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Ein Drittel ihrer gesamten Arbeitszeit verbringen Angestellte laut Studien der Unternehmensberatung McKinsey durchschnittlich mit schriftlicher Kommunikation. Für viele Berufsgruppen ist das wahrscheinlich sogar noch eine konservative Angabe, denn Berufsgruppen wie Ingenieure verbringen sogar sieben bis acht Stunden pro Tag mit Gesprächen, Lektüre und Schreibarbeit. Selbst Ärzte wenden ein Drittel ihres Arbeitstages für schriftliche Aufgaben auf.
Die Quintessenz: Ganz gleich, wie vielfältig die heutige Berufslandschaft auch ist, die allermeisten Jobprofile haben einen gemeinsamen Nenner. Und der ist das Verfassen von aussagekräftigen und fehlerfreien Texten. Es geht um geschäftliche E-Mails, interne Kommunikation, Kundenpräsentationen und mehr. Schreibkompetenzen sind somit Umsatztreiber, Sprossen auf der Karriereleiter oder Mittel zur Teamführung.
Ein weiteres konkretes Beispiel ist der Technologiesektor: Mit wachsender Berufserfahrung ändern sich in der Regel die Aufgaben der Data Scientists, der Software-Entwickler oder der KI-Experten. Es steht dann weniger Coding und mehr Management auf dem Programm. Im Umkehrschluss bedeutet das, die schriftliche Kommunikation - egal, ob intern oder extern - nimmt deutlich zu. Da diese Aufgabe jedoch selten fester Bestandteil der Ausbildung war, können Effizienz- und Qualitätsverluste die Folge sein.
Somit ist es für jedes Unternehmen ungemein wichtig, die Effizienz und Qualität beim Schreiben verschiedener beruflich relevanter Texte zu erhöhen. Folgende Arguemte sprechen besonders dafür:
Reputation schläft nicht
Externe E-Mails, Präsentationen, Studien und Analysen sind nicht weniger als Visitenkarten des Unternehmens. Jedes Schriftstück spiegelt für Kunden und Partner (bestehende wie potenzielle) die Arbeitsweise des federführenden Unternehmens wider. Wie sorgfältig arbeitet die Firma? Zeugen Rechtschreib- und Grammatikfehler von unprofessionellem Arbeiten? Oder lässt die Ausdrucksweise auf ein eloquentes, fachlich hervorragendes Team schließen?
- Der Stand
Während Vorträgen sollte man für eine feste Wirkung das Gleichgewicht gleichmäßig verteilen. Männer stehen schulterbreit, Frauen ein bisschen schmaler. - Die Gestik
Positivbeispiel: So macht man es während einem Vortrag genau richtig: eine offene Gestik über der Gürtellinie und nicht über Schulterhöhe. - Sprache
Sätze sollte man bei Präsentationen kürzer und einfacher formulieren als im Geschriebenen. - Lautstärke
Lautstärke und Sprechgeschwindigkeit sollte man während eines gelungenen Vortrags modulieren. - Pausen einhalten
Bei Präsentationen sollte man darauf achten, deutlich, langsam und mit Pausen vorzutragen. Meist ist es dann genau richtig, wenn man es selbst als übertrieben empfindet. - Umgang mit Medien
Beim Vortrag besser nicht auf die Wand sondern auf das Notebook oder Tablet sehen, damit man nicht zu lange wegguckt. - Visualisierung
Man sollte mindestens ein Drittel mehr zu sagen haben, als man auf seinen Folien visualisiert. So bleibt man wichtig. - Folien
Auf den Folien besser nicht alles auf einmal zeigen. Ansonsten lesen die Zuhörer voraus und verlieren schnell das Interesse. - Vorsicht bei Extras
Für die Präsentation sollte man eine schlichte und einheitliche Animation wählen. Sound und Zeitautomatismus sollte man vermeiden. - Skizze
Um die Präsentation aufzulockern, empfehlt Peter Mohr hemdsärmelige Elemente einzubauen. Das kann zum Beispiel eine Zeichnung oder Skizze sein, die nicht vorbereitet wirkt. - Powerpoint-Tricks
Mit der Punkt-Taste oder B kann man den Bildschirm während der Präsentation auf schwarz schalten. Jeder beliebige Tastendruck holt das Bild zurück. - Powerpoint-Tricks II
Mit "48 Enter" kann man während der Präsentation auf Seite 48 springen. Überblick über die Seitenzahlen behält man am besten, wenn man sich die ausgedruckten Handzettel neben den Laptop legt. - Blickkontakt
Den Blickkontakt sollte man so gleichmäßig wie möglich im Raum verteilen und Menschen nicht zu lang oder zu kurz ansehen. - Tipps vom Experten
Die Ratschläge stammen von Peter Mohr, der als Trainer auf Rhetorik und Präsentationen spezialisiert ist und bereits mehr als 1.000 Präsentationstrainings durchgeführt hat.
E-Mails und Betreffzeilen - der Teufel steckt im Detail
Es klingt banal, aber die Betreffzeile ist das Schlüsselelement für eine erfolgreiche E-Mail: Laut Zippia öffnen 47 Prozent der Empfänger E-Mails ausschließlich darauf basierend. Und ist die Mail erst einmal geöffnet, können Nuancen in den Formulierungen und der Struktur zum sofortigen Leseabbruch führen - oder eben die volle Aufmerksamkeit für den Inhalt erregen. Damit haben vermeintliche Kleinigkeiten wie aussagekräftige Formulierungen und lebendige Sprache einen direkten Einfluss auf den Geschäftserfolg.
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Der Schreibstil, allen voran eine klare Ausdrucksweise, bestimmen maßgeblich die Produktivität innerhalb eines Teams und in der Zusammenarbeit mit externen Partnern und Kunden. Nur wenn man in der Lage ist, die Feinheiten einer Aufgabe oder die zugeteilten Verantwortungen der betroffenen Personen in der Muttersprache oder der immer weiter verbreiteten englischen Unternehmenssprache passgenau zu kommunizieren, kann man eine schnelle und korrekte Umsetzung erwarten und die Risiken auf Unklarheiten minimieren.