Um es gleich vorweg zu nehmen: Die Wartungssätze sind mit SAP nur sehr schwer verhandelbar. Dagegen räumt der Softwarehersteller den Kunden bei den Lizenzpreisen häufig Rabatte ein. Da die Softwarelizenzen die Grundlage für die Bestimmung der Wartungskosten bilden, können Firmen beim Lizenzvolumen ansetzen. SAPs Lizenzmodell ist nicht in Stein gemeißelt, sondern ändert sich häufig. Anwender sind daher gut beraten, sich mit den Konditionen auseinanderzusetzen.
Lizenzvolumen verringern
"Sparen können Firmen, wenn sie sich genau überlegen, welche Lizenzen sie wirklich benötigen", so Ralph Treitz, Chef der VMS AG, die Benchmarking und Lizenzberatung für SAP-Anwender anbietet. Einmal erworbene Lizenzen kann man nicht mehr zurückgeben.
Nachkauf von SAP-Lizenzen
SAP-Bestandskunden schaffen mitunter neue Lizenzen an, obwohl im Unternehmen durchaus noch freies SAP-Lizenzvolumen vorhanden ist. Treitz zufolge liegen vor allem in Konzernen SAP-Lizenzen ungenutzt brach, für die aber Wartung gezahlt wird. Hier sollten die Firmen nach den Worten des VMS-Managers ihre Lizenzbestände genau durchleuchten.
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Durch Übernahmen anderer Firmen sowie anderer Umstrukturierungsmaßnahmen können Bestand und Zusammensetzung von SAP-Softwarelizenzen schwanken. Vor einem Nachkauf von Lizenzen sollte deshalb stets eine Gesamtbetrachtung des Lizenzportfolios stehen.
Neukauf von SAP-Software
Firmen, die erstmals SAP-Software erwerben, rät der VMS-Experte eine solide Planung der Bedarfe für die nächsten drei bis fünf Jahre vorzunehmen. Auf dieser Basis lässt sich vereinbaren, die Wartung nur für die Lizenzen zu entrichten, die sich auch tatsächlich in Gebrauch befinden. Bei Projektstart hat oft nur ein Teil der vorgesehenen Anwender Zugriff auf die ERP-Software. Zudem werden nicht alle Module auf einen Schlag genutzt, sondern diese erst Schritt für Schritt eingerichtet.
Wartungsverträge verlängern
SAP hat Treitz zufolge großes Interesse daran, die Wartungsverträge der Kunden auf den "SAP Enterprise Support" umzustellen. Dies verschafft den Unternehmen Verhandlungsspielräume.
Nach den Erfahrungen von Beobachtern können Firmen auf diese Weise möglicherweise das eine oder andere SAP-Produkt oder Beratungsleistungen zusätzlich erhalten.
Subskriptionsverträge von SAP
Für große Unternehmen bietet SAP "Global Enterprise Agreements" an. Dabei zahlen Anwender über einen vereinbarten Zeitraum einen festen Betrag für die Nutzung von Softwareprodukten und deren Wartung.
SAP will dieses Konzept ausweiten und auch für den Mittelstand anbieten.