Mitarbeiter sind die wichtigste Ressource eines Unternehmens. Die Wandlung vom Arbeitgeber- zum Arbeitnehmermarkt macht sich in vielen Branchen immer stärker bemerkbar. Entsprechend gewinnt der Faktor Employee Experience kontinuierlich an Bedeutung. Im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte ist längst nicht mehr die Bezahlung das vorrangige Entscheidungskriterium. Bewerber wählen nicht mehr zwingend den Arbeitgeber, der das höchste Gehalt verspricht und Mitarbeiter verlassen ein Unternehmen nicht mehr ausschließlich in der Hoffnung, durch einen Wechsel finanziell zu profitieren.

Immer häufiger sind es vor allem die allgemeinen Arbeitsbedingungen, die für Unzufriedenheit sorgen, die Lust am Arbeiten schmälern und damit die Produktivität negativ beeinflussen. Wer sich tagtäglich mit unnötig aufwendigen Prozessen herumschlagen muss, unnötig Zeit darauf verwenden muss, sich durch einen Dschungel von IT-Systemen zu schlagen, nur um administrative Aufgaben zu erledigen und insgesamt zentrale Arbeitsmittel eher als Fremdkörper empfindet, verliert schnell die Lust an seinem Job.

Wenn die Identifikation schwindet, leidet die Motivation

Es kann noch schlimmer kommen: Langfristig leidet die so wichtige Identifikation mit der eigenen Arbeit und dem Arbeitgeber. Studien liefern für Unternehmen erschreckende Daten: Laut Gallup Engagement Index 2020 fühlten sich gerade einmal 17 Prozent der befragten Arbeitnehmenden emotional an ihr Unternehmen gebunden. Beim Rest präsentiert sich die tägliche Arbeit eher als "notwendiges Übel". Nur rund jeder fünfte Arbeitnehmer erfährt in seinem Unternehmen ausreichend Unterstützung im Hinblick auf den Ausbau von Fähigkeiten und Fertigkeiten im effektiven Umgang mit neuen digitalen Technologien.

Umgekehrt empfinden Beschäftigte ein ausgereiftes, individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittenes System als Ausdruck der Wertschätzung durch den Arbeitgeber. Systeme, die nachweisbar entlasten und motivieren, tragen zur Work Life Balance bei und erhöhen die Produktivität. Studien belegen, dass auch Arbeitgeber davon partizipieren, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter motiviert arbeiten. Laut einer Untersuchung des Markt- und Meinungsforschungsinstituts Gallup Organization steigert Motivation die Produktivität um bis zu 21 Prozent. Überlegungen den Arbeitgeber zu wechseln, offenbaren sich bei motivierten Mitarbeitern etwa zwölfmal seltener.

Diese Untersuchungen belegen, dass sich Aspekte wie Employee Experience und konkreter die "Workplace Experience" als zentrales Elemente der Mitarbeitermotivation darstellen. Die Wahrnehmung des Unternehmens aus Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und die Ausstattung mit Technologien, die diese bei ihrer täglichen Arbeit sinnvoll unterstützen und durch eine positive User-Experience motivieren, tragen unmittelbar und mittelbar zum Unternehmenserfolg bei.

Zeitgemäße Employee Experience Platform (EXP) ist gefordert

Eigentlich als Arbeitserleichterung gedacht, präsentiert sich der digitale Arbeitsplatz im Alltag für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer als wiederkehrende Belastung. Wird zu Beginn des Arbeitstages der Rechner hochgefahren, beginnt der Marathon aus Starten und Einloggen in etliche unterschiedliche Systeme, von der Arbeitszeiterfassung und anderen administrativen Systemen, über klassische Business-Applikationen bis hin zu Kommunikationssystemen zur Einbindung in Arbeitsteams.

Zusätzlich erschwert wird das Handling einer so heterogenen digitalen Arbeitsumgebung durch die zunehmende Bedeutung des mobilen Arbeitens. Einerseits erhöhen neue hybride Arbeitsmodelle wie das Arbeiten von Unterwegs oder aus dem Homeoffice den administrativen Aufwand und die Anforderungen an Kommunikationssysteme, andererseits sind Systeme zum Beispiel über mobile Endgeräte häufig weniger komfortabel zu bedienen.

SAP Work Zone für den digitalen Arbeitsplatz

SAP Work Zone schafft einen digitalen Arbeitsplatz, der alle relevanten Business-Anwendungen und Applikationen bündelt und über eine einzige Plattform zugänglich macht. Gleichzeitig bietet SAP SuccessFactors Work Zone (ehemals SAP Work Zone for HR), als eine spezielle Ausprägung im personalwirtschaftlichen Umfeld, einen zentralen Zugriff auf individuell relevante Informationssysteme, Dokumente und Inhalte und schafft so eine Grundlage für interne Kommunikation und Kollaboration.

Im Hinblick auf die individuelle Employee Experience zeichnet sich Work Zone vor allen Dingen dadurch aus, dass sich die Oberfläche nach individuellen Bedürfnissen anpassen lässt. Mit Hilfe von Widgets können so zum Beispiel häufig genutzte Funktionen zusätzlich hervorgehoben und einfach zugänglich gemacht werden. War es vorher erforderlich, sich in jede benötigte Applikation separat einzuloggen, genügt über SAP SuccessFactors Work Zone ein einziges Login für den Zugriff auf alle verbundenen Anwendungen.

Mitarbeiter profitieren von der Konzentration auf Wesentliches

Egal an welchem Ort ein Mitarbeiter arbeitet, ob an seinem individuellen oder einem gemeinsam genutzten Büroarbeitsplatz oder von unterwegs und im Homeoffice, sowohl gewohnte On-Premises- als auch Cloud-Anwendungen stehen über einen digitalen und zentralen Zugangspunkt zur Verfügung. Alle Aufgaben, Workflows und Erinnerungen sind übersichtlich und leicht zugänglich verfügbar und müssen nicht mehr über verschiedene Plattformen hinweg zusammengetragen werden.

Als digitale Kommunikationsbasis ermöglicht Work Zone gerade in der Teamarbeit den barrierefreien Austausch in Arbeitsgruppen, die über unterschiedliche Standorte verteilt zusammenarbeiten. Dabei beschränkt Work Zone die Anwendung nicht auf SAP-eigene Dienste wie die SAP Business Technology Platform (BTP), das On-Premise basierte SAP ERP HCM mit den Fiori Apps im Bereich Payroll oder Zeitwirtschaft sowie die unterschiedlichen Module der SAP SuccessFactors Suite, sondern arbeitet ebenso mit Non-SAP Anwendungen wie Microsoft Teams oder Microsoft Sharepoint und anderen businessrelevanten Systemen. Die Arbeit mit und über Work Zone funktioniert auf dem Desktop wie auch mit mobilen Endgeräten anhand einer nativen App und kann somit auch mit einer Bring-your-own-Device- (ByoD-)Strategie umgesetzt werden.

SAP Work Zone als Win-win auch für Arbeitgeber

Arbeitgeber profitieren in erster Linie von zufriedenen und motivierten Mitarbeitern. Greifbar bezahlt macht sich jedoch nicht nur die Tatsache, dass Anwender durch SAP Work Zone in ihrem Arbeitsalltag entlastet werden und sich zusätzlich über die integrale Plattform noch stärker mit dem Unternehmen identifizieren können. Insbesondere im Bereich der internen Kommunikation kann Work Zone punkten.

Über die Plattform können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Beispiel gezielt nach Tätigkeits- und Verantwortungsbereich angesprochen und informiert werden. Auch die einzelnen Applikationen werden rollenbasiert bereitgestellt. Damit erleichtert Work Zone nicht zuletzt die Abwicklung von erforderlichen Prozessen im On-, Off-, und Cross-Boarding. Gleiches gilt für Maßnahmen in der Mitarbeiterqualifizierung, Weiterbildung sowie im Talent Management.

Auch die Deskless Workforce mit einbinden

SAP SuccessFactors Work Zone vereinfacht vor allen Dingen die Kommunikation mit der immer wichtigeren Gruppe der Deskless Workforce und der insbesondere in Einzelhandel und Dienstleistung relevanten Firstline Worker. Diese mit konventionellen Systemen schwer erreichbaren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden durch die mobile Nutzung der SAP Work Zone in die Top-down-Kommunikation mit eingebunden und erfahren so ebenfalls über die verbesserte User Experience eine zusätzliche Teamzugehörigkeit und Identifikation mit dem Unternehmen.

Laut SAP senkt Work Zone den Zeitaufwand beim Zugriff auf relevante Informationen um 16 Prozent. Damit kann die Zahl an Support-Anfragen, zum Beispiel durch die prominente Bereitstellung von Suchfunktionen, Wikis und FAQs, um 14 Prozent reduziert werden. Im Onboarding liegt das Einsparpotenzial laut SAP bei 19 Prozent und Reisekosten für Trainings könnten sogar um 20 Prozent gemindert werden. Das größte Potenzial sieht SAP mit 73 Prozent im Bereich der Intranet-Management-Kosten.

Anforderungen an die Nutzung von SAP Work Zone

SAP SuccessFactors Work Zone kann also die Employee Experience verbessern sowie Arbeitsabläufe optimieren. Einige grundlegende systemische Voraussetzungen müssen dabei jedoch beachtet werden, um SAP SuccessFactors Work Zone in beschriebenem Umfang nutzen zu können. So ist vor allen Dingen die Lizenzierung mindestens eines SAP SuccessFactor Moduls für die Einführung von SAP SuccessFactors Work Zone obligatorisch.

Das heißt im Umkehrschluss: Unternehmen, die weiterhin ausschließlich mit dem On-Premises basierten SAP HCM oder dessen Nachfolgelösung H4S4 arbeiten, können SAP SuccessFactors Work Zone aktuell nicht einsetzen. Darüber hinaus entstehen für die Nutzung von SAP Work Zone auch für SuccessFactors-Kunden zusätzliche Lizenz-Kosten.

SAP Work Zone oder Mirosoft Viva

Eine zentrale Frage, die sich Verantwortliche auf der Suche nach einer geeigneten Lösung zur Verbesserung der Employee Experience sowie der Etablierung eines zentralen beziehungsweise digitalen Arbeitsplatz und der Auseinandersetzung mit SAP Work Zone stellen sollten, ist die nach erkennbaren Unterschieden und Vorteilen gegenüber dem wesentlichen Wettbewerbsprodukt "Microsoft Viva".

Im Direktvergleich punktet Microsoft vor allem im Bereich der Collaboration (Stichwort: Microsoft Teams). Neben einzelnen funktionalen Überschneidungen behauptet sich SAP Work Zone jedoch in der Tiefe der Anbindungsmöglichkeiten beziehungsweise der Integration von Business-Applikationen. So gelingt es SAP durch die Möglichkeit der Einbindung von Non-SAP Anwendungen - eben auch Applikationen von Microsoft, wie Teams oder Sharepoint - sich insgesamt aus der Perspektive von SAP Anwendern zu behaupten. (ba)