Früher tauchte ich einmal pro Quartal unter und war nicht mehr zu sehen- jeder Zauberer wäre vor Neid erblasst.

Wie unzählige andere Buchhalter auf der ganzen Welt zog ich mich zurück, um mich mit dem Monatsabschluss zu befassen. Bei dieser Routine werden auf Basis sämtlicher monatlicher Aktivitäten des Unternehmens die Quartalsabschlüsse für die Finanzberichte für Aktionäre, die US-amerikanische Börsenaufsichtsbehörde und die Managementteams vorbereitet. Wir sammeln Daten, erstellen und ergänzen Journaleinträge und Anlagenspiegel, führen Monitoringkontrollen und Wasserfallprojekte durch und stimmen Konten ab. Alle diese Vorgänge erfolgen manuell und sind somit sehr zeitaufwendig. Um diese Aufgaben zu bewerkstelligen, zog ich mich Tage oder sogar Wochen lang zurück. Und das jeden Monat!

Natürlich hatte dieser Rückzug seine Schattenseiten. Für meine Familie und Freunde bedeutete dies, dass ich abends oft lange arbeitete, Familienfeiern verpasste oder bei Fußballspielen meiner Kinder nicht dabei war. Im Unternehmen erzeugte dieser Rückzug einen Dominoeffekt: Viele Finanzabläufe verlangsamten sich. Selbst die Finanzteams bekommen sich in dieser Zeit nicht zu Gesicht. Die rechte Hand weiß oft nicht, was die linke tut oder welche Aufgaben noch ausstehen, um den Zyklus abzuschließen.

Finanzabschlüsse sind eine Notwendigkeit. Doch Not macht erfinderisch. ServiceNow hat eine Lösung entwickelt, die diesen aufwendigen Prozess erleichtert: Finance Close Automation (FCA), die erste App des neuen FOM-Produkts (Financial Operations Management) von ServiceNow®. Wie alle anderen ServiceNow-Apps läuft auch diese App auf der Now Platform®. Mit dem New York Release der Now Platform steht diese leistungsstarke App jetzt auch erstmalig den Kunden zur Verfügung. FCA automatisiert wichtige Workflows des Finanzabschlusses, was Zeit spart, die Produktivität steigert und Fehler reduziert. Aufgabenverantwortlichkeiten und -verwaltung werden transparent, und versteckte Engpässe werden aufgedeckt. Das Beste ist, dass Unsichtbares sichtbar gemacht wird. Das sorgt für zufriedenere CFOs, Controller, Auditoren und vor allem für glücklichere Buchhalter.

Der Weg bis zu dieser Produktveröffentlichung war aufregend. So haben wir es geschafft:

Rebellion der Buchhalter

Bevor ich vor viereinhalb Jahren zu ServiceNow kam, hatte ich mich in meiner beruflichen Laufbahn ausschließlich mit den Themen Finanzwesen und Buchhaltung beschäftigt. Ich absolvierte ein Wirtschaftsstudium und verbrachte einen Großteil meines Lebens mit Finanzplanung und Analysen.?

Es ist kein Geheimnis: Buchhaltung ist stressig und sehr anspruchsvoll, vor allem während des Abschlusszyklus.

Obwohl das Finanzteam von ServiceNow im Laufe der Jahre größer geworden war, hatten wir immer noch Schwierigkeiten, effektiv mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Während der Monats- und Quartalsabschlüsse hatte mein Team an allen Fronten zu kämpfen. Mir war bewusst, dass wir unser Betriebsmodell effizienter gestalten mussten, um langfristig nachhaltig zu sein.

In meiner Rolle als Vice President für das Finanzwesen und Corporate Controller nahm ich an vielen Meetings teil, in denen ServiceNow als Aufgaben- und Workflow-Unternehmen beschrieben wurde. Das Bild wurde praktisch von allein sichtbar: In der Buchhaltung erledigten wir dasselbe hohe Aufgabenvolumen und arbeiteten nach denselben Workflows. Ich erhob so oft es ging meine Stimme: Es musst doch möglich sein, eine Lösung zu entwickeln, die diesen Zyklus automatisiert.

Unter dem Druck wachsender Geschäftsanforderungen wurde ich zum Rebellen. Ich hatte regelmäßig Kontakt zu den IT-Mitarbeitern, um unsere ERP-Integration voranzubringen. 2015 bat ich das Team, eine Lösung auf der Now Platform zu entwickeln, um unsere Arbeit zu automatisieren. Wusste ich, was ich da tat? Nein. Sie müssen bedenken, dass ich als Corporate Controller reiner Praktiker und kein Produktmanager war. Ich hatte aber ganz gute Vorstellungen davon, welche Funktionen wir benötigten.

