Bis 2020 noch als eher klassischer Logistik-Provider unterwegs, sah die LGI-Gruppe aufgrund verschiedener externer Faktoren die Notwendigkeit, bis 2025 eine Transformation hin zu einem End-to-End Solution Provider vorzunehmen. Dem neu dazugekommenen Christoph Frank oblag es dabei in seiner Rolle als Head of PTS & Strategy ab August 2020, den Bereich Process und Technology Solutions (PTS) als "Partner and Driver for operational and digital excellence" der LGI auszurichten.

Vision 2025

"Wir als PTS müssen bis 2025 gemeinsam mit den Operations Standardisierung, Digitalisierung und Automatisierung vorantreiben", erklärt der studierte Wirtschaftsingenieur die Mission. "Dies bedeutet für PTS eine massive Veränderung, weg vom reinen Kostenfaktor mit großen Altlasten, hin zu einem Partner auf Augenhöhe und Treiber für Veränderung, der IT- und Prozessoptimierung aus einer Hand kombiniert."

Die IT-Strategie von PTS bis 2025 fokussiert dabei auf folgende vier Säulen:

• IT-Stabilisierung und IT-Security-Verbesserung

Kontinuierliche Weiterentwicklung der IT-Security und Verbesserung der IT-Uptime durch Reduzierung der Incidents und Erhöhung des Service Levels.

• Aufbau von leistungsfähigen End-to-End-IT-Plattformen, Digitalisierung und Innovation

Bis 2025 müssen die LGI-Systeme und -Plattformen die standardisierten operationalen Prozesse end-to-end unterstützen, ohne Systembrüche oder manuelle Zwischenschritte. Gleichzeitig soll PTS Operations wo immer möglich durch Digitalisierung und Automatisierung in ihrem Tagesgeschäft unterstützen und Innovation vorantreiben.

• Transformation in One-IT und One PTS sowie Weiterbildung

Zusammenfassung der bisher getrennten Bereiche zu einer kompetenten, performanten und kundenorientierten Organisation, welche gemeinsame Prozesse, Plattformen und Tools benutzt.

• Verbesserte Kollaboration zwischen PTS und Business-Stakeholdern

Verbesserung der Zusammenarbeit durch den Einsatz von cross-funktionalen Fusion-Teams und agilen Arbeitsmethoden.

IT meets Business

Zur Umsetzung der ambitionierten Pläne wurden mit Franks Einstieg bei dem Logistiker die Bereiche IT, Prozessplanung, Lean/QM-Team und Akademie zu PTS zusammengefasst. Dabei verschmolz der CIO auch die Softwaretochter Helix mit den bislang getrennten IT-Bereichen LGI IT und ITG-IT, um End-to-End-Lösungen aus einer Hand anbieten und Prozesse und IT gemeinsam optimieren zu können.

Außerdem wurde die PTS-Mission "Partner & Driver for digital and operational excellence" entwickelt und gemeinsam mit Business-Stakeholdern das PTS-Service-Portfolio 2025 zusammengestellt. Um sich über das Projekt-Portfolio und das Produktmanagement abzustimmen, findet dazu einmal im Monat ein Austausch mit Division Heads und Level-1-Prozess-Ownern statt.

Frank rief zudem ein agiles Digital-Team aus PTS und Operations ins Leben. Dieses entwickelte unter anderem bereits ein digitales Shop Floor Management Tool, mit dem bereits über 20 Standorte Lean-Management-Aktivitäten wie KPIs und Action Items digital darstellen und für den wöchentlichen CEO-Shopfloor aggregieren. Ein anderes agiles Team aus HR- und PTS-Mitarbeitern entwickelt HR-Prozesse und das Workday-System weiter.

Wertbeitrag und Lessons learned

"In den vergangenen 2,5 Jahren sind wir als LGI wesentlich zukunftsfähiger geworden", so das Fazit von Frank zum Halbzeitstand. "Wir haben mit Vision 2025, Change Story und Strategie einen klaren Nordstern, befinden uns bei der Optimierung des Kunden- und Serviceportfolios auf der Zielgeraden und mein Bereich PTS bildet den One-Stop-Shop für unser Business hinsichtlich Prozessen und IT."

Wie der frühere Strategieberater bei Boston Consulting ausführt, lässt sich dieser Erfolg auch durch Fakten untermauern. So sei es PTS durch Investitionen und ein stringentes Problem-Management gelungen,

• die Anzahl der Major Incidents im Jahresvergleich um 42 Prozent zu reduzieren,

• die IT-Sicherheit von der LGI Gruppe durch Maßnahmen wie MDR-Einführung (Managed Detection and Response) oder ISO-27001-Zertifizierung auf ein wesentlich höheres Level zu heben und

• eine wesentlich bessere Kollaboration mit dem Business zu erreichen.

Außerdem habe das neue Digitalteam mithilfe von RPA und Low-Code-Lösungen in 2022 mehr als 700.000 Euro Einsparungen erzielt, berichtet der CIO. Inzwischen seien auch wesentliche neue Plattformen wie Workday oder PSI WMS live und PTS konnte mit innovativen Entwicklungen wie dem Shop-Floor-Tool interne Potentiale heben oder mit Demo-Pool-Management auch eine externe USP erzeugen.

Natürlich gab es bei einem so umfassenden Projekt auch Reibungsverluste. "Wir haben unterschätzt, wie groß die Herausforderungen bei der Kulturveränderung sind. Speziell die Change Story ist zwar in der oberen Führungsebene, jedoch noch nicht in der Breite angekommen", räumt Frank ein. Als Reaktion habe LGI daher in 2023 ein großes Projekt mit Agentur-Unterstützung gestartet, um die wesentlichen Stakeholder zu erreichen.

Auch der Aufwand für die Veränderung von nicht standardisierten Prozessen und fehlerhaften Stammdaten wurde falsch eingeschätzt, berichtet der CIO. Als Konsequenz konnte das Digital-Team die geplanten Einsparungen nur mit sechs Monaten Verzögerung realisieren und auch die Einführung von Workday sei schmerzhaft und ressourcenintensiv gewesen. Die Konsequenz, so Frank: "Wir haben daraus gelernt, dass wir noch mehr über End-to-End User Stories und inkrementelles Vorgehen arbeiten und dazu aber auch allen Projektbeteiligten die notwendigen Skills beibringen müssen."

Zeitraum des Projekts:

• Mai-Juli 2020: Voranalyse im engen Management-Kreis inklusive Christoph Frank

• Auguyt 2020: offizieller Start von Christoph Frank als Head of PTS & Strategy und Gründung des Bereichs PTS

• Ab August 2020: Beginn der Transformation

• Ziel ist es, bis 2025 die wesentliche Elemente der Vision und Change Story umgesetzt zu haben

Das sagt die Jury zum "CIO des Jahres 2023"

Auch die Jury überzeugte das Projekt von CIO Frank und seinem IT-Team. Sie wählte den IT-Chef unter die Finalisten in der Kategorie Mittelstand im Wettbewerb "CIO des Jahres 2023", auch wenn LGI noch mittendrin sei im Projekt. Aber die Jurorinnen und Juroren loben das "ambitionierte, ganzheitliche Transformationsprojekt" mit "vielen guten Alignment-Maßnahmen". Fazit: "Die bisherigen Fortschritte können sich sehen lassen." (kf)