Wenn Unternehmen Kunden akquirieren und Kontakt zu diesen aufnehmen, nutzen sie dafür oft das Internet, um an die entsprechenden Daten – vorzugsweise E-Mail-Adressen – zu gelangen. Doch statt einen Marketing- oder Vertriebsmitarbeiter einzusetzen, der sich um professionelle Kundenakquise kümmert und dafür ein bestimmtes Budget benötigt, werden in vielen Fällen selbst Adressdaten recherchiert und potenzielle Kunden mittels Werbe-E-Mails angeschrieben.

Diese kurzsichtige Vorgehensweise ist aus rechtlicher Sicht gefährlich, denn wann solche E-Mails überhaupt versendet werden dürfen, wann nur bedingt und in welchen Fällen überhaupt nicht, wissen in der Regel nur die wenigsten Unternehmen beziehungsweise deren Marketing-Abteilungen. Die Problematik dabei: Werbe-E-Mails können in bestimmten Fällen unzulässige Werbung sein.

Wann Werbe-E-Mails erlaubt sind

Folgende Voraussetzungen müssen für den rechtmäßigen Versand von Werbe-E-Mails vorliegen:

1. Erfolgte Einwilligung und Double-Opt-In-Verfahren

Der Empfänger hat dem Empfang von Werbe-E-Mails zugestimmt und der Inhalt der Werbe-E-Mail passt zur Produktkategorie, für die er Werbung erhalten möchte. Handelt es sich um einen Newsletter, muss dafür eine Anmeldung vorliegen.

Der Empfänger hat seine E-Mail-Adresse per Double-Opt-In-Verfahren über ein Anmeldeformular auf der Webseite des Unternehmens bestätigt. Um die Einwilligung zu beweisen, müssen dem Unternehmen sowohl die Einwilligung (Text und Klick auf "Bestätigen") als auch die positive Bestätigung der E-Mail-Adresse im Double-Opt-In-Verfahren vorliegen (jeweils Datum und Uhrzeit in der Datenbank).

2. Ähnliche Ware/Dienstleistung bei Bestandskunden mit Vertrag

Der Empfänger der Werbe-E-Mail hat eine Ware oder Dienstleistung erworben und wurde vor der Datenerhebung auf Folgendes hingewiesen (Beispielformulierung):

"Die Verwendung Ihrer Daten für eigene werbliche Zwecke für ähnliche Waren und Dienstleistungen ist nicht ausgeschlossen. Sie können dieser Verwendung jederzeit widersprechen, ohne dass für den Widerspruch andere als Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen."

Dieser Hinweis muss ausdrücklich erfolgen, eine Nennung in den AGB reicht nicht aus.

Rechtlich nicht ganz einfach ist die Definition ähnlicher Waren und Dienstleistungen. Nicht erlaubt ist etwa Werbung für Jagdausrüstung an den Käufer eines Jagdgewehrs, da es sich bei Jagdausrüstung nicht um eine ähnliche Ware handelt.

Wie im Formulierungsbeispiel gezeigt, muss auch ein Hinweis auf einen möglichen Widerspruch auftauchen, ebenso eine E-Mail-Adresse, an die der Empfänger diesen richten kann. Alternativ ist auch ein Opt-Out-Link möglich. Formulierungsbeispiel:

"Falls Sie keine weitere Werbung wünschen, teilen Sie uns dies bitte per E-Mail an folgende Adresse mit: xy@domain".

Auf der nächsten Seite erfahren Sie, wann Werbe-E-Mails nur bedingt erlaubt oder sogar verboten sind.