Kein erfolgreicher Sportler bekommt, wenn er zum ersten Mal ein neues Sportgerät oder eine neue Disziplin zu lernen beginnt, eine "Train-the-Trainer"- Schulung über acht oder vielleicht 16 Stunden. Und auch kein Musiker wird mit der "Train-the-Trainer"-Methode innerhalb der gleichen Zeit ein Instrument erlernen.
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Mehr Zeit wird in die Key User bei der Einführung neuer Software jedoch leider selten investiert. Danach ist der Key User auf sich allein gestellt und soll häufig mit diesem Basiswissen auch noch seine Kolleginnen und Kollegen an die Materie heranführen. Dass dies nicht ausreicht, ist offensichtlich und kann dazu führen, dass die Mitarbeiter nach einem derart kurzen Training die Software nicht nutzen.
Es kann durchaus vorkommen, dass ein mittelständisches Unternehmen - bei einer TCO-Betrachtung - 750.000 Euro in eine ERP- oder 250.000 Euro in eine CRM-Lösung investiert. Wenn davon aber nur 4.000 bis 6.000 Euro in das "Train-the-Trainer"-Konzept investiert werden, spart das Unternehmen am falschen Ende.
Die Gründe, warum an Schulungen und Trainings gespart wird, können sein:
Die Software-Firma möchte ihren Angebotspreis für das Produkt nicht unnötig erhöhen.
Der Entscheider möchte die Investition so niedrig wie möglich halten. Daher werden die Schulungskosten auf ein Minimum reduziert.
So werden Softwareprodukte idealerweise geschult
Für die Implementierung neuer Software sollte das Unternehmen einen kontinuierlichen Trainingsplan erstellen. Dieser sollte individuell zugeschnitten sein, auf: die Fähigkeiten, den Leistungsstand und das Potenzial der zu schulenden Person/en beziehungsweise der Prozesse, in die die Software eingebunden ist.
Gezielte Trainingsreize führen bekanntermaßen zu einem Lernerfolg. Die schrittweise Einweisung in die neue Software und eigenständiges Erproben unter fachkundiger Begleitung erleichtert das Kennenlernen. Allerdings macht jedes Training auch müde und die Aufnahmefähigkeit ist irgendwann erschöpft.
Ein didaktisch sinnvoll aufgesetztes Training mit eigenständig durchzuführenden Übungen kann jedoch dazu führen, dass der Mitarbeiter Lust hat, weiterzumachen und sich tiefer in die Software einzuarbeiten. Das können zum Beispiel erdachte Use Cases aus dem eigenen Arbeitsbereich sein. Damit der Mitarbeiter die Möglichkeit, sich in die neue Software einzufühlen, sie auszuprobieren und sich mit ihr anzufreunden - es entwickelt sich eine Beziehung.
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Im Team gewinnen
In einer Sportmannschaft trainiert nicht jeder allein und es trainieren nicht alle nach demselben Plan. Es gibt langsamere Spieler, die auf Schnelligkeit trainiert werden müssen. Die weniger beweglichen benötigen mehr Dehnungsübungen und koordinative Fähigkeiten. Dementsprechend sollte auch jeder Mitarbeiter auf seiner speziellen Position sein Spezialtraining erhalten.
Tipp: Nicht nur die Schwachen stärken. Das Ziel muss sein, insgesamt den Leistungsdurchschnitt zu erhöhen.
Stellen Sie sich die Prozesse im Unternehmen als Spielzüge im Ballsport vor. Diese funktionieren nur dann reibungslos, wenn alle das gleiche Verständnis zu den Prozessen haben und alle die Passvarianten und Laufwege der Mitspieler kennen.
Dadurch bekommen die Prozesse mehr Sicherheit, die Mitarbeiter generieren eine bessere Fachkenntnis, sie haben mehr Spaß und jeder hat das Gefühl, mit einbezogen worden zu sein. Keiner der besonders guten "Spieler" lästert darüber, dass er die Schwächeren mitziehen muss.
Schöner Nebeneffekt: Auch der Teamspirit verbessert sich. Im besten Fall arbeiten alle auf ein gemeinsames Ziel hin: mithilfe der neuen Software das Unternehmensergebnis zu verbessern. Nur, wenn alle Anwender ein Erfolgserlebnis mit der neuen Software haben, kann sich ein Nutzen für das Unternehmen einstellen.
