Dokumente aussortieren
Legen Sie eine Negativliste an. Sie beinhaltet alle Dokumente, die vor der Digitalisierung aussortiert werden müssen, etwa:
verjährte Abmahnungen (dürfen generell nicht enthalten sein)
veraltete Korrespondenz und Personalfragebögen
Kopien
Rumpfakte in Papierform nachhalten
Legen Sie eine Positivliste an. Sie beinhaltet alle Dokumente, die nach der Digitalisierung in einer sogenannten Rumpfakte weiter in Papierform aufbewahrt werden sollen, etwa der unterschriebene Arbeitsvertrag und eventuelle Ergänzungen; Pfändungen und Dokumente mit Urkundencharakter.
Ehemalige Mitarbeiter
Überlegen Sie sich, ob Sie die Akten von ausgeschiedenen oder verrenteten Mitarbeitern wirklich digitalisieren wollen. Wenn ja, genügt hier vielleicht eine vereinfachte Aktenstruktur, in der alle verbliebenen Personalunterlagen in einem einzigen digitalen Dokument = einer Akte gespeichert werden.
- IDC-Studie
Die Prioritäten der Business- und IT-Entscheider sind durchaus unterschiedlich. - IDC-Studie
Die Einführung von Druck- und Dokumentenmanagement ist ein stufenweiser Prozess. - IDC-Studie
Gerade der Mittelstand widmet dem Thema Dokumentenmanagement erhöhte Aufmerksamkeit. - IDC-Studie
Neben den Kernzielen der Kostensenkung wird die Prozessoptimierung bei Managed Print Services wichtiger. - IDC-Studie
Fehlende Transparenz bei den Prozessen, sowie die Zusammenarbeit von IT und Fachabteilungen gehören zu den großen Herausforderungen bei entsprechenden Projekten.
Dienstleister nutzen oder Inhouse?
Überlegen Sie, ob Sie die Digitalisierung im eigenen Haus oder durch einen Dienstleister durchführen lassen wollen? Entscheiden Sie sich für das Letztere, denken Sie bitte an eine Vereinbarung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Erstellen Sie eine Musterakte, damit der Digitalisierungsdienstleister genau weiß, welche Dokumente der Bestandsakten digitalisiert werden müssen.
Akten richtig digitalisieren
Digitalisierungsdienstleister nutzen zum Markieren und zur korrekten Indizierung der Dokumente und Register häufig Trennblätter mit Codierung der Dokumentart in Barcodeform. Machen Sie sich dieses Vorgehen auch beim Scannen im eigenen Hause zunutze, um den Scanvorgang zu beschleunigen und das Fehlerpotential zu verringern.
Zugriffrechte definieren
Auch während des Einscannens der Akten müssen Sie prinzipiell an ihre Inhalte gelangen. Klären Sie also vorab mit dem Digitalisierungsdienstleister ab, wie die Auskunftsfähigkeit während der Aktenverarbeitung sichergestellt werden kann. (hal)