Foto: VectorMine - shutterstock.com
Agile Methoden ermöglichen es selbstorganisierten Teams, sich auf ihre Kunden zu konzentrieren, schrittweise zu liefern und Feedback zu nutzen, um Prioritäten anzupassen. Die gängigste agile Methode ist dabei Scrum: Hier arbeiten kleine Teams in sogenannten Sprints, die in der Regel ein bis vier Wochen dauern.
Die Grundlagen von Scrum sind simpel: Ein Team prüft einen Backlog mit priorisierten User Stories, verpflichtet sich zu den Tasks, die es während des Sprints sicher abschließen kann und strebt dabei an, die in den User Stories dokumentierte Definition von "erledigt" zu erreichen. Bei der Kollaboration innerhalb der Teams unterstützen Scrum-Zeremonien, die typischerweise in regelmäßigen Abständen stattfinden und von einem Product Owner, Tech Lead oder Scrum Master geplant werden.
Scrum passt sich an
Im Zuge der Pandemie mussten die agilen Zeremonien virtuell stattfinden - unterstützt durch Collaboration Tools wie Zoom und Microsoft Teams. Um virtuelle Teilnahme und flexible Arbeitszeiten zu unterstützen, wurden die Meeting-Mechanismen weiterentwickelt.
Dennoch stellt sich vielen Unternehmen inzwischen die Frage, wie sie ihre Scrum-Zeremonien an langfristige Hybrid-Work-Strategien anpassen können. Hybrides Arbeiten ist dabei jedoch nicht nur eine Herausforderung, sondern bietet auch eine neue Chance für Organisationen und Teams, ihre agilen Arbeitsweisen zu überdenken.
Viele agile Teams sind motiviert, hybrides Arbeiten erfolgreich zu gestalten. In einer aktuellen Umfrage zeigen sich 40 Prozent der Befragten davon überzeugt, dass in ihrem Unternehmen die Hälfte der Belegschaft weiterhin an drei oder mehr Tagen pro Woche remote arbeiten wird. Im Rahmen einer anderen Studie geben 75 Prozent der befragten Softwareentwickler an, Remote-Arbeit generell zu bevorzugen. Hybrid-Work-Optionen können demnach auch ein Schlüssel dazu sein, fähige Entwickler zu finden und zu binden.
Am Anfang steht das Sprint Review
Betrachten wir die vier wichtigsten Scrum-Zeremonien, auf die die meisten agilen Teams setzen:
Sprint-Planung: Das Team prüft das Backlog der User Stories, versteht die Anforderungen und verpflichtet sich zu den Tasks, die im Sprint umsetzbar sind.
Tägliche Standups: In kurzen Meetings prüft das Team den Status Quo und eskaliert etwaige Blockaden, Fragen oder andere Hindernisse, die der Fertigstellung der User Stories entgegenstehen.
Sprint Reviews: Am Ende des Sprints präsentieren die Teams dem Product Owner, den Delivery Managern und den Stakeholdern ihre Ergebnisse.
Sprint-Retrospektiven: Das Team überprüft, was während des Sprints gut gelaufen ist und wo Verbesserungspotenzial besteht.
Die Optimierung des Sprint Reviews für hybride Arbeitsszenarien ist wichtig, da hierbei oft mehrere Personen beteiligt sind und ein effizient geführter Dialog zwischen Scrum-Team, Product Owner und Stakeholdern erforderlich ist. Andrew Amann, CEO von NineTwoThree Digital Ventures, ist der Meinung, dass sich agile Teams auf das Feedback der Stakeholder konzentrieren und die Prioritäten entsprechend anpassen sollten und hat einige Tipps für hybride Sprint Reviews auf Lager: "Schalten Sie die Kamera ein und nehmen Sie den Schreibblock heraus. Wir kombinieren unsere Sprint Reviews mit der Planung der nächsten Sprints. Unsere Teams erläutern, was sie abgeschlossen haben und was für den nächsten Sprint bereit ist, daher ist es wichtig, innerhalb einer Stunde vom Review zur Planung überzugehen."
Es gibt jedoch noch weitere Möglichkeiten, Sprint-Reviews auf hybride Arbeitsszenarien zu optimieren:
Dokumentieren Sie User Stories aus Perspektive der Kunden beziehungsweise Benutzer und geben Sie vor, was zu demonstrieren ist.
