Rechnungen schreiben

Wie Sie Kardinalfehler vermeiden

27.10.2021
Von 
Julia-Eva Seifert ist freie Journalistin in Mainz.
Für frischgebackene Freiberufler ist das Schreiben der Rechnungen oft schwerer als gedacht. Welche Fehler nicht gemacht werden sollten, lesen Sie hier.
Der sogenannte "Büro- und Papierkram" ist lästig und stellt für Freiberufler oft eine Herausforderung dar, insbesondere die korrekte Rechnungsstellung.
Der sogenannte "Büro- und Papierkram" ist lästig und stellt für Freiberufler oft eine Herausforderung dar, insbesondere die korrekte Rechnungsstellung.
Foto: Andrey_Popov - shutterstock.com

Eigentlich gehört es zu den schönsten Aufgaben, Rechnungen zu schreiben und an die Kunden zu schicken, wenn man ein eigenes Unternehmen führt. Denn nur mit einer gestellten Rechnung gibt es einige Zeit später auch Geld. Allerdings genügt es dazu nicht, die erbrachte Leistung sowie die Gesamtsumme auf ein Blatt Papier zu schreiben. Eine ordentliche Rechnung muss vielmehr einige sogenannte Pflichtangaben beinhalten. Nur mit diesen Angaben wird sie vom Finanzamt - und damit häufig auch von den eigenen Kunden - akzeptiert. Wer es sich also nicht sofort mit seinen Auftraggebern verscherzen möchte, der sollte darauf achten, die Rechnung korrekt auszustellen und die häufigsten Anfängerfehler nicht zu machen.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Starten wir mit dem wohl häufigsten Fehler: Auf der Rechnung wird etwas vergessen. Insbesondere Neulingen unterläuft dieses Versäumnis häufiger, weil ihnen noch der Überblick fehlt, welche Angaben unbedingt auf die Rechnung gehören. Hier eine Zusammenfassung derjenigen Informationen, die auf keiner Rechnung fehlen dürfen:

• Vollständiger Name und komplette Anschrift des Unternehmens

• Vollständiger Name und komplette Anschrift des Kunden

• Datum der Rechnung

• Rechnungsnummer (fortlaufend nummeriert)

Umsatzsteueridentifikationsnummer oder Steuernummer

• Menge und Bezeichnung der Produkte oder Dienstleistung

• Lieferzeitpunkt oder Leistungszeitraum (-zeitpunkt)

• Summe der Lieferung oder Leistung aufgelistet nach Steuersätzen und/oder Steuerbefreiungen

• Wenn Umsatzsteuer entfällt, Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung

• Sofern vereinbart: Hinweis auf Preisminderungen (ebenfalls inklusive Steuersatz und/oder Steuerbefreiung)

• Sofern angewendet: Hinweis auf die Differenzbesteuerung

• Bei Rechnung an Privatpersonen: Nennung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten

Übrigens: Diese Angaben gelten für Rechnungen, die den Gesamtbetrag von 250 Euro brutto überschreiten. Für solche, die unter dieser Grenze liegen - sogenannte Kleinbetragrechnungen - gelten andere Regelungen.

Was auf der Rechnung stehen kann

Neben diesen Pflichtangaben haben Unternehmer die Wahl, ob sie noch weitere Mitteilungen hinzufügen möchten. Denkbar ist zum Beispiel, dass man sich auf der Rechnung für den Auftrag bedankt oder seine Kunden auf anstehende Aktionen hinweist.

Weitere freiwillige Angaben auf einer Rechnung sind:

• Freundliche und direkte Ansprache des Kunden

• Kurze Auflistung des eigenen Leistungsspektrums

• Bitte darum, an andere Kunden weiterempfohlen zu werden

• Grußformel zum Abschied (unter Umständen mit ein paar Dankesworten)

• Unterschrift

Ein Wort zur Unterschrift: Sofern Sie nicht Steuerberater oder Anwalt sind, müssen Sie ihre Rechnung nicht unterschreiben. Vor allem Solo-Selbstständige setzen trotzdem gerne ihre Unterschrift unter die Rechnung. Der Grund: So bekommt die gesamte doch eher förmliche Rechnung eine persönliche Note.

Ein Muss ist die Unterschrift jedoch nicht. Einige Unternehmer verzichten sogar darauf, aus Furcht, der eigene Namenszug könnte zweckentfremdet werden. Denkbar wäre, dass der Kunde vor die Unterschrift den Zusatz "Betrag dankend erhalten" setzt. So wäre das Dokument keine Rechnung, sondern ein Beleg dafür, dass der darauf genannte Betrag schon gezahlt wurde.

Tipp: Wer sich nicht damit aufhalten will, welche Angaben auf die Rechnung gehören, wie das Layout der Rechnung gestaltet werden kann und welche Anforderungen die Rechnung außerdem erfüllen muss, kann eines der vielen Rechnungsprogramme nutzen, die im Netz verfügbar sind. Damit geht die Rechnungserstellung - gerade für Neulinge auf dem Gebiet - schneller von der Hand.

Der Versand der Rechnung: E-Mail oder nicht?

Die Anforderungen an den Versand von Rechnungen wurden vor einigen Jahren vereinfacht. Für Rechnungen über Umsätze nach dem 1. Juli 2011 gelten nun gelockerte Regelungen. Jetzt ist es möglich, elektronische Rechnungen zu versenden, nämlich zum Beispiel als

• E-Mail

• pdf-Datei

• Fax

• Download

Die Lockerungen gelten dann, wenn der Empfänger der Rechnung damit einverstanden ist, dass diese in elektronischer Form übermittelt wird.

Vorsicht: Auch wenn die Regelungen für den Versand von Rechnungen gelockert wurden, betrifft das nicht die weiteren Vorschriften. Unternehmer müssen nach wie vor die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) peinlich genau einhalten. Andernfalls droht Ungemach vom Finanzamt.

So lange muss die Rechnung aufbewahrt werden

Nicht nur die eigenen Kunden, sondern auch man selbst als Rechnungsersteller ist dazu verpflichtet, die Rechnung für einen gewissen Zeitraum aufzubewahren. Für Rechnungen, die man selbst ausgestellt hat als auch für jene, die man erhalten hat, gilt dabei eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Bei Rechnungen, die auf Thermopapier gedruckt sind, sollte man Vorsicht walten lassen. Häufig verblasst die Schrift nach einiger Zeit. Um trotzdem noch nach zehn Jahren einen Nachweis über den Rechnungsbetrag zu haben, sollte man solche Rechnungen kopieren und die Kopie zusammen mit der Originalrechnung abheften. Möchte nach einigen Jahren ein Finanzbeamter einen Nachweis über den Vorsteuerabzug sehen, ist auf jeden Fall die Kopie der Rechnung vorhanden, auch wenn die Originalrechnung verblasst ist.