulungen sollten sie so gestalten, dass die Standpunkte aller Beteiligten adäquat berücksichtigt werden.

6. Machtinstinkt

Projektmanager müssen die Machtverhältnisse in einer Organisation kennen. Egal, ob sie es mit zehn IT-Architekten zu tun haben, die jeweils einen Teil der IT-Umgebung kontrollieren, oder mit zehn Führungskräften, die für verschiedene Unternehmensbereiche zuständig sind: PMs müssen wissen, wer in welchen Bereichen die Ansagen macht.

"Ein kluger Projektmanager gibt diesen Leuten den Freiraum, den sie brauchen", sagt Cousins. Dabei ist es hilfreich, den Einfluss dieser Personen genau einschätzen zu können und zu wissen, wer genügend Autorität besitzt, um die anderen dazu zu bringen, sich hinter das Projekt zu stellen. Mit anderen Worten: Gute Projektmanager sind bis in die Führungsebene vernetzt und haben dort Fürsprecher.

7. Tool-Auswahl

PMs verwenden unterschiedliche Methoden, um ein Vorhaben voranzutreiben, Risiken zu kontrollieren und den Fortschritt zu messen. Dazu brauchen sie Softwaretools. Jedes Werkzeug hat seine Vor- und Nachteile, und je nach Situationen kann mal das eine, mal das andere Produkt die bessere Wahl sein. Entscheidend ist, dass Projektverantwortliche auf dem Laufenden sind und das Angebot kennen. Auch an der Toolauswahl kann sich entscheiden, wie schnell Fortschritte erzielt und Ziele erreicht werden (lesen Sie auch: Diese Projekt-Management-Tools sind die besten).

8. Übersinnliche Begabung …

… brauchen Projektmanager zwar nicht, aber sie sollten schon ein wenig um die Ecke sehen und mögliche Szenarien und Verläufe abschätzen können. So können sie etwa einen Notfallplan entwickeln oder zusätzliche Ressourcen bereitstellen, um in schwierigen Phasen auf Kurs zu bleiben. Wissen die Verantwortlichen frühzeitig, wenn ein Meilenstein verpasst zu werden droht, haben sie Zeit gegenzusteuern und nötigenfalls das Management vorzubereiten.

9. Anerkennung zollen

Gute Projektmanager nutzen das Wissen und die Fähigkeiten ihrer Teams und scheuen sich nicht, das auch zum Ausdruck zu bringen. Ganz sicher erliegen sie dabei aber nicht der Versuchung, sich mit fremden Federn zu schmücken. Im Gegenteil: Sie zollen bereitwillig Anerkennung für gute Arbeit - im Team und auch gegenüber anderen Stakeholdern und dem Management.

10. Motivation statt Druck

In Projekten arbeiten Menschen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen, für die Projektleiter oft keine direkte Führungsverantwortung haben. Doch letztlich entscheidet der inhaltliche Beitrag aller Beteiligten über Erfolg und Misserfolg. Deshalb brauchen PMs besondere Motivationsfähigkeiten, sie müssen begeistern können.

Es gilt, Stakeholder, Sponsoren und Mitarbeitende immer wieder davon zu überzeugen, ein Vorhaben voranzubringen, auch wenn sich Umfang und Zielsetzung ändern oder Hindernisse auftreten sollten. Die Fähigkeit zu motivieren, setzt voraus, dass der Projektmanager allen Beteiligten Respekt entgegenbringt. Dabei muss er sicher sein, dass das Projekt sinnvoll ist und trotz zu erwartender Schwierigkeiten und Rückschläge einen Mehrwert bieten wird.

11. Überzeugung

Erstklassige PMs glauben an ihre Aufgabe und begleiten ein Projekt von der Initiierung bis zum Abschluss - oft sogar darüber hinaus. Dieses Verantwortungsgefühl trägt entscheidend dazu bei, gute Ergebnisse zu erzielen. Dazu müssen die Verantwortlichen tief in alle professionellen Aspekte des Projekts eingebunden und nahe an den Mitarbeitenden sein.