Aufgaben öffnen

Mit einer Wiedervorlage haben Sie die Möglichkeit, wichtige E-Mails zu markieren, um zu einem späteren Zeitpunkt automatisch wieder daran erinnert zu werden. Fristen, etwa für die Abgabe eines geschäftlichen Angebots, dürften dadurch nicht mehr so einfach in Vergessenheit geraten. Die Umsetzung in Outlook erfolgt, indem Sie die betreffende Mail zur Nachverfolgung kennzeichnen. Auf diese Weise werden die relevanten Nachrichten zusammen mit sonstigen Terminen und Aufgaben im Erinnerungsfenster angezeigt. Zwei Vorgehensweisen stehen dafür zur Verfügung.

Für die erste Methode starten Sie zunächst Outlook und klicken im Menüband oben links auf den Datei-Tab. Sie befinden sich nun in der Backstage-Ansicht, wo Sie über die linke Seitenleiste zur Kategorie Optionen wechseln. Anschließend öffnet Outlook ein neues Fenster. Hier klicken Sie in der Spalte links auf die Rubrik Aufgaben.

Aufgabenoptionen anpassen

Navigieren Sie jetzt im rechten Bereich des Dialogs zum Abschnitt Aufgabenoptionen. Darunter können Sie die gewünschten Einstellungen, wie die Erinnerungszeit, vornehmen. Klicken Sie außerdem auf die Schaltfläche neben Schnellklick-Kennzeichnung festlegen. In einer separaten Dialogbox wählen Sie dann per Dropdown-Menü den Tag beziehungsweise Zeitraum für die Wiedervorlage aus. Schließen Sie nun die beiden noch geöffneten Fenster per OK-Button.

E-Mail auswählen

Anschließend klicken Sie in der Nachrichtenliste mit der rechten Maustaste auf die E-Mail, die Sie auf Wiedervorlage legen möchten. Im Kontextmenü wählen Sie nacheinander Zur Nachverfolgung und Nachricht kennzeichnen. Noch schneller geht es, wenn Sie mit dem Cursor auf eine Nachricht in der mittleren Spalte zeigen. Daraufhin erscheint rechts daneben eine kleine weiße Flagge. Klicken Sie auf dieses Symbol, wird Ihre E-Mail mit einer roten Flagge für die Wiedervorlage markiert.

Alternative Strg + Shift + G

Um die zweite Option zu nutzen, markieren Sie die E-Mail zur Wiedervorlage und drücken die Tastenkombination Strg + Shift + G. In der kleinen Dialogbox, die anschließend geöffnet wird, können Sie mithilfe der Einträge in der Pulldown-Liste neben dem Feld Kennzeichnung einen vorgefertigten Text auswählen, etwa Zur Nachverfolgung. Alternativ schreiben Sie in dieses Feld Ihre eigene Notiz. Nun noch das Start- und Fälligkeitsdatum festlegen und die Checkbox Erinnerung aktivieren - fertig. Nach einem Klick auf den OK-Button werden Ihre Angaben übernommen, und Outlook meldet sich zum gewünschten Termin.

Allerdings gibt es bei IMAP-Konten eine wichtige Einschränkung. Sie können zwar auch hier Mails für eine Nachverfolgung kennzeichnen. Diese erscheinen dann wie beschrieben in der Übersicht mit dem roten Fähnchen. Aber die Erinnerungsfunktion wird nicht unterstützt. Immerhin zeigt Outlook markierte IMAP-Nachrichten in Ihrer Aufgabenliste an, wenn auch lediglich in der Kategorie Kein Datum.

Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Outlook 365 (Version 2107) für Windows. In anderen Versionen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)