Weisen Sie den Teammitgliedern während des Commitments User Stories zu, die sie dann vorführen sollen.
Ziehen Sie einen Probelauf in Erwägung - insbesondere, wenn das Team weniger erfahren ist, die zu demonstrierenden Funktionen komplex sind oder umfassendes Stakeholder Feedback erwartet wird.
Überlassen Sie dem Product Owner die Entscheidung über die Reihenfolge der zu demonstrierenden User Stories und die Zeit, die er für jede einzelne Story benötigt.
Legen Sie eine Best Practice dafür fest, wie Demos in Konferenzräumen gezeigt und virtuell geteilt werden, um Unterbrechungen beim Wechsel von Präsentatoren zu minimieren.
Entscheiden Sie sich für einen Ansatz, um Feedback zu erfassen. Teams, die Jira Software für ihre Backlogs verwenden, können beispielsweise Stakeholder bitten, für abgeschlossene Issues zu stimmen. Teams, die Zoom verwenden, können die Chat-Funktion nutzen, um Fragen zu stellen und der Product Owner kann nach der Demo Breakout-Räume eröffnen, falls längere Diskussionen erforderlich sind. Teams können Stakeholder auch bitten, Kommentare zur User Story hinzuzufügen oder einen Slack-Kanal zu verwenden.
Beenden Sie Sprint Reviews pünktlich. Wenn sich ein Review verspätet, sollten Sie die Besprechung schließen und die verbleibenden Teile der Demo aufzeichnen, damit die Teilnehmer sie ansehen können, wenn sie Zeit haben.
Zeichnen Sie die Besprechung generell immer auf, damit Teamkollegen und Stakeholder sie auch später noch ansehen können.
Das Ziel besteht dabei darin, dass alle Teilnehmer Nutzen aus der Teilnahme an den Sprint Reviews ziehen. Das erfordert die Moderation eines effizienten Hybrid-Meetings.
Sprint-Retrospektiven als Diskussionsgrundlage
Sobald das Format für hybride Sprint Reviews festgelegt ist, sollten die Teams ihre Retrospektiven nutzen, um Verbesserungen zu besprechen. In größeren Organisationen, in denen ein einheitlicher Ansatz wahrscheinlich nicht optimal ist, ist das besonders wichtig. Nicht sinnvoll ist es hingegen, die Scrum Teams mit zu erlernenden Best Practices alleine zu lassen. Wenn beispielsweise ein Review zu lange dauert oder eine Story nicht gut vorgeführt wird, stellt sich die Frage, wie sich das Team künftig besser vorbereiten kann. Oder die Stakeholder nicht genügend Feedback geben, welche Änderungen an der Kommunikation, den Prozessen oder den Tools könnten Verbesserungen bringen?
Retrospektiven sind eine weitere Gelegenheit, hybride Arbeitsmethoden zu optimieren, die Zufriedenheit der Teammitglieder zu steigern und Work-Life-Balance-Fragen zu diskutieren. Ravs Kaur, CTO bei Uplevel, ist der Meinung, dass Scrum-Teams ihren Diskussionsrahmen bei Retrospektiven erweitern sollten: "Der Zustand des Projekts und die technischen Errungenschaften stehen bei den meisten Sprint-Retrospektiven im Vordergrund, aber beim Erfolg geht es nicht nur um das Produkt. Um langfristig erfolgreich zu sein, müssen auch die Menschen, die die Software entwickeln, gesund sein."
Laut der Managerin können folgende Fragestellungen agile Führungskräfte dabei unterstützen, ein Hybrid-Work-Modell zu etablieren: "Wirkte das Team während des Sprints ausgebrannt? Gab es eine untragbare Menge kurzfristiger Änderungen? Die menschlichen Kosten der Produktivität sollten bei der Entscheidung, ob der Sprint ein Erfolg war oder nicht, eine große Rolle spielen. Sie haben vielleicht Ihre Sprint-Ziele erreicht, aber ist Ihr Team auch zufrieden?" (fm)
Dieser Beitrag basiert auf einem Artikel unserer US-Schwesterpublikation Infoworld.