Für erfolgreiche Unternehmen gewinnt effiziente Teamarbeit zunehmend an Relevanz. Sie hat das Potenzial, Mehrwerte für Mitarbeiter, Kunden, Partner und Dienstleister zu generieren - über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg, entlang der gesamten Wertschöpfungskette - wenn sie denn gelingt. Führungskräfte müssen auf fünf verschiedenen Handlungsfeldern aktiv werden, um die technischen, organisatorischen und kulturellen Rahmenbedingungen für eine kollaborative Unternehmenskultur zu schaffen.
Kollaboration für mehr Effizienz
Je stärker die digitale Transformation an den Grundfesten der Unternehmen rüttelt, desto lauter erschallt der Ruf nach mehr Agilität und Innovationsfähigkeit. Um agil und innovativ auf kürzer werdende Produktlebenszyklen, individuelle Kundenbedürfnisse und eine neue Lebens- und Arbeitswelt reagieren zu können, setzen die Unternehmenslenker daher immer öfter auf Teamarbeit.
Virtuelle Formen der Zusammenarbeit sind insbesondere für wettbewerbsorientierte Unternehmen interessant, die viele dezentrale Standorte haben und verteilt arbeitende Teams einsetzen. Dabei ist effiziente Teamarbeit nicht nur auf einzelne Abteilungen oder das eigene Unternehmen beschränkt, sondern bezieht unternehmensübergreifend auch Partner, Dienstleister und Kunden mit ein.
- Es muss nicht immer Exchange sein
Wir vergleichen sieben Collaboration-Alternativen zu Microsofts Exchange und Outlook - mit Datenblättern sowie den Vor- und Nachteilen. - Zimbra
Die Softwareschmiede Zimbra, die zwischenzeitlich mehrfach den Besitzer gewechselt hat und von VMware über Telligent zu Synacor gewandert ist, machte bereits vor Jahren durch die gelungene Nachbildung von Outlook in einer Ajax-Web-Oberfläche von sich reden und war damit einer der Ajax-Pioniere. - Open-Xchange
Open-Xchange (OX) als einer der wegbereitenden Microsoft-Wettbewerber vereint neben Messaging die Bereiche Terminkalender, Adress-, Aufgaben- und Dokumentenverwaltung in einer umfassenden Produktsuite (Test-Drive). - Zarafa
"Zarafa" aus der gleichnamigen niederländischen Softwareschmiede schlägt technisch etwas andere Wege ein, um eine überzeugende Exchange- und Outlook-Alternative auf die Beine zu stellen. - Kerio
Kerio Connect (vormals Kerio MailServer) ist ein vorwiegend auf Messaging ausgerichtetes System (Testversion) mit Collaboration-Funktionen. Es präsentiert sich sehr flexibel, läuft es doch als Server auf allen Windows-Server-Plattformen sowie Windows 7, auf Linux und Mac OS - Communigate Pro
CommuniGate Pro bündelt seinen Hochleistungs-Mailserver mit umfangreichen Groupware-Funktionen sowie Kommunikationstools für Instant Messaging, Internet-Telefonie und Dropbox-ähnlichen Diensten in einem Paket. - Scalix
Im Kern ist "Scalix" eine Weiterentwicklung von Hewlett-Packards "Openmail" und hat den Schwerpunkt bei Mail- und Gruppenkalender-Funktionen. Im November 2013 belebte dann überraschend ein Management Buyout das Unternehmen neu. - Intra2net
Die Tübinger Intra2Net AG bezeichnet ihre gleichnamige Software für E-Mail und Groupware als kostengünstige Exchange Alternative für Unternehmen mit 5 bis 250 Mitarbeitern. In einer Gegenüberüberstellung mit MS Exchange rechnet der Hersteller eine 40 bis 50%ige Ersparnis vor – bei praktisch gleichem Funktionsumfang.
Fehlende Unterstützung durch das Management
Die Gründe, aus denen heraus notwendige Verbesserungen von vielen Unternehmen bislang nicht oder in nicht ausreichendem Maße angestoßen wurden, sind vielfältig. Häufig stehen Sicherheitsbedenken, keine oder zu knappe Budgets, unklare Zuständigkeiten und der Implementierungsaufwand durch die IT einer schnellen und einfachen Umsetzung im Weg. Einer aktuellen Studie von PAC und Damovo zufolge vermisst jede dritte Führungskraft außerdem die Unterstützung durch das Top-Management.
Technologischen Wildwuchs vermeiden
Immerhin haben viele Unternehmen während der letzten Jahre in Conferencing- und Filesharing-Anwendungen - gegebenenfalls sogar in Social-Networking-Anwendungen - investiert. Das war auch zwingend notwendig - sonst würde der Zeitaufwand für Kommunikation und Zusammenarbeit heute sogar noch höher ausfallen. Moderne Technologien aus dem Bereich Unified Communication & Collaboration (UCC) ermöglichen zudem Orts- und Zeit-unabhängiges Arbeiten. Im Idealfall heißt das für Angestellte, die gewohnte Arbeitsumgebung überall hin mitnehmen zu können - sei es mobil im Unternehmen, von zu Hause aus oder direkt vor Ort beim Kunden. UCC-Tools eröffnen also die Möglichkeit, flexibel und jederzeit produktiv tätig zu sein.
Zumeist wurden solche Investitionen aber nur halbherzig geplant und durchgeführt. Sie folgen oft keiner übergreifenden Strategie, sondern sind das Ergebnis von Ad-hoc-Entscheidungen. Wenn sich Tools für die Team-Collaboration nicht nahtlos miteinander und in die bestehende IT-Systemarchitektur für ERP oder CMS integrieren lassen, entsteht ein technologischer Wildwuchs, der Teamarbeit hemmt, statt sie zu fördern. Die negativen Folgen einer ineffizienten Zusammenarbeit sind heute bereits in vielen Unternehmen sicht- und spürbar: Frust, Erschöpfung, erhöhtes Burnout-Risiko. Darunter leiden schließlich Produktivität, Innovationsfähigkeit und Kundenservice.