Kündigungsfristen beachten
Selbst wenn die Gespräche nicht zum Abschluss kommen, sollte der Kunde in diesem Zeitraum feststellen können, ob er akzeptable Konditionen erreichen kann. Auch ein Überblick über die Kündigungsfristen ist ratsam. Zwar liegen Nullpunkt und Verhandlungsbeginn mit großer Wahrscheinlichkeit deutlich vor dem Zeitpunkt, zu dem eine Kündigung ausgesprochen werden müsste. Manche Verträge verlängern sich jedoch automatisch, wenn man sie nicht rechtzeitig kündigt.
Ein weiterer Grund, eine Vertragsverlängerung frühzeitig in Angriff zu nehmen, besteht darin, dass dem Kunden dann genug Zeit bleibt, um die gegenwärtige Situation des Service-Providers zu analysieren. Denn der Outsourcing-Markt wandelt sich ständig. Nicht nur die Anforderungen in Bezug auf Haftungsgrenzen und Produktivitätserwartungen, sondern auch die Preise ändern sich und laufen allmählich auf einen regelrechten Preiskampf hinaus.
Wichtige Tipps für Neuverhandlungen
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Beginnen Sie frühzeitig mit den Gesprächen über eine Vertragsverlängerung.
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Schätzen Sie Ihre Verhandlungsposition realistisch ein.
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Seien Sie auf Überraschungen gefasst.
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Informieren Sie sich über die aktuellen Marktpreise.
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Entwerfen Sie eine detaillierte Leistungsbeschreibung.
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Verlangen Sie ein schriftliches Angebot über die Vertragsverlängerung.
Marktkenntnisse von Vorteil
Durch eine fundierte Bewertung im Hinblick auf die sich entwickelnden Marktpreise und die geltenden Qualitätsstandards lassen sich böse Überraschungen meist von vornherein ausschließen. Darüber hinaus stärken gute Marktkenntnisse die Position des Kunden in den Verhandlungen. Wenn er abschätzen kann, ob die Preise seines Providers marktkonform sind oder ob sie noch Luft enthalten, kann er diese Information zu seinem Vorteil in die Verhandlungen einbringen.
Wenn der Kunde alle wichtigen Benchmarking-Daten besitzt und hinreichend Zeit veranschlagt hat, können die Verhandlungen beginnen. Ausgangsbasis sollte eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Leistungen sein. Damit wird geklärt, welche Services im Grundpreis enthalten und welche als zusätzliche Leistungen anzusehen sind. Auch einvernehmliche Performance-Erwartungen und vom Kunden gewünschte Produktivitätssteigerungen lassen sich in diesem Dokument festschreiben.