Indirekte Nutzung vertraglich regeln
Unabhängig von dem Urhebergesetz steht es Unternehmen frei, im Rahmen von Verträgen Vereinbarungen zu treffen, die die Vergütung für eine indirekte Nutzung vorsehen. Dies wird durch die Vertragsfreiheit gewährleistet. Allerdings können dennoch Klauseln in Verträgen unwirksam sein, wenn die Klauseln mit wesentlichen Grundgedanken der gesetzlichen Regelung, von der abgewichen wird, nicht zu vereinbaren sind. Ob dies bei der indirekten Nutzung der Fall ist, werden die Gericht in den nächsten Jahren zu entscheiden haben. Für das einzelne Unternehmen bedeutet dies, dass man sich gut auf etwaige Verhandlungen mit SAP vorbereiten sollte. Hierfür gelten die nachfolgenden Tipps:
Transparenz schaffen: Um etwaige Verhandlungen gut vorzubereiten, ist Transparenz hinsichtlich des Umfangs der vorliegenden indirekten Nutzung unerlässlich. Dies umfasst auf der einen Seite, die bestehenden vertraglichen Bedingungen zur indirekten Nutzung zu kennen. Auf der anderen Seite ist eine fachkundige Bewertung sinnvoll, bei welchen indirekten Nutzungsszenarien es sich überhaupt um eine urheberrechtlich geschützte Nutzung handelt. Denn dieses trifft - wie bereits ausgeführt - beileibe nicht auf jede Interaktion eines Drittsystems mit SAP-Software zu. Für relevante Nutzungsszenarien sind in diesem Zuge auch die Anzahl der "indirekt zugreifenden" Nutzer zu bestimmen. Schließlich besteht auch weiterhin die Option, indirekte Zugriffe mittels Named User-Lizenzen abzudecken.
Dokumentenanzahl abschätzen: Hinsichtlich der Fragestellung, welches Lizenzmodell die kostengünstigere Variante darstellt, ist eine Abschätzung der Dokumentenanzahl erforderlich. Hierzu hat SAP im vergangenen Jahr mit einem entsprechenden Hinweis einen Report zur Verfügung gestellt. Verwertbare Ergebnisse liefert dieser jedoch nur, wenn die technischen User für die Kommunikation zwischen SAP und Drittsystem korrekt selektiert sind. In diesem Zusammenhang ist zu beachten, dass die Anzahl erzeugter Dokumente sich immer auf einen zurückliegenden Zeitraum bezieht und dadurch möglicherweise nur bedingt aussagekräftig für die Zukunft ist. Eine sorgfältige Analyse und kritische Betrachtung der Ergebnisse sind daher gefragt.
Gesamtkosten bei der Wahl des Lizenzmodells berücksichtigen: Letztlich wird es oft auf eine kaufmännische Entscheidung hinauslaufen. Dabei sollten aber nicht nur die direkten Kosten des Lizenzmodells berücksichtigt werden, sondern auch der damit verbundene Verwaltungsaufwand, der beim Named-User-Lizenzmodell aufgrund der komplexeren Überwachung vermeintlich höher ausfallen dürfte.
Während sich das neue Digital-Access-Lizenzmodell im eingeschwungenen Zustand hinsichtlich der Verwaltung aufwandsärmer darstellen kann, ist bedarfsseitig jedoch zu beachten, dass Belege, die über Drittsysteme von bereits lizenzierten SAP Nutzern erfasst werden, nicht exkludiert werden. Es findet aus Sicht des Kunden im Grunde genommen eine Doppel-Lizenzierung statt. Die Kenntnis der zu erwartenden Gesamtkosten ist in jedem Fall sinnvoll, um entsprechende Angebote der SAP umfassend bewerten zu können.
Bei der Verhandlung den Fokus nicht nur auf den Preis legen: Neben dem Kommerziellen sollte bei Verhandlungen mit SAP vor allem der Schwerpunkt auf die vertragliche Ausgestaltung des Lizenzmodells und der -bedingungen gelegt werden. Abhängig von der Kundengröße, dem bestehenden Vertragsvolumen sowie gegebenenfalls anstehender Neuinvestitionen in SAP-Software bieten sich hier in aller Regel unterschiedliche Gestaltungsräume.
Unter anderem sollte beim neuen Digital Access Modell zum Beispiel geregelt werden, wie mit erworbenen "Dokumenten"-Lizenzen umgegangen wird, die als Ergebnis bei der Vermessung möglicherweise zu viel vorhanden sind. Ebenso sollte in dem Vertragswerk eine möglichst abschließende Regelung zur indirekten Nutzung geschaffen werden. Auf diese Weise können bereits heute weitere Ausgaben für die indirekte Nutzung in der Zukunft ausgeschlossen werden.