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Wenn es um die Leistungsfähigkeit der Belegschaft eines Unternehmens geht, werden oft Produktivität und Mitarbeitereffizienz als maßgebliche Parameter gewählt. Die beiden Begriffe werden dabei gern miteinander verwechselt oder gleichgesetzt. Sie bedeuten allerdings nicht dasselbe.
Produktivität ist eine Angabe über die Summe der tatsächlich geleisteten Arbeit eines Mitarbeitenden. Effizienz wiederum beschreibt, wieviel Arbeit pro Zeiteinheit geleistet wird und mit welchem Aufwand. Wenn wir nun davon ausgehen, dass alle Mitarbeiter 40 Wochenstunden tätig sind, was genau ist mit dem Begriff "Aufwand" gemeint, wovon hängt dieser ab und was kann er bewirken?
Die Liste der Faktoren, die die Tätigkeit einem Mitarbeitenden beschleunigen oder ausbremsen, ist lang. Sie reicht von den zur Verfügung stehenden Arbeitsmitten über die Geschäfts- und Arbeitsprozesse bis hin zur Mitarbeiter-Experience und der persönlichen Tagesform. In der Summe beeinflussen sie sehr stark die Fähigkeit eines Unternehmens, produktiv, innovativ und resilienz zu sein.
Was genau hat es mit der Mitarbeitereffizienz auf sich?
Betrachten wir das Thema zunächst aus der Perspektive der Mitarbeiter: Wenn sie Stunden damit verbringen, an Meetings teilzunehmen und E-Mails zu beantworten, haben viele von ihnen das Gefühl, nichts zu erreichen. Selbst wenn sie unterm Strich produktiv sind, arbeiten sie nicht unbedingt effizient.
Laut dem Formstack-Bericht State of Digital Maturity 2022 beinhaltet ihre Tätigkeit oft unnötige Schritte, die sie vor vermeidbare Hindernisse stellen oder sie dazu zwingen, sich Hilfe oder Freigaben von externen Teams (z.B. IT oder HR) einzuholen. Sie geben außerdem an, dass das Problem darin liegt, dass ihre aktuellen Prozesse oft isoliert ablaufen und die Kommunikation erschweren. Das führe dazu, dass die Arbeit länger dauert als nötig. Laut McKinsey sind 80 Prozent der Führungskräfte bereit, wichtige Arbeitsabläufe wie die Struktur und den Rhythmus von Besprechungen zu ändern, um keine Zeit mit sinnlosen Aktivitäten zu verschwenden.
Ineffizienz sorgt nicht nur für verpasste Fristen und verzögerte Produkteinführungen. Ineffizienz am Arbeitsplatz kann die Mitarbeiterabwanderung fördern und die Moral zerstören. Das ist insbesondere heute entscheidend, da Unternehmen ohnehin darum kämpfen, ihre Mitarbeiter zu halten. Wenn diese das Gefühl haben, dass ihre Mühen umsonst sind, sind sie frustriert. Das zieht wiederum unzufriedene Kunden und weniger innovative Produkte nach sich.
Ein ineffizienter Mitarbeiter ist ein Mitarbeiter, der sich nicht eingebunden fühlt. Das ist entscheidend: Im Bericht State of the Global Workplace 2022 von Gallup fand man heraus, dass sich nur 21 Prozent der Mitarbeiter am Arbeitsplatz eingebunden fühlen. Die Mitarbeitereinbindung ist besonders wichtig in einer Zeit, in der es so vielen Unternehmen an Personal fehlt.
Effizienz schafft Engagement
Engagierte Mitarbeiter, die ihre Arbeit schnell und enthusiastisch erledigen, sind bei der Arbeit besonders motiviert, suchen nach neuen Lernmöglichkeiten und übernehmen mehr Verantwortung. Außerdem leiden sie weniger unter Stress, Frust und Gesundheitsproblemen.
Sehen wir uns ein Beispiel an, das aufzeigt, wie Effizienz das Engagement fördern kann. Normalerweise benötigen Marketing-Teams Unterstützung von den Entwicklungsteams, um neue Zielseiten im Internet zu erstellen. Während die Marketing-Abteilung für den Inhalt verantwortlich ist, sorgt die Entwicklungsabteilung dafür, dass im Backend alles funktioniert.
Anstatt schnell eine neue Seite aufzubauen, die neue Zielgruppen erreicht, muss das Marketing einen langwierigen Prozess durchlaufen, um sich die nötigen Ressourcen zu sichern. Diese Ineffizienz schafft Missverständnisse und raubt wichtigen Projekten wertvolle Entwicklungsressourcen.
Neue Technologien können dieses Problem jedoch mindern. Viele Teams nutzen inzwischen künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen (ML), um diesen umständlichen Prozess in einen schnellen, einfach zu wiederholenden Workflow zu verwandeln. Solche Technologien automatisieren den gesamten Prozess oder geben praktische Tipps zum Erstellen einer Zielseite.
Einige Beispiele aus der Praxis
Automatisierung spielt eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Effizienz und Einbindung in vielen Unternehmen. Do nutzte Saab das Enterprise Onboarding and Transitions von ServiceNow, um seinen papiergebundenen Onboarding-Prozess zu digitalisieren. Das Unternehmen konnte so 12.000 Stunden pro Jahr einsparen und die Mitarbeiterzufriedenheit um 25 Prozent steigern. Automatisierte Workflows vernetzen die Abteilungen und Unternehmensfunktionen, die am Onboarding beteiligt sind, sodass neue Mitarbeiter mit allen nötigen Tools, Services und Informationen ausgestattet werden, um sofort ab dem ersten Tag produktiv zu arbeiten.
Die University of California in Irvine automatisierte und zentralisierte ihr Gehaltsabrechnungssystem und vernetzte somit 24.000 Mitarbeiter in 400 Abteilungen und 38 Bereichen. Die Universität nutzte ServiceNow HR Service Delivery, um das Employee Experience Center zu entwickeln, eine zentrale Stelle für alle Themen im Bereich HR und Gehaltsabrechnung. Das Center erzielte eine Bewertung von 87 Prozent für seine Benutzerfreundlichkeit.
Eine höhere Mitarbeitereffizienz ist gut fürs Geschäft und für die Mitarbeiter. Durch effizientere Arbeitsabläufe können Unternehmen ihre Innovationsfähigkeit fördern und den Mitarbeitern ermöglichen, sich wieder ihrer eigentlichen Arbeit zu widmen.
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