Wir schreiben das Jahr 1921. Der Erste Weltkrieg ist vorbei und die Große Depression liegt fast ein Jahrzehnt in der Zukunft. Die von Industriellen wie Henry Ford eingeführten Techniken der Massenproduktion senken den Preis von Automobilen und schaffen die Voraussetzungen für eine neue Ära, in der das Auto das vorherrschende Transportmittel ist. In Europa erhalten die ersten Patienten den Bacillus Calmette-Guérin-Impfstoff gegen Tuberkulose, eine Behandlung, die in den folgenden Jahrzehnten über 3 Milliarden Kindern verabreicht werden wird.

In diesem Zusammenhang markiert J.W. Smith, ein Werksleiter bei der Produktion von Lokomotiven bei der britischen Great Central Railway, ungewollt den Beginn eines neuen Zeitalters der Arbeit. In einem Aufsatz mit dem Titel "Behind the Scenes in a Railway Locomotive Workshop" (Hinter den Kulissen einer Eisenbahnlokomotivwerkstatt) zeigt er in einem Diagramm die Arbeitsschritte beim Zusammenbau einer Lokomotive mit der Überschrift "Showing staff ratio and work flow" - der erste dokumentierte Gebrauch des Begriffs.

Einhundert Jahre später sind digitale Workflows ein mächtiges Werkzeug, um Prozessveränderungen voranzutreiben, bessere Erfahrungen für Mitarbeiter und Kunden zu unterstützen und sogar Leben zu verbessern. Heute helfen KI und maschinelles Lernen dabei, jeden Winkel des Unternehmens zu vernetzen und Reibungsverluste bei abteilungsübergreifenden Aufgaben auf eine Weise zu beseitigen, die Smith wahrscheinlich anerkennen und schätzen würde.

Natürlich hat sich die Workflow-Revolution nicht von selbst ergeben. Sie ist das Ergebnis harter Arbeit und innovativen Denkens seitens wichtiger Persönlichkeiten und Organisationen im Laufe ihrer Geschichte. Und angesichts des hundertjährigen Bestehens dieses Begriffs ist jetzt der perfekte Moment für einen Rückblick.

Die Welt der Arbeit neu erfinden

Die Geschichte des Workflows beginnt eigentlich schon einige Jahrzehnte vor Smiths Prägung des Begriffs. Im späten 19. Jahrhundert legten die amerikanischen Ingenieure Frederick Taylor und Henry Gantt den Grundstein für die modernen Arbeitsabläufe, als sie mathematische Prinzipien auf die Geschäftsabläufe eines Stahlherstellers anwandten und damit die Tür für neue Formen der Effizienz öffneten.

Gantt wurde später durch das gleichnamige Diagramm bekannt, das noch heute im Projektmanagement verwendet wird. Taylor war ebenso einflussreich: In seiner Monografie "The Principles of Scientific Management" stellte er die wichtige Behauptung auf, dass die Produktivität gesteigert werden kann, wenn die Herangehensweise der Arbeiter an bestimmte Aufgaben optimiert wird.

In den 1920er Jahren tauchten zwei weitere Persönlichkeiten auf, die für die Entwicklung der Arbeitsabläufe entscheidend sein sollten: Frank und Lillian Gilbreth, ein Ehepaar, ein Team von Wirtschaftsingenieuren. Die Gilbreths leisteten Pionierarbeit mit einer Zeit- und Bewegungsstudie, die darauf abzielte, die Effizienz zu steigern, indem sie die von den Arbeitern ausgeführten Bewegungen analysierten und feststellten, wo Optimierungen vorgenommen werden konnten. Die Ergebnisse ermöglichten es den Gilbreths, Arbeitsabläufe zu entwickeln, die Best Practices für einen bestimmten Geschäftsprozess definierten.

"Frank erstellte eine Schritt-für-Schritt-Liste, was getan werden musste, um etwas zu erreichen. Dazu gehörten Transport, Stillstand und alles, was das Produkt physisch veränderte", sagt Dr. Ben Graham Jr., ein Prozessingenieur, der von Lillian Gilbreth unterrichtet wurde und dessen Vater mit den Gilbreths zusammenarbeitete. "Es gab eine Menge Leute, die über Prozessabläufe sprachen, aber die Gilbreths schlüsselten sie Stück für Stück auf - und setzten damit eine Unmenge an Gestaltungsmöglichkeiten frei."

Workflows im digitalen Zeitalter

Heute stehen wir an der Schwelle zu einem weiteren Umbruch in der Arbeitswelt. Moderne Workflow-Plattformen verbinden bewährte Ansätze zur Prozessoptimierung mit der Leistung und Skalierbarkeit von maschineller Intelligenz. Technologien wie Workflow-Automatisierung, Process Mining und Robotic Process Automation (RPA) helfen Unternehmen, die Arbeitswelt neu zu definieren. Digitale Workflows bieten die Möglichkeit, wichtige Prozesse zu automatisieren, um Teams zu vernetzen, Probleme der Mitarbeiter zu lösen und ein hervorragendes Kundenerlebnis zu schaffen.

"Digitale Workflows optimieren die Fähigkeit eines Unternehmens, den Prozess zur Erfüllung einer bestimmten Anforderung zu definieren. Dadurch bekommen sie einen Überblick darüber, wo genau sie sich in diesem Prozess befinden", sagt Dave Wright, Chief Innovation Officer bei ServiceNow. "Zudem geben Ihnen Workflows, die von Künstlicher Intelligenz unterstützt werden, auch die Möglichkeit zu analysieren, was funktioniert und was nicht, und diese Erkenntnisse dann zu nutzen, um Prozesse zu erweitern oder zu verbessern."

Wright und andere glauben, dass digitale Workflows immer intelligenter werden und es Unternehmen ermöglichen, nicht nur potenzielle Herausforderungen vorherzusagen, sondern auch deren Lösungen. Schon jetzt nutzen Unternehmen vorausschauende Workflow-Tools wie das von ServiceNow, um Aufgaben zu routen, Empfehlungen auszusprechen und Erkenntnisse aufzudecken, die sonst vielleicht übersehen würden.

"Hundert Jahre später sind wir von der Verwendung von Zeit- und Bewegungsstudien zur physischen Verbesserung eines Arbeitsablaufs dazu übergegangen, Technologie zur Automatisierung dieser Arbeitsabläufe einzusetzen", sagt Wright. "Vor einem Jahrhundert hätten wir uns nie vorstellen können, dass wir an den Punkt kommen, an dem Maschinen potenziell definieren können, wie ein Arbeitsablauf in einer menschlichen Welt aussehen sollte, um ihn effektiver zu machen."

"Menschlich" ist hier das entscheidende Wort. Trotz des immensen Potenzials von KI, neue Formen der Effizienz zu unterstützen, bleibt der Mensch der wichtigste Faktor für den Erfolg eines Unternehmens - wie schon seit den Tagen von J.W. Smith. Letztendlich wird das Ziel der Workflows der nächsten hundert Jahre darin bestehen, Technologie zu nutzen, um Menschen zu befähigen, komplexe Prozesse zu vereinfachen und ihre eigene Arbeit zu optimieren.

"Es geht nicht nur um die Abbildung von Prozessen, sondern auch die Erfahrung der Menschen, die die Arbeit machen", sagt Ben Graham. "Was wir tun, nimmt einfach die Realität und legt sie vor ihnen aus. Wenn sie dann die Möglichkeiten für Verbesserungen sehen, springen sie sofort darauf an."