Die Vorstellung, dass Angestellte ihre persönliche Meinung zu Betriebsgeheimnissen in der Kaffeeküche besprechen, stammt wahrscheinlich eher aus Filmen als aus der Realität. Aber eines der beliebtesten Themen, über das Mitarbeiter zurzeit sprechen, ist ihr Workflow. Beziehungsweise die Tatsache, dass er fehlt.

Egal, ob am Wasserspender, an der Kaffeemaschine oder in der Kantine - wir alle reden ungezwungen über unsere Erfahrungen aus dem Arbeitsleben. Das funktioniert wie eine Art Ergänzung - man könnte es auch als Gegenmittel bezeichnen - zum Personalwesen … und es findet genau dort statt, wo sich die Kernprobleme der Arbeitswelt tatsächlich abspielen.

Könnte es also sein, dass sich in einer zunehmend vernetzten und digitalisierten Welt der Tenor des Kaffeeküchengesprächs leicht verändert? Ausgestattet mit neuen Tools, die den Ablauf vieler Unternehmensprozesse transformieren sollen, könnten die Menschen jetzt tatsächlich anfangen, den Stand ihrer digitalen Workflows zu diskutieren und ihre Arbeitszufriedenheit daran zu messen.

Ein neuer Maßstab für Arbeitszufriedenheit

Die Menschen beobachten heute auf eine viel differenzierte und analytischere Art, wie die Arbeit in ihrem Unternehmen wirklich erledigt wird. Unabhängig davon, ob sich jemand faktisch bewusst ist, dass seine Arbeit Teil eines digitalen Workflows sein könnte, ist es wahrscheinlich, dass das tatsächlich so ist.

Jeder wird instinktiv wissen, dass es einen Arbeitsfluss zwischen Kunden, Partnern und anderen Mitgliedern einer Organisation gibt. Mithilfe digitaler Workflows können wir die Bereiche viel genauer identifizieren, in denen die Arbeit effizienter ausgeführt werden kann. Wir wissen auch, dass die Menschen bei der Technologie, die sie täglich anwenden, eine größere Auswahl haben. Wir haben die zunehmende Beliebtheit von BYOD (Bring Your Own Device) in der Arbeitswelt miterlebt und die damit einhergehende allgemeine Kundenorientierung der IT.

Aus diesen Erfahrungen sollten wir lernen: Wenn man den Leuten nicht die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stellt, suchen sie sich die Tools sich selbst. Wenn man den Leuten nicht die richtigen Anwendungen, Interaktionssysteme und umfassendere Workflow-Muster gibt, werden sie sie instinktiv selbst bauen.

Uneingeschränkte Innovation in einer digitalen nativen Umgebung

Die Umstellung auf das digitale Business bringt neue Möglichkeiten mit sich. Business-Manager ohne technischen Hintergrund setzen zunehmend auf sogenannte Plattformen zur Anwendungsentwicklung mit geringem Programmierungsaufwand. Diese ermöglichen ihnen, Elemente der App-Funktionalität zu entwickeln, die genau so funktionieren, wie sie es sich vorgestellt haben.

Da sich diese neuen Freiheiten auf den Arbeitsplatz auswirken, müssen sich die Unternehmen Gedanken über unbekannte Faktoren machen. Ungezügelte und uneingeschränkte Innovation ist zwar schön und gut. Aber das Problem bei kundenspezifischen Punktlösungen ist, dass sie oft für einen bestimmten Zweck gut funktionieren, jedoch keinen Raum für unternehmensweite Skalierbarkeit oder firmenweite Integrationsfähigkeit bieten.

Wenn wir über Technologien auf Plattformebene nachdenken, können wir diesen Innovationsfaktor in Cloud-native Software einbauen, die sich für einen strukturierteren Ansatz eignet. Da diese Anwendungen in einer digital nativen Umgebung entwickelt wurden, können sie vollständig integrierte, systemeigene Gerätefunktionen wie beispielsweise Karten oder Kameras nutzen.

Der Erfolgszyklus der Workflows

Wenn wir unsere Geschäftsmodelle auf digitale Workflows ausrichten, die definieren, welche Daten wo vorgehalten werden, dann können wir leichter auf Veränderungen reagieren und neue Möglichkeiten für einen effizienten Betrieb erschließen. Durch die Digitalisierung von Workflows können wir sowohl definierte Daten dort einsetzen, wo sie die richtigen Ergebnisse erbringen, als auch auch unstrukturierte Daten zum Data Lake leiten.

Aber selbst die Informationen im Data Lake müssen nicht ungenutzt bleiben. Wir können Maschinelles Lernen (ML) auf diese Datenressourcen anwenden und Algorithmen einsetzen, um Muster in geschäftlichen Transaktionen zu finden, von denen wir nicht wussten, dass sie neue geschäftliche Ergebnisse erzielen könnten. Dies kann zu einem Erfolgszyklus werden, da Workflows auf die neu erschlossenen Erkenntnisse abgestimmt und entsprechend geändert werden können.

Der Geschäftsprozess, von dem Sie nichts wussten

Die besten Arbeitsprozesse sind oft die, die Sie befolgen, ohne sich dessen bewusst zu sein. Wenn wir digitale Workflows definieren und unsere Betriebsmodelle darauf aufbauen, können wir die Produktivität steigern und großartige Erfahrungen für Mitarbeiter schaffen, die überall und jederzeit arbeiten wollen. Viele Mitarbeiter müssen im Laufe des Tages Tätigkeiten ausführen, die die Organisation voranzubringen. Häufig hindern dieselben Tätigkeiten sie jedoch daran, wirklich wertvolle Arbeit zu leisten. Es ist an der Zeit, alte, manuelle Arbeitsmethoden in moderne digitale Workflows zu transformieren, damit Mitarbeiter und Kunden das bekommen, was sie brauchen, und wann sie es brauchen.

Die Einführung digitaler Workflow-Initiativen und der Einstieg in die Transformation können eine echte Herausforderung sein. Viele Unternehmen scheuen sich deshalb, diese Maßnahmen überhaupt erst anzustoßen. Zunächst einmal haben wir alle zusammenhanglose interne Systeme und Prozesse im Unternehmen, die eine nahtlose Erfahrung erschweren. Der Versuch, diese zu ordnen, kann sich anfühlen, als entwirre man ein Wollknäuel. Je mehr Sie darüber erfahren, desto komplizierter scheint es.

Wenn Sie die Systeme und Prozesse erst einmal verstanden haben, müssen Sie herausfinden, durch welche der unzähligen Tools und Lösungen diese gesteuert werden. Das Endergebnis, auf das Sie abzielen, ist eine gemeinsame, Workflow-gesteuerte Erfahrungsebene über alle Systeme hinweg. Der typische Angestellte in einem Unternehmen unterhält sich möglicherweise immer noch lieber über Urlaubspläne, Probleme mit dem Chef und darüber, ob Michael oder Elke (Name Ihrer Wahl einfügen) in der Buchhaltung ein Problem mit den Dienstwagen hat. Aber das Gespräch über "Wie steht es mit deinem Workflow?" wird kommen. Sind Sie schon digital sattelfest?