Outlook

Textbausteine erstellen

14.06.2021
Von 
Thomas Rieske arbeitet seit Oktober 2002 als freiberuflicher IT-Fachjournalist und Autor. Zu den Themenschwerpunkten des Diplom-Übersetzers zählen unter anderem Computersicherheit, Office-Anwendungen und Telekommunikation.
Standardisierte Inhalte immer wieder in neue E-Mails einzugeben, ist zeitaufwendig und nervig. Das Ganze lässt sich in Outlook mit Textbausteinen automatisieren.

Textbaustein erstellen

Textbausteine - Microsoft nennt sie Schnellbausteine - lassen sich im Fenster für neue Nachrichten anlegen. Um diesen Dialog zu öffnen, klicken Sie im Menüband von Outlook unter dem Start-Tab auf Neue E-Mail. Alternativ steht die Tastenkombination Strg + N zur Verfügung.

Dann tippen Sie einen Text ein, den Sie als Baustein festlegen wollen. Das kann zum Beispiel eine Schlussformel sein wie Mit freundlichen Grüßen, gefolgt von Ihrem Namen. Diese Passage markieren Sie nun. Als Nächstes wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen und klicken in der Gruppe Text auf Schnellbausteine.

Im Schnellbaustein-Katalog speichern

Aus dem kleinen Pulldown-Menü wählen Sie die Option Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern. Outlook öffnet daraufhin einen neuen Dialog. Dort können Sie noch weitere Angaben machen, etwa den Namen, über den Sie Ihren Textbaustein künftig wiederfinden oder aufrufen. Auch eine kurze, prägnante Beschreibung ist sinnvoll. Zum Schluss speichern Sie Ihre Einstellungen per Klick auf den OK-Button.

Schnellbausteine nutzen

Wenn Sie Ihren Textbaustein künftig in eine E-Mail übernehmen wollen, stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Sie können wieder über den Einfügen-Tab gehen und dann auf Schnellbausteine klicken. Anschließend werden Ihnen die erstellen Textbausteine angezeigt, und Sie können einen davon auswählen.

Da diese Vorgehensweise relativ viel Klickarbeit bedeutet, ist es in der Regel praktischer, wenn Sie stattdessen den zuvor vergebenen Namen des Schnellbausteins eintippen. Dann drücken Sie die Taste F3, und schon erscheint an der Position der Inhalt des Bausteins. Auf diese Weise wird beispielsweise aus dem Kürzel MfG per Tastendruck die Grußformel Mit freundlichen Grüßen.

Produkte: Der Trick funktioniert mit Microsoft Outlook 365 (Version 2105) für Windows. In anderen Versionen kann die Vorgehensweise abweichen. (ad)