Gretchenfrage: Einzellösungen oder Systemlösung

Softwarelösungen zur digitalen Transformation für den Einkauf sind bereits vielfältig und in ausgereifter Form vorhanden. Diese können in zwei Varianten unterteilt werden. In Softwarelösungen, die einzelne Einkaufsfunktionen abdecken und in ganzheitliche Einkaufssysteme, die Anforderungen aller Einkaufsbereiche abdecken. Bei letzterer Variante sind für Einkaufsabteilungen besonders Systemlösungen interessant, die modular aufgebaut sind. Dabei ist eine sukzessive Digitalisierung möglich.

Der Vorteil ganzheitlicher Systemlösungen liegt in der geringeren Anzahl an System-Schnittstellen. Vor allem im Bereich des Einkaufscontrollings ist dies von Vorteil. Informationen aller Einkaufsbereiche sind in Systemlösungen bei Spend-Analysen und Reportings einfacher zugänglich und auszuwerten. Der Austausch von Informationen erfolgt ohne Medienbrüche. Ein entscheidendes Kriterium bildet dabei die Real-Time Verfügbarkeit der Daten.

Doch nicht nur die Daten aus den Einkaufsbereichen, sondern auch ERP-Daten müssen für eine ganzheitliche Analyse vorliegen. Dieser Punkt ist bei vielen Softwarelösungen noch nicht zufriedenstellend gelöst und bedarf der besonderen Zuwendung bei der Auswahl von Einkaufslösungen. In der optimalen Lösung werden Informationen so von einzelnen Einkaufsfunktionen an andere Bereiche weitergebeben. Lieferanteninformationen können zum Beispiel vom Lieferantenmanagement mit dem operativen und strategischen Einkaufsgeschäft geteilt werden. Wird ein Lieferant als unqualifiziert bewertet, wäre er in diesem Modell nicht mehr für das operative und strategische Geschäft auswählbar.

Roadmap muss sich an den Prozessen orientieren

Szenarien für die digitale Transformation gibt es viele. Welches Modell für ein Unternehmen am besten geeignet ist, muss durch eine klar strukturierte Roadmap ermittelt werden. Die Roadmap sollte dabei zwei Faktoren beachten. Auf der einen Seite muss sie individuell auf den Einkauf abgestimmt sein und auf der anderen Seite kompatibel zur digitalen Vernetzung entlang der Lieferkette sein. In dieser Lieferkette gibt es dabei vorgelagerte Prozesse - zum Beispiel intern beim Lieferanten - aber auch nachgelagerte Prozesse, die im eigenen Unternehmen abgebildet werden, wie zum Beispiel die weitere Produktion von Industriegütern oder das ERP-System.

Vor allem hinsichtlich des zuletzt genannten Aspekts muss die Einkaufslösung in die unternehmensweite Digitalisierungstrategie eingebunden sein. Die Kompatibilität des Einkaufssystems mit anderen Systemen, wie dem ERP-System steht dabei im Vordergrund. Vergleichbar mit einem Puzzle, werden in die Roadmap dann die ausgewählten Bausteine der Einkaufsfunktionen in das Gesamtbild des Unternehmens eingefügt. Denn der Weg zum Einkauf 4.0 erfordert eine strukturierte Planung, die zu einer nachhaltigen Strategie führt.