Die Pharmaindustrie ist eine der am strengsten regulierten Branchen überhaupt. Als international aufgestelltes Unternehmen mit einer sehr breiten Produktpalette unterhält Bayer eine entsprechend große Rechts- und Compliance-Abteilung, die noch dazu eine der am stärksten gefragten und ausgelasteten Servicefunktionen liefert.

In der Vergangenheit betrieb Bayer ein dezentrales Modell mit fast 1.000 Rechts-, Compliance-, IP- und Datenschutzexperten in 36 Ländern bzw. Regionen, die mehr als 100 Länder abdeckten. Im Rahmen der Digitalisierung seiner Geschäftsprozesse erkannte das Unternehmen die Chance, die Dienste der Rechts-, Compliance- und Datenschutzabteilungen zu standardisieren und in eine globale Shared-Services-Struktur zu überführen.

Die Grundidee bestand darin, eine neue Serviceeinheit mit regionalen Teams innerhalb des Shared-Services-Centers von Bayer aufzusetzen. Durch die ie Automatisierung bestimmter Aufgaben und die Schaffung einer Self-Service-Funktionalität auf der neu entwickelten digitalen Plattform könnten erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden. Denn wenn bestimmte Dienstleistungen über eine digitale Plattform verfügbar wären, würde das sowohl die Arbeit der Rechtsabteilung selbst als auch die ihrer unternehmensinternen Kunden erleichtern.

Agile Entwicklung nimmt Fahrt auf

Unter dem Namen "LPC Express" bietet die neue Serviceeinheit von Bayer einen "One-Stop-Shop" in mehr als 90 Ländern. Bayer-Mitarbeiter können über LPC Express Dienstleistungen in den Bereichen Compliance, Datenschutz und Recht in Anspruch nehmen. Kernelement der digitalen Plattform ist die ServiceNow App Engine, die die Dienstleistungen von LPC Express sowie die Kommunikation zwischen dem Shared-Services-Center und den Anfragenden ermöglicht.

Realisiert hat Bayer die Lösung gemeinsam mit seinem Implementierungspartner smartvokat GmbH. Gemeinsam mit der IT des Unternehmens entwickelte der ServiceNow-Partner die Plattformarchitektur und die Serviceanwendungen. "Der Low-Code-Aspekt von ServiceNow war entscheidend", sagt Ignaz Fuesgen, Geschäftsführer bei smartvokat. "Wir konnten die Anpassungen darauf sehr schnell durchführen. Zugleich haben diese Sprints die agile Entwicklung in die Rechtsabteilung von Bayer eingeführt."

Dienstleistungsinnovation im Mittelpunkt

Die Auswirkungen des Shared-Services-Centers auf die Prozesse der Rechtsabteilung sind in der Tat transformativ. Seit der Einführung des ersten Services im Unternehmen im letzten Jahr wurden fast 30.000 Anfragen über die LPC-Plattform bearbeitet. Im Einzelnen wurden darüber mehr als 4.600 allgemeine Rechtsanfragen, 3.400 Due-Diligence-Prüfungen durch Dritte und fast 20.000 Fair-Market-Value-Prüfungen (eine Anforderung gemäß den Kodizes der pharmazeutischen Industrie) bearbeitet, wobei die Automatisierungsrate bei einigen Prozessen bei bis zu 80 Prozent lag.

Die Self-Service-Dienste konnten bestimmte Arten von Beratungen ersetzen, ein erheblicher Teil der Workflows wurde automatisiert. Die Rechts- und Compliance-Fachleute konnten sich von vielen Routineaufgaben und sich wiederholenden manuellen Prozessen befreien. Das gab ihnen wiederum die Chance, neue Arbeitsweisen zu erkunden.

Die Plattform birgt noch viel Potenzial

Die Kosteneinsparungen könnten sich nach ersten Schätzungen auf bis zu 30 Prozent belaufen, während gleichzeitig eine starke Governance beibehalten und harmonisierte Prozesse in einer digitalen Umgebung genutzt werden konnten. Ein weiterer positiver Effekt besteht darin, dass quantitative SLAs messbar werden und das Engagement der Nutzer jetzt besser nachvollziehen lässt. Von der Umstellung verspricht sich Bayer außerdem langfristig bessere Chancen, neue Fachkräfte für das Unternehmen anzulocken.

Die Herausforderung für den LPC Express besteht in der nächsten Phase darin, bestehende Dienste zu verfeinern, neue Prozesse hinzuzufügen und weitere Länder in den Geltungsbereich der gemeinsamen Dienste einzubeziehen, einschließlich der US-Organisation. Der nachweisbare Erfolg und die rasche Annahme der LPC Express-Dienste in anderen Regionen werden dazu beitragen, alle verbleibenden Länder zu überzeugen.

Die von smartvokat oben erwähnten Low-Code-Eigenschaften der Now Platform werden übrigens für Anwenderunternehmen immer wichtiger. Wie andere ServiceNow-Kunden davon profitieren, erfahren Sie hier.