In der Finanzsparte eignet sich IPA für Prozesse wie Source to Pay (S2P), also die Verwaltung von Lieferanten und der entsprechenden Rechnungen und Zahlungen. Für die Automatisierung kommen zudem Prozesse in der Finanzplanung und im Bereich Order-to-Cash (Eingang Kundenbestellung bis Bezahlung) in Frage.
Beispiel: Onboarding von Mitarbeitern
Mit Intelligent Process Automation lassen sich zudem abteilungsübergreifend Abläufe straffen. So nutzt derzeit ein Drittel der HR-Abteilungen intelligente Prozessautomatisierung.
Die Software prüft beispielsweise Bewerbungsunterlagen und vereinbart automatisch Gesprächstermine mit Kandidaten. Außerdem unterstützt sie Personalfachleute beim Onboarding neuer Kollegen, etwa indem diesen automatisch Informationen über ihren Tätigkeitsbereich und das Unternehmen bereitgestellt werden.
Die IT-Abteilung wiederum kann das Einrichten von E-Mail-Accounts und Netzwerkzugängen für die Neuankömmlinge automatisieren. Gleiches gilt für die Ausstattung des Arbeitsplatzes im Firmenbüro oder Homeoffice. Je nach Jobbeschreibung erhalten neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter automatisch das passende Notebook mit den für sie relevanten Software-Lizenzen, inklusive Online-Einführungen in die Bedienung von Anwendungen und Systemen.
Intelligente Automatisierung zahlt sich aus
Damit IPA den vollen Nutzen bringt, ist es jedoch erforderlich, Prozesse durchgängig (End-to-End) zu automatisieren. Dies haben bereits 56 Prozent der Unternehmen in "hohem" bis "sehr hohem" Maß getan - ein respektabler Wert, aber auch ein Indikator dafür, dass noch Optimierungspotenzial vorhanden ist.
Foto: Research Services: Patrick Birnbreier
Die Unternehmen, die mithilfe von IPA eine End-to-End-Automatisierung umgesetzt haben, sind mit den Ergebnissen zufrieden. So gut wie alle für die Studie Befragten haben die angestrebten Ziele erreicht. Dies sind insbesondere eine höhere Qualität und niedrigere Kosten.
Positive Effekte sind außerdem bei der Effizienz zu beobachten. So gaben beispielsweise 14 Prozent der Großunternehmen und 16 Prozent der kleineren Firmen an, dass sie dank einer durchgängigen Prozessautomatisierung pro Jahr mehrere Monate an Arbeitszeit einsparen können.