- E-Learning im Job und Talent-Management
Unternehmen müssen im Talent-Management neue Wege gehen und verstärkt in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter investieren. Folgende Tipps zum Thema E-Learning können den Experten von Right Management zufolge helfen, die Weichen in Sachen Skills und Ausbildung neu zu stellen und das Lernen attraktiv zu gestalten. - Tipp 1: Lernen ohne Ausbilder
Um Neues zu lernen, muss nicht immer ein Ausbilder präsent sein. E-Learning erlaubt Experten, Lehrpläne granular zu entwerfen, Kurse oder einzelne Lektionen aufzuzeichnen und alles über eine Online-Plattform abrufbar zu machen. Damit ist E-Learning ein wichtiger Schritt in Richtung selbstbestimmtes Lernen. - Tipp 2: Lernfreude im Team
Online- und selbstbestimmtes Lernen bedeutet nicht notwendig allein lernen. Die gemeinsame Schaffung von Lerninhalten sowie das Kategorisieren und Teilen von Content sind gut geeignet, einen Geist der Zusammenarbeit zu schaffen. Geschieht das unter Zuhilfenahme von Elementen aus Social Media, Smartphone-Apps und Spielen, erleben die Mitarbeiter die Faszination der Echtzeit-Zusammenarbeit. - Tipp 3: Lernen überall und jederzeit
In der modernen Business-Welt erweist sich der allgegenwärtige und zeitunabhängige Zugang auch zu sehr spezialisierten Informationen als großer Segen. Ein Lern- beziehungsweise Talent-Management-System sollte dabei auch stark die Aspekte einer zunehmend mobilen Welt berücksichtigen. - Tipp 4: Produktive Lernportale
Bei Weiterbildungsmaßnahmen ist zu vermeiden, dass sich Mitarbeiter langweilen und länger aus dem produktiven Business abgezogen werden. Das gelingt am besten über geeignete Lernportale, vor allem wenn sie populäre Trends wie zum Beispiel Gamification und Mikro-Learning berücksichtigen. Lernen wird so zur arbeitsbegleitenden Sofortmaßnahme, über die Mitarbeiter kontinuierlich ihre Qualifikation verbessern. - Tipp 5: Talent-Management & Learning
Lernen ein starker Treiber für Qualität und Leistung. Sicht- und messbar wird das aber nur, wenn die Disziplinen E-Learning, Personalwesen und IT ihre Synergien ausschöpfen. Tools, die E-Learning und Talent-Management-Programme zusammenführen, sind dafür eine gute Basis. - Tipp 6: Lernbereitschaft fördern
Um Lernakzeptanz bei den Mitarbeitern zu erzielen, empfiehlt sich für Unternehmen ein Mix aus traditionellem Lernen und digitalen, selbstbestimmten Lernprogrammen. Letztere wiederum sollten die gesamte Palette von einfachem E-Learning über Mischprogramme bis hin zu virtuellen 3D-Elementen abdecken.
Fazit: Die Ausbildung der Trainer und das kontinuierliche Training der Anwender sollte bei einer Softwareeinführung absolut im Fokus stehen.
Das Projekt Schulungskonzept
Das im Folgenden skizzierte Training ist nicht kurzfristig, sondern auf einen längeren und nachhaltigen Zeitraum zwischen einem und zwei Jahren ausgelegt. Wie beim Sport oder in der Musik wird es immer wieder aufgefrischt und an das Leistungsniveau beziehungsweise die Ziele angepasst.
Bedarfsanalyse
Welche fachlichen, persönlichen und IT-Kompetenzen benötigt der Mitarbeiter/das Team?
Welche Prozesse müssen mit Priorität 1 trainiert werden?Trainingsziele festlegen
Wie sehen einzelne Ziele für den Mitarbeiter/das Team/die Abteilung beziehungsweise den Prozess aus?Trainingskontrollen definieren
Wie sehen die Meilensteine in diesem Trainingsprogamm aus?Trainings Controlling
Wer prüft wann und wie die Lern- beziehungsweise Ausbildungsfortschritte?Schulungsprogramme
Was sind die Basisschulungen für den einzelnen Mitarbeiter/die Teams sowie spezielle Key User?
Wie oft finden Wiederholung statt?Spezialtrainings beziehungsweise -module
Wer bekommt spezielle/zusätzliche Trainingseinheiten?Qualitätssicherung
Feedbacks und die Beobachtungen der Trainings liefern neue Erkenntnisse.
Der Trainingsplan wird laufend angepasst und dokumentiert.
Tipp: Vergessen Sie nicht, das Erreichen eines besonderen Trainingsziels zu feiern!
Was bringen hohe Schulungskosten dem Unternehmen
Zusätzliche Schulungskosten bei der Einführung neuer Software können sich schon nach kurzer Zeit amortisieren. Die Gründe dafür können vielfältig sein:
gemeinsames Training verbessert das Verständnis für Prozesse, wodurch sie schneller, effektiver und wirtschaftlicher ablaufen;
Prozesse werden hinterfragt und nachgebessert;
das System wird effizienter eingesetzt, wenn Zusammenhänge bekannt sind beziehungsweise die Funktionalität trainiert wurde;
Silo-Denken entfällt;
durch reibungslose Prozesse werden die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung erhöht;
die wirtschaftlichen Ziele werden einfacher und schneller erreicht.
Finaler Tipp für den Chef: Haben Sie auch den Mut, vor einer Softwareeinführung für Entlastung der Mitarbeiter zu sorgen und befreien Sie sie von unwichtigen und unnötigen Aufgaben. Ohne Ballast trainiert es sich leichter. (bw)