Datei öffnen
Da Excel mit dem DOC(X)-Format nichts anfangen kann, müssen Sie im ersten Schritt die Word-Datei in ein für die Tabellenkalkulation lesbares Format umwandeln. Zu diesem Zweck öffnen Sie das betreffende Dokument in Word und klicken im Menüband auf die Registerkarte Datei.
In .txt. umwandeln
Sie gelangen anschließend zur Backstage-Ansicht, wo Sie links Speichern unter wählen. Im rechten Fensterbereich öffnen Sie dann unterhalb des Dateinamens das Pulldown-Menü, in dem Word-Dokument (*.docx) vorgegeben ist. Wählen Sie aus der Liste den Eintrag Nur Text (*.txt) und klicken auf den Speichern-Button.
In der danach angezeigten Dialogbox können Sie im Allgemeinen die Vorgaben übernehmen. Anhand der Vorschau lässt sich gegebenenfalls ersehen, ob ein Eingreifen notwendig ist, etwa indem Sie abweichend vom Windows-Standard eine andere Zeichencodierung wählen oder Zeilenumbrüche einfügen. Mit einem Klick auf OK verlassen Sie den Dialog. Schließen Sie danach die Datei in Word, da es im weiteren Verlauf sonst zu einem Zugriffskonflikt kommt.
Mit Excel öffnen
Nun rufen Sie Excel auf und klicken im Startbildschirm linker Hand auf Öffnen. Falls Excel bereits gestartet ist, drücken Sie einfach die Tastenkombination Strg + O. Navigieren Sie jetzt zu dem Ordner, in dem Sie die Nur-Text-Datei gespeichert haben, und lassen sich alle File-Typen anzeigen. Dann wählen Sie die entsprechende Datei aus und klicken auf den Öffnen-Button.
Konvertieren
Anschließend startet ein Assistent, der Sie in drei Schritten durch den Konvertierungsvorgang führt. Zunächst gilt es, festzulegen, ob die zu importierenden Daten mit einem Trennzeichen (etwa Kommas oder Tabstopps) versehen sind. Es besteht zudem die Möglichkeit, anzugeben, ob Überschriften enthalten sind, beides typische Merkmale von Tabellen. Außerdem lässt sich festlegen, ab welcher Zeile der Import beginnen soll.
Nach einem Klick auf die Schaltfläche Weiter können Sie das Trennzeichen genauer festlegen. Ob der meistens vorgeschlagene Tabstopp tatsächlich am besten passt, lässt sich anhand der Vorschau relativ gut abschätzen. Im letzten Schritt können Sie das Datenformat für jede einzelne Spalte bestimmen. Wenn Sie Standard wählen, behält Excel Datums- und Zahlenformate bei, während alles andere in Text umgewandelt wird.
Klicken Sie zum Schluss auf den Button Fertig stellen. Excel liest daraufhin die Daten ein und übernimmt dabei den Dateinamen ohne Endung als Bezeichnung für das Tabellenblatt. Außerdem finden Sie oberhalb der Tabelle den Hinweis, dass die Arbeitsmappe im Textformat gespeichert ist. Damit Excel-spezifische Funktionen, die Sie bei der weiteren Bearbeitung vielleicht verwenden, erhalten bleiben, klicken Sie auf Speichern unter und wählen dann ein Excel-Dateiformat aus.
Produkte: Der Trick funktioniert mit allen aktuellen Versionen von Microsoft Word und Microsoft Excel für Windows. In anderen Umgebungen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)