Viele IT-Manager stecken in einem Dilemma: Sie sollen ihre Applikationslandschaft in Ordnung halten und die Kosten senken, dürfen dabei aber nicht die Produktivität der Anwender in Gefahr bringen. Angesichts der schwierigen wirtschaftlichen Situation, in der viele Betriebe stecken, stehen die Softwareausgaben, die in aller Regel einen hohen Anteil am IT-Budget ausmachen, auf dem Prüfstand.

Da sind diejenigen im Vorteil, die wissen, welche Software wie stark genutzt wird und was der Einsatz kostet. Doch genau daran hapert es, wie eine Untersuchung von Gartner im Auftrag des Softwareanbieters Nexthink zeigt. Befragt wurden 200 IT-Führungskräfte in Nordamerika und EMEA. Sie sollten Auskunft geben, wie sich die Softwarelandschaft in ihren Unternehmen darstellt.

Unternehmen fehlt der Durchblick

Laut der Umfrage schätzt die Mehrheit der IT-Entscheider, dass Mitarbeitende auf zwischen elf und 50 Anwendungen zugreifen können. Unsicherheit herrscht allerdings darüber, wie aktiv diese genutzt werden und wie viele Lizenzen davon verfügbar sind. Nur jeder 20. Befragte gibt an, einen genauen Überblick darüber zu haben, wie viele Mitarbeitende insgesamt die im Unternehmen zugelassenen Anwendungen nutzen.

Neben der fehlenden Transparenz bezeichnet ein knappes Viertel der IT-Führungskräfte die hohen Softwareausgaben als das dringendste Problem. 13 Prozent nennen "Schatten-IT", also die Nutzung nicht genehmigter Anwendungen und Dienste durch Mitarbeitende, als derzeit größte Herausforderung.

Ungenutzte Lizenzen verschwenden viel Geld

"Sieht man einmal von den Sicherheitsbedenken ab, die Schatten-IT verursacht, wird hier auch viel Geld für ungenutzte Lizenzen verschwendet", sagt Yassine Zaied, Chief Strategy and Marketing Officer bei Nexthink. Der Manager rechnet vor: Ein Unternehmen verwaltet 10.000 Softwarelizenzen für eine bestimmte Business-Anwendung. Bei einem Standardpreis von 100 Dollar pro Nutzer würden diese Lizenzen Ihre IT-Abteilung eine Million Dollar pro Jahr kosten. Wenn in der Realität jedoch nur 500 Mitarbeiter diese Anwendung nutzen, würde das Unternehmen 950.000 US-Dollar pro Jahr umsonst ausgeben. "Zu viel bezahlte Softwarelizenzen können leicht große Teile eines IT-Budgets auffressen", lautet sein Fazit. "Die IT-Abteilung sollte in der Lage sein, das zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen."

Vor allem der zunehmende Einsatz von Software-as-a-Service- (SaaS-)Anwendungen bereitet den Verantwortlichen Kopfzerbrechen. Unabhängigen Untersuchungen zufolge haben sich die jährlichen Kosten für SaaS-Verträge in den letzten sechs Jahren mehr als verfünffacht, heißt es in dem Untersuchungsbericht. SaaS-Anwendungen machten inzwischen mehr als 70 Prozent der in Unternehmen genutzten Software aus.

SaaS Management - Plattformen gegen Cloud-App-Chaos

Doch Ordnung zu schaffen und Kosten zu sparen, scheint gar nicht so einfach zu sein. Fast 85 Prozent der Umfrageteilnehmer erklären, sie würden gerne Softwarelizenzkosten senken, fürchteten aber, dass mit den damit verbundenen Maßnahmen die Produktivität an den Arbeitsplätzen beeinträchtigt würde.