Wir begannen langsam, und die App durchlief mehrere Iterationen. Mein Team gab mir dabei regelmäßig Feedback, was funktionierte und was nicht. Während dieser Zeit beriet ich mich auch mit Bekannten, die in anderen börsennotierten Unternehmen tätig waren, sowie mit anderen Buchhaltungs-Nerds, die ihre Weisheiten gerne mit mir teilten. Jeder war eifrig bestrebt, seinen Beitrag zu leisten, denn wir verfolgten alle dasselbe Ziel: Finanzexperten das Leben zu erleichtern und zu verhindern, dass sie im Chaos des Abschlusszyklus versanken.

Echtzeittransparenz und echte Ergebnisse

Nachdem wir unser Tool für Finanzabschlüsse nun in unzähligen Zyklen optimiert haben, können wir jetzt eine Lösung einführen, die unserer Vision von 2015 erstaunlich nah kommt.?

Vor der Einführung dauerte der Abschlusszyklus bei ServiceNow rund sieben Tage. Wir hielten morgens und nachmittags Telefonkonferenzen mit 30 Personen ab, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. So etwas wie Echtzeittransparenz gab es nicht.

Mit FCA sind zwei Telefonkonferenzen am Tag mit 30 Personen nicht mehr nötig. Wir brauchen einfach nur die App zu öffnen und können in Echtzeit sehen, wer dem Zeitplan voraus ist und wer hinterherhinkt, was fertig ist und was genehmigt werden muss und worauf wir uns konzentrieren müssen. All das kann erledigt werden, ohne dass jemand gestört wird. Mit einem Klick sehen wir, welche Aufgaben wem zugewiesen sind und wie weit die Aufgaben abgeschlossen sind. Und das Beste an der Lösung ist, dass wir alles in ServiceNow erledigen können. Engpässe werden sofort sichtbar. Wenn es früher Probleme mit einem Abschluss gab, musste man fünf oder sechs Leute ansprechen, um die Ursache herauszufinden. Heute erhalten wir diese Informationen in Sekundenschnelle.

Außerdem können wir mit maschinellem Lernen mögliche Probleme vorhersehen. Kann der Anwender Probleme am Horizont erkennen? Die App kalkuliert Probleme proaktiv für ihn. Damit kommt er aus einer reaktiven in eine proaktive Haltung. Der Prozess wird einfacher und weniger stressig.

Der größte Vorteil der Automatisierung ist, dass unsere Buchhalter Daten schneller erfassen und eingeben und ihre Arbeit in Echtzeit auf Fehler überprüfen können. Dadurch bleibt ihnen mehr Zeit, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren. Ein strapaziöser zwölfstündiger Arbeitstag wird damit auf gut überschaubare acht Stunden reduziert. Dank dieser Lösung sparen wir im Abschlusszyklus einen gesamten Tag ein, und unsere Buchhalter gewinnen so mehr Zeit.

Als Finanz-Nerd lasse ich gerne die Zahlen sprechen. Mit FCA haben wir beim Monatsabschluss durchschnittlich 551 Stunden eingespart. Wir konnten die Effizienz beim Monatsabschluss um 13 Prozent steigern. Wir konnten umgerechnet 3,7 Vollzeitarbeitskräfte von manuellen Aufgaben befreien und ihnen strategischere Aktivitäten zuteilen.

Nach dem internen Erfolg von FCA konnten wir auch die Vorteile von FCA im Zusammenhang mit PayPal unter Beweis stellen. Mit der Aktivschaltung von PayPal in der App erhielten wir sehr gutes Feedback von unseren Nutzern. Einen Monat nach der Einführung teilten sie uns mit, dass sie den schnellsten Finanzabschluss der letzten zweieinhalb Jahre abgewickelt hatten. Was vielleicht noch wichtiger ist: Uns wurde berichtet, dass die Mitarbeiter im Finanzwesen nun sehr viel zufriedener waren.

Deloitte ist im Rahmen einer strategischen Vereinbarung unser Hauptpartner für die Einführung des Finance Operations Management-Produkts von ServiceNow. Dank seines finanziellen Backgrounds und Know-hows unterstützt Deloitte die Kunden dabei, die Vorteile von FCA optimal zu nutzen.

FCA ist nur der Anfang. Wir wollen eine vernetzte Suite entwickeln, mit der Finanz-Workloads vieler Kernprozesse im Büro des CFO digital automatisiert und vereinfacht werden können. Dies ist unsere Roadmap für die Zukunft. Diese Zukunft beginnt heute, indem wir Buchhaltern, die zu oft im Dschungel des Abschlusszyklus verschwinden, die nötige Transparenz bieten.