Bytes: Effektive und zeitgemäße IT-Lösungen
Veränderte Raumansprüche und -nutzungen auf der einen Seite bedürfen technologischer Neuheiten, um dem Prinzip des Smart Workings gerecht zu werden. Die Lösung: Intelligente Arbeitswerkzeuge (Bytes), die miteinander kommunizieren und so die Mitarbeiter während der gesamten Arbeitsabläufe unterstützen.
Einige Unternehmen nutzen etwa ein digitales Archiv, in dem alle ein- und ausgehenden Dokumente in digitalisierter Form abgelegt werden. Über eine eingerichtete Schnittstelle wird dieses an weitere Software-Komponenten sinnvoll angeschlossen. Dazu zählen beispielsweise Input-Management-Tools, die papiergebundene und elektronische Korrespondenzen und Unterlagen klassifizieren, anschließend die enthaltenen Daten extrahieren und in nachgelagerte Systeme – DMS, FiBu, ERP, CRM etc. – exportieren. Auf diese Weise werden bereits einzelne wiederkehrende Abläufe digital abgebildet und unternehmensweit standardisiert.
Einen Schritt weiter gen ganzheitlicher IT-Infrastruktur gehen Unternehmen mit der Etablierung eines Enterprise Information Management (EIM). Dieses standardisiert die gesamte bestehende Informationslandschaft als solche sowie das Arbeiten in allen Abteilungen. Die einzelnen EIM-Komponenten helfen dabei, die Fülle der täglich das Unternehmen erreichenden Dokumente und Daten zu bündeln, das in ihnen enthaltene Wissen zu filtern und es vor allem für einzelne Arbeitsprozesse und somit wirtschaftlich nutzbar zu machen. Aus Big Data soll Smart Data werden. Dazu müssen Unternehmen zunächst klären: Welche Daten sind wichtig und valide, welche weniger? Somit zählt auch bei der Nutzung von Daten: Qualität statt Quantität.
Der große Vorteil eines ganzheitlichen EIMs gegenüber einzelner, statischer Insellösungen in den verschiedenen Abteilungen: Als zentrale Software erkennt sie den Prozess, in dem sich der einzelne Sachbearbeiter befindet, und weiß, welche weiteren Arbeitsschritte folgen bzw. erledigt werden müssen. Für die Verkettung von Prozess-Sachbearbeiter-Content sucht sie die benötigten Informationen hinsichtlich Aktualität und Vollständigkeit aus allen genutzten Systemen und Wissensquellen zusammen. Der jeweilige Sachbearbeiter bekommt diese über ein responsives Interface automatisch kontextsensitiv und nachvollziehbar bereitgestellt, um sie zu bearbeiten. Via cloudbasierter Lösungen ist dies problemlos auch unabhängig von Zeitpunkt und Ort möglich.
Zusätzlich lassen sich Informationen für alle relevanten Akteure der gesamten Wertschöpfungskette zur Verfügung stellen. EIM ist somit eine Art virtueller Organisator, mit dem Informationen transparent, benutzerfreundlich und schneller ausgetauscht werden können. Auf diese Weise wird das vernetzte und mobile Agieren im und über das Unternehmen hinaus gefördert – und schlussendlich lassen sich selbst die letzten Prozesse effizient steuern. Eine Entwicklung, die erheblich zur Optimierung der Servicequalität des Unternehmens beiträgt.
Behaviour: Gemeinsame Vision und Abkehr von straffen Hierarchien
Entscheidend ist, diese räumlich und technisch optimierten Arbeitskonzepte (Behaviour) schrittweise und bedacht zu etablieren. Im gesamten Unternehmen muss ein digitales Bewusstsein vorherrschen. Dazu müssen allen Mitarbeitern frühzeitig die Vorteile des neuen Arbeitens und der Prozessoptimierung aufgezeigt werden: Dass etwa digitalisierte Dokumente mithilfe einer abteilungsübergreifenden IT-Lösung deutlich schneller wiedergefunden werden als in raumgebundenen Papierordnen.
Es gilt auch, die Vorteile einer möglichen Umgestaltung bestehender Geschäftsmodelle zu verdeutlichen. Ein gutes Changemanagement ist daher essentiell. Die Geschäftsführung muss die neuen Ansätze als gemeinsame Vision des Unternehmens vorleben sowie Mitarbeiter aktiv einbinden und bei der Umgestaltung begleiten. Dabei ist es wichtig, auch in Form von Fort- und Weiterbildungsangeboten aktiv mit Bedenken etwa gegenüber Cloud-Computing aufzuräumen und Anreize für aktuelle wie zukünftige Angestellte zu schaffen.
Wie die dargestellten Bricks und Bytes zeigen, rückt beim Smart Working der einzelne Mensch stärker in den Fokus. Selbstmanagement, Selbstentfaltung, Selbstdisziplin und Selbstvertrauen sind wichtige Schlagworte. Das neue Arbeiten bringt einen größeren Freiraum mit sich, der aber vor allem gemäß vereinbarter Absprachen funktioniert. Seitens der Arbeitgeber muss ein höheres Maß an Vertrauen aufgebracht werden, dass Angestellte ihre Aufgaben auch im Home-Office selbstständig erledigen. Für Arbeitnehmer wiederum bedeutet das, auch abseits der klassischen Arbeitszeiten (9 bis 17 Uhr) erreichbar zu sein. Nur wenn der angestrebte Wandel auf allen Unternehmensebenen akzeptiert wird, können bestehende Geschäftsprozesse effektiv verändert